Місія персонального асистента допомагати працювати і жити, статті, журнал «довідник секретаря і

Різні адміністративні посади персонального асистента, або скорочено ПА (так часто називають цю посаду на заході), відрізняються своїм функціоналом. Так, якщо ми візьмемо «традиційного» секретаря - то у нього буде один коло обов'язків, посада секретаря-референта вже вимагає набагато більшої кваліфікації, а у особистого асистента - коло обов'язків безмежний. Що ж ховається за поняттям «персональний асистент»? Що це взагалі означає - бути персональним асистентом?

Читайте по темі в електронному журналі

Дійсно, діяльність особистого асистента часто носить екстремальний характер.

Одним з основних відмінностей функціоналу особистого асистента від «звичайного» секретаря є багатофункціональність (поліфонічність) і адаптивність. Щоб бути хорошим особистим помічником, потрібно знати, що являє собою сучасний керівник - без цього розуміння важко адаптуватися під шалений робочий ритм і стати професіоналом.

Коли особистий асистент, він же персональний помічник, починає відчувати і розуміти свого керівника, знає про свого шефа буквально все: звички, настрій, особливості поведінки, жестикуляцію, режим дня, імена партнерів і родичів, види відпочинку і дозвілля, стиль одягу, бажані бренди , розпорядок дня домочадців, улюблені ресторани і кухню і багато іншого - то він (або частіше вона) стає справжньою «правою рукою». Утворюється майже непорушна осередок ділового співтовариства.

Є навіть така приказка - керівник швидше «розлучиться з дружиною, ніж відмовиться від хорошого персонального помічника». Зазвичай керівники, переміщаючись по кар'єрному шляху горизонтально або вертикально, «забирають» з собою і особистого помічника, з яким їх пов'язують особливі робочі відносини.

Сучасний керівник - хто він?

Кожен керівник володіє, безумовно, лідерськими якостями (без них він не став би керівником, лідером, власником бізнесу), кожен харизматичний, і кожен - яскрава індивідуальність зі своїм особливим внутрішнім світоустрій.

Які ще риси властиві керівнику ХХI століття?

Отже, сучасний керівник:

• динамічний, живе на великих швидкостях і оборотах. Дуже швидко реагує на події;
• небагатослівний: не має часу для пояснення, повторювати двічі не буде;
• при всій демократичності воліє спілкуватися з людьми свого кола;
• скоріше інтроверт (позначається великий потік інформації і подій, від яких може виникати бажання відпочити), але може бути, звичайно, природним екстравертом;
• дуже цінує свій час;
• дуже швидко мислить і генерує ідеї.

У світі бізнесу виживає той, хто може швидко думати і приймати точні рішення;

• прогресивний, цікавиться і активно користується сучасними нововведеннями (технічними та іншими);
• переміщається по всьому світу, космополітичний;
• має багато хобі і захоплень (колекціонування, престижні гри та ін.);
• займається спортом;
• любить хорошу кухню;
• добре одягнений.

Віддає перевагу одягу відомих брендів або індивідуальний пошив у кравця дуже високого рівня, що, власне, теж є свого роду брендом;

• нерідко знає іноземну мову, іноді навіть кілька;
• дуже освічений, часто має не одну вищу освіту (МВА і т.п.), іноді - науковий ступінь;
• людина творча - саме творча особистість створює свій бізнес;
• вміє керувати людьми;
• харизматичний;
• має насичене особисте життя (сім'я, хобі, творчість і т.п.).

Погодьтеся, що в команді з таким керівником працювати престижно і цікаво.

Щоб максимально відповідати такому високому рівню свого керівника, особисті асистенти також повинні володіти певними навичками, якостями і вміннями, певним характером, і, мабуть, найголовніше - особливим складом особистості.

На сторінках журналу ми не раз говорили про компетенції, необхідних для позиції особистого асистента. Відомий фільм «Диявол носить« Прада »ілюструє і демонструє ці компетенції в повній мірі.

