Правила написання звіту про відрядження

Організація-роботодавець зацікавлена в постійному веденні обліку відрядних співробітників. Останні, вже після виконання завдання, зобов'язані відзвітувати перед формальним керівником про його виконанні. З цією метою передбачається складання звіту про відрядження. Це офіційний документ, який повинен оформлятися з дотриманням локальних правил і імперативних норм профільного трудового законодавства. В якому саме вигляді його слід заповнювати працівникові, і які документи до нього необхідно прикладати, буде розказано далі.

Чи обов'язковий звіт про відрядження?

У статті 391-ой вказані рекомендаційні норми по його оформленню. Написати звіт про проведену відрядженні може бути обов'язком в тому випадку, якщо до цього розташовує посаду особи, або локальний наказ формального роботодавця. В обов'язковому порядку з позиції профільного трудового законодавства виконувати дана дія не слід, тому що у кожної організації своє розуміння на цей рахунок. Те ж саме стосується і документів, які слід подавати після завершення відрядних роботи.

Певною організації щодо конкретного структурного підрозділу може бути виставлено дана вимога, але на інші підрозділи воно не поширюватиметься. Тому в двох різних установах подібний звіт може бути обов'язковим, може і не передбачатися зовсім. Як правило, обов'язок його написати по поверненню, зазначається у талоні ще перед службовою поїздкою. Тому формальний співробітник вже заздалегідь знає про цей обов'язок ще до отримання направлення.

Як написати звіт про відрядження?

Для цього у відділі кадрів необхідно запросити спеціальний бланк, який передбачає використання певної локальний форми, передбаченої в організації.

Даний бланк повинен містити вказівку на витрату коштів на відрядження по днях, місце проведення відрядних роботи, використання всіх авансових платежів.

У другій частині прописується найменування робіт, які були проведені в період відсутності. Написати список таких робіт необхідно також по днях, щоб організація-роботодавець могла простежити і зіставити проведені роботи з понесеними витратами. У заключній частині вказується точний час прибуття та здачі документів.

До даного бланку також необхідно додати документи, які свідчитимуть про проведені роботи і про витрату організаційних засобів.

Вимоги до звіту про відрядження

В першу чергу його написати можна тільки на локальному бланку установи. Крім цього не допускається його складання заднім числом, тому що результат витрати організаційних засобів в цьому випадку можна буде перебільшити, що є посадовою підробкою.

Ще однією вимогою тут виступає обов'язковий додаток документів, які в кожному випадку повинні безпосередньо ставитися до посвідчення виконаних робіт і доручень. Бланк повинен бути скріплений головною підписом про відрядження співробітника.

До обов'язкових документів відносяться всі документальні дані, що свідчать про витрату організаційних засобів:

талони;
будь-які чеки;
платіжні відомості;
накладні документи, які оформлялися в процесі відсутності.

Якщо роботодавцем були видані документи, що засвідчують будь-які правочини (наприклад, довіреності, письмові доручення, фінансова документація), то і вони здаються в обов'язковому порядку. Звітувати необхідно відразу по прибуттю.

Форма звіту про відрядження

В даний час практично в кожному сегменті використовується нову типову форму Т-10а. Це стандартний бланк, що складається з одного аркуша, який містить обов'язкові до заповнення колонки і графи. У початковій частині форми вказується місце відбуття. Далі прописуються реквізити уповноваженої особи, що приймає даний бланк до ознайомлення. Далі прописується найменування робіт, які були проведені в період відсутності. Написати список таких робіт необхідно також по днях, щоб організація-роботодавець могла простежити і зіставити проведені роботи з понесеними витратами.

Правила та терміни заповнення звіту про відрядження

Бланк повинен містити вказівку на витрату коштів на відрядження по днях, місце проведення відрядних роботи, використання всіх авансових платежів.

В основній частині вказується точний час прибуття та здачі документів (ст. 391-я ТК РФ). Звітує формальний співробітник в перший день прямого виходу на робоче місце. Про продовження термінів приймає рішення тільки керівник відділу.

Зразок звіту про відрядження в довільній формі

Вільна форма використовується рідко, але сьогодні це найбільш зручний варіант для звітності із зазначенням документів. За погодженням з умовним роботодавцем така форма може бути використана, і профільне законодавство прямих заборон на цей рахунок не має.

Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста

Поставити своє запитання можна в форму нижче, в віконце онлайн-консультанта справа внизу екрану або зателефонуйте за номерами (цілодобово та без вихідних):

+7 (499) 350-88-72 - Київ і обл .;
+7 (812) 309-46-73 - Харків і обл .;
+7 (499) 350-88-72 - усі регіони РФ.