У чому відмінність копіювання документів від сканування
Для великої кількості копіювання документів бажано мати якісну техніку. Стандартний копіювальний апарат видає не более12-13 копій в хвилину, якщо необхідно зробити велику кількість копій документів, то робота займе багато часу.
Коли часу мало, то можна перекласти це завдання на плечі професіоналів.
Професійні архівісти:
- систематизують документи;
- копії зроблять на високопродуктивної техніки;
- простежать за якістю копій;
- за бажанням замовника зроблять палітурка документів.
сканування документів
Штучний сканування невеликої кількості документів для розміщення в електронному архіві не займає багато часу і з цим завданням впорається будь-яка людина. Проблеми починаються, коли потрібно перетворення великої кількості інформації з паперових носія в електронну базу даних (ретроспективна конверсія).
Для оцифровки і розміщення в ЕА великої кількості інформації потрібні дотримання ряду умов:
- Підготовчі роботи (разброшюровка, впровадження листів роздільників і т. Д.)
- Професійні сканери (до 120 сторінок на хвилину)
- Програмне забезпечення, для розпізнавання скан-образу (розпізнавання, верифікація (перевірка), атрибутирование).
При виборі архівування документів слід орієнтуватися на свої потреби. Комусь вигідно, зібрати всю інформацію в окремі файли на електронному носії, а хтось віддає перевагу всі необхідні копії документів мати під рукою в паперовій версії.