Особистий помічник називається «особистим» і «персональним» не випадково: в його функціонал входить вирішення не тільки робочих завдань, а й приватних доручень керівника. Персональний асистент в буквальному сенсі допомагає керівнику працювати і жити. І, відповідно, стрімко зростає разом з ним.

Якими ж якостями повинен володіти сьогодні особистий помічник?

Ось перерахування навичок, якостей і умінь сучасного успішного (від слова успіх і встигати) ПА, який:

перебуває «в повній бойовій готовності» буквально 24 години на добу. Деякі керівники працюють і вночі і цілком можуть зателефонувати в будь-який час доби своєму особистому асистенту;

• вміє діяти рішуче і приймати на себе відповідальність;
• володіє високим рівнем творчого мислення;
• вміє вирішити будь-яке питання за мінімально короткий час - і завжди з позитивним результатом!
• володіє і відмінно управляє інформацією;
• володіє хорошими комунікативними навичками, ввічливий, вміє вести переговори, коректний торг;
• знаходиться в курсі всіх подій в компанії;
• мобільний, оперативно діє, адаптивен;

ПА не тільки вміє зберігати комерційні і корпоративні таємниці, але і здатний «тримати язик за зубами», знаючи багато про приватне життя керівника;

До числа компетенцій ПА відноситься також проактивний позиція і вміння «тримати руку на пульсі часу» - наприклад, підтримати розмову про поточну політичну та економічну ситуацію в країні і світі, здатність розібратися, як працює та чи інша технічна новинка. Більш того, помічник повинен (повинна) при нагоді вміти дуже делікатно, тонко і ненав'язливо пояснити керівникові, як користуватися черговим гаджетом або новим айфоном.

Кращі статті

Бути проактивним людиною означає, що людина усвідомила свої глибинні цінності і цілі і діє відповідно до своїх життєвими принципами, незалежно від умов і обставин. Проактивний життєва позиція - чітке усвідомлення своєї особистої місії і цілей для її реалізації.

Праця особистого асистента - це та невидима частина айсберга, яка перебуває під водою.

Особистий асистент повинен бути готовий прийняти і те, що його багатоденна праця може виявитися незатребуваним. Це вимагає великої міри лояльності та толерантності.

Таким чином, можна сказати, що особистий асистент має власний професійний кодекс, подібно кодексу бусідо у японських самураїв.

Бусідо - неписаний кодекс поведінки самурая в суспільстві, що представляє собою звід правил і норми «істинного», «ідеального» воїна.

І неможливо не процитувати слова американського поета і письменника минулого століття Дугласа Меллока, які як не можна краще відображають сутність ідеального персонального асистента:

Якщо ти не можеш бути
сосною на вершині пагорба,
будь деревцем в долині,
але тільки будь
таким, що самим кращим деревцем біля джерела,
будь кущиком, якщо ти не можеш бути деревом.
Якщо ти не можеш
бути кущиком, будь травою

І зроби дорогу щасливішим.

Чи це не чудове покликання - робити дорогу керівника щасливою, комфортною і йти разом з ним рука об руку в повсякденній діяльності компанії? Є люди, які вважають саме так. І далі ми представляємо вам інтерв'ю з двома дівчатами, які діляться з нами своїм досвідом роботи на посаді персонального асистента.

Інга Гладова, студентка РДГУ, ФІПП, «Соціокультурний сервіс і туризм»

З діяльністю особистого асистента я познайомилася, коли відвідувала компанію, в якій моя тітка була директором. Коли я прийшла до неї в офіс в перший раз, то побачила, що на місці секретаря сидить дівчина, яка «солідно» виглядає, одягнена в хороший костюм. Вона знає три мови і все її поважають - це було видно по тому, як до неї зверталися інші співробітники. Вона в курсі всіх справ і завжди в центрі подій компанії. Виявилося, що ця дівчина - особистий асистент моєї тітки.

Від асистента потрібно бути універсалом, він повинен орієнтуватися в багатьох сферах, як виробничих, так і побутових. Асистент також займається тайм-менеджментом свого керівника.

Для успