Робота з заявками на оплату

Формування заявки на оплату

Розглянемо роботу з заявками на прикладі заявки на витрату (заявка на оплату податку відрізняється тільки складом полів).

Ініціаторами заявок можуть бути будь-які співробітники, що мають доступ до Системи.

Для створення нової заявки потрібно вибрати пункт "Нова заявка на оплату" (для податкової заявки - "Нова заявка на оплату податку") і заповнити поля форми:

Заявка може містити довільну кількість вкладень. Як правило, до заявки прикріплюються первинні (рахунок, акт, рахунок-фактура) і пояснювальні документи.

узгодження заявки

Натискання кнопки "На узгодження" закриває етап заповнення заявки і створює для неї завдання "Погодити заявку на оплату". Завдання отримує согласующее особа, вибрана в налаштуваннях процесу узгодження. У типовій налаштуванні все заявки погодить один співробітник (наприклад, фінансовий директор).

Якщо для узгоджувального в списку користувачів стоїть галочка "Повідомляти про завданнях поштою", то, при створенні нового завдання, йому на пошту буде відправляти лист-повідомлення з посиланням на видане завдання:

Список всіх актуальних завдань знаходиться в розділі "Мої завдання":

При виборі цього пункту відкривається таблиця:

Для переходу до завдання потрібно натиснути на посилання "Відкрити":

Узгоджувальний отримує заявку, супроводжений порівнянням з лімітами бюджету. При цьому заявка перевіряється за статтею і проекту з лімітами поточного періоду.

затвердження заявки

Узгоджена заявка передається на затвердження співробітнику, обраному в поле "Стверджує платежі" форми налаштувань процесу узгодження платежів. Зазвичай це генеральний директор компанії. При цьому буде створено завдання "Затвердити платіж":

При затвердженні заявку можна відразу передати в оплату, натиснувши на кнопку «В оплату» або можна поставити її в план. Для цього потрібно заповнити поле "Відкласти до" і натиснути "Поставити в план" ». Заявка також може бути відхилена, при цьому вона повернеться ініціатору із завданням "Обробити відхилений платіж".

Відкладене заявка повернеться автоматично на твердження при настанні терміну, зазначеного в полі "Відкласти до". До тих пір завдання на твердження не буде показуватися в списку актуальних завдань. Однак, якщо заявку потрібно повернути на узгодження або змінити термін оплати, завдання можна знайти в списку "Відкладені завдання":

Відкладене заявка формує кредиторську заборгованість, яка відбивається в плані платежів.

Затверджена заявка передається в оплату.