Положення про відрядження - зразок 2019, скачати безкоштовно

Кожне підприємство може здійснювати економічну діяльність тільки за умови взаємодії з іншими комерційними партнерами шляхом підбору постачальників, укладання договорів і просто на умовах обміну реальним досвідом роботи.

У зв'язку з цим багато співробітників компаній в режимі здійснення основних обов'язків направляються в так звані службові поїздки, порядок здійснення яких не завжди зрозумілий, навіть незважаючи на те що федеральне законодавство, в якому відображені тільки загальні правила надання відряджень.

Що говорить закон?

Відповідно до норм закону, відрядження - це виконання завдання за дорученням роботодавця, яке здійснюється не на основному робочому місці працівника, а за межами підприємства в іншому населеному пункті або навіть за межами країни.

У зв'язку з цим працівникові пропонують деякі гарантії, передбачені законодавством, а також локальними актами підприємства, з метою забезпечення необхідних потреб, що виникають в ході службової поїздки.

Тобто відрядженому працівникові оплачуються дорожні витрати, проживання. а також харчування та деякі інші витрати, вироблені в ході виконання службового завдання.

Але, з огляду на, що всі витрати працівника погашаються за рахунок підприємства, а також досить невеликий перелік витрат, який передбачений Податковим законодавством РФ, на багатьох підприємствах з урахуванням специфіки, а також ходу самих поїздок розробляється Положення про службові відрядження, яке і дозволяє обгрунтувати або передбачити багато додаткові послуги або інші нюанси.

Нормативна база

Порядок надання відряджень на федеральному рівні регламентується Постановою Уряду України №749, де зокрема, визначено:

• термін відрядження;
• фінансові витрати на придбання квитків;
• компенсація проживання;
• компенсація витрат на харчування;
• порядок компенсації поїздок за межі РФ.

Тобто в обумовленому нормативному акті висвітлені практично всі нюанси від придбання квитків до місця відрядження і виду транспорту, до розміру авансу, незапланованих хвороб і святкових днів, а також до витрат на оформлення додаткових документів у разі тієї ж поїздки за кордон.

Всі вищевказані витрати також обговорені в п.12 ст.264 НК РФ, включаючи обслуговування в готелях, консульські послуги або транзит транспорту.

Які питання регулює?

Однак з огляду на службове завдання працівника, специфіку підприємства, а також деякі інші нюанси, передбачити всі необхідні витрати у відрядженні в загальному в розрізі одного нормативного акту неможливо, у зв'язку з чим на багатьох підприємствах і створюється Положення, в якому враховуються всі нюанси здійснення службових поїздок з урахуванням специфіки самих завдань, а також можливих додаткових витрат.

Наприклад, відповідно до ст.264 НК Україна відряджений працівник не може скористатися рестораном в готелі, але в той же час йому необхідно провести дружній обід з партнерами. Або працівник не може скористатися послугами хімчистки, так як заборонено користуватися додатковими послугами готелю, але ж він може бути направлений на будівельний об'єкт і забруднити одяг.

А можливо, в аеропорту відбудеться поломка або виникне сильний вітер і квитки доведеться повернути або партнери призначать зустріч у певній готелі і номер доведеться забронювати. Можуть виникнуть і інші обставини, у зв'язку з чим доведеться звернутися до посередників для оформлення документів в стислі терміни.

Тобто додаткових витрат може бути безліч і, відповідно, з урахуванням колишньої практики роботи з партнерами і специфікою підприємства саме в Положенні про відрядження їх і можна буде відбити.

З приведенням зразкового переліку витрат, умов і порядку їх компенсації, а також переліком документів, які і підтвердять обґрунтованість додаткових витрат - наприклад, на підставі тих же листів роз'яснень Мінфіну РФ.

Обов'язково чи ні?

У Наказі Мінкультури України № 558 наведено перелік Типових документів і локальних актів, які обов'язково повинні заводитися або надаватися в режимі кадрового діловодства на кожному підприємстві з урахуванням їх специфіки.

В обумовленому переліку Положення про відрядження не згадується, хоча деякі складові документації про службові поїздки все ж вважаються обов'язковими - припустимо, ті ж накази. службові завдання або виїзні справи працівників за кордон.

У зв'язку з чим можна зробити висновок, що Положення не є обов'язковим локальним актом, який повинен видаватися на підприємстві. Тому, виходячи із специфіки службових завдань, а також можливих витрат, керівництво компанії самостійно приймає рішення про необхідність видання обумовленого акту.

При відсутності зарубіжних відряджень, а також складних завдань, що вимагають тривалої відсутності, Постанови № 749 буде цілком достатньо.

Особливості положення про відрядження

Як було сказано вище, Положення про відрядження складається в тому випадку, якщо на підприємстві є в цьому необхідність і порядок оформлення службових поїздок має свої особливості, які не відображені в федеральному законодавстві - зокрема, той же підвищений розмір добових витрат, використання таксі, а також ряд інших нюансів.

Основні вимоги до документа

З огляду на, що Положення є локальним актом, підлягає виконанню обома сторонами, тобто як роботодавцем, так і працівником, до даного документу пред'являються вимоги, що застосовуються до документації подібного виду, а саме, обумовлені умови на підставі ст.8 ТК Україна не повинні суперечити нормам федерального законодавства, тобто до трудового законодавства і з Постановою №749, а також не погіршувати становище працівників і розмір встановлених гарантій і компенсацій.

Також Положення повинно бути оформлено відповідно до Типових положень, які розроблені тим же Міністерством освіти України і носять рекомендаційний характер.

Тобто при розробці Положення повинні бути враховані всі рекомендації, норми федерального законодавства, а також тільки документально підтверджені підстави для надання гарантій в підвищеному розмірі.

Хто повинен писати заяву на відрядження. Дізнайтеся з нашої статті.

Виплачуються добові при одноденної відрядженні? Відповідь - тут.

Хто розробляє?

• кадровим відділом, який оформляє наказ;
• бухгалтерським відділом, який розраховує аванс і приблизні витрати;
• економічним відділом, який розробляє заходи і плани при здійсненні діяльності підприємства і становить службове завдання.

Відповідно всі перераховані вище структури, вірніше фахівці з обговорених відділів, і будуть розробляти Положення про відрядження із залученням юриста, який зможе провести юридичну експертизу документа спочатку, з метою недопущення порушень чинного законодавства.

Що повинно бути відображено?

Службова поїздка складається не тільки з виконання дорученого завдання, а й з багатьох нюансів, які власне і відображаються в обумовленому документі.

Припустимо, максимальний термін відрядження на підставі того ж Постанови №749 визначається роботодавцем, але саме в Положенні можна передбачити ліміт на відрядження днів на рік.

Також в Положенні повинні бути розміри компенсацій тих чи інших витрат, види витрат, які допустимі в ході відрядження - наприклад, використання повітряного транспорту федеральним законодавством дозволено, але ж вартість квитків залежить від пасажирського місця розташованого в відсіку бізнес-класу або економ-класу.

І звичайно в Положенні про відрядження повинен бути відображений порядок подачі документів, що підтверджують перебування працівника у відрядженні - від посадкових талонів, до чеків з готелю.

Тобто в обумовленому документі повинні бути відображені всі стадії службової поїздки, від покупки першого квитка і часу відправлення до термінів здачі звітності за видатками.

У Положенні про направлення працівників у службові поїздки повинні бути присутніми наступні розділи:

• загальні положення, в яких розглядається поняття відряджень і коло осіб, які можуть бути спрямовані в службові поїздки;
• терміни відряджень і режим поїздок, зокрема, дата відправлення, явка на роботу після закінчення службової поїздки, режим роботи в поїздці і можливість компенсації періодів непрацездатності;
• документальне оформлення, тобто перелік документів, які повинні бути видані;
• витрати на відрядження, що включаються в себе розмір добових, а також ліміт витрат в різних ситуаціях;
• оплата праці у святкові дні та законні дні відпочинку;
• гарантії, а саме збереження робочого місця і заробітку крім компенсації витрат на поїздку;
• надання звітності з зазначенням термінів подачі і переліком документів.

Завантажити його можна тут:

Відзначимо, що Положення затверджується наказом організації.

Приклад наказу про затвердження положення про відрядження можна скачати тут:

Як написати службову записку на відрядження? Зразок ви знайдете тут.

Який термін здачі авансового звіту про відрядження? Дізнайтеся тут.

Слід зазначити, що при розробці Положення про відрядження його творці виходять з економічного становища підприємства на момент видання документа, але ж з плином часу компанія може розширитися до декількох філій, контролювати кілька напрямків замість одного і придбати більш стабільне фінансове становище.

До того ж, варто згадати про щорічне зростання цін на ті ж транспортні витрати або готельні послуги, не кажучи вже про курс валют. Саме тому Положення про відрядження слід щорічно переглядати і вносити відповідні зміни з урахуванням нового положення компанії.

Які положення слід додати для дистанційних співробітників?

По суті, дистанційний працівник є таким же співробітником, як і всі інші, але з віддаленим розташуванням робочого місця, тому його цілком можна направляти у відрядження, порядок оформлення яких має деякі особливості.

Зокрема, наказ про направлення у відрядження, службове завдання, а також авансовий звіт повинні бути видані у встановлені терміни і мати оригінальний підпис.

Але через віддаленість робочого місця подібні умови дотримати практично неможливо, тому до Положення про відрядження можна додати розділ про наявність тих же підписів в електронному вигляді з подальшим підтвердженням оригінальними документами, спрямованими поштою, що має на увазі встановлення індивідуальних термінів виконання окремих умов.

Як внести зміни в документ?

Для цього потрібно доповідна записка - наприклад, головного бухгалтера з приведенням розрахунків за реальними витратами з посиланням на умови положення про відрядження.

На підставі доповідної записки видається наказ з розпорядженням розробити нові умови Положення з урахуванням даних, що надійшли, і, власне, розробляються і вносяться поправки, які потім затверджуються вже наказом по підприємству.

Розробити Положення про направлення працівників у службові поїздки зовсім нескладно, адже для цього знадобиться всього лише нормативна база, а також локальні акти, в яких відображені реальні потреби підприємства в додаткових зовнішньоекономічних зв'язках з іншими компаніями.

Тільки за допомогою обліку всіх нюансів економічної діяльності підприємства, а також фінансових можливостей їм можна створити обумовлений документ.

Відрядження керівника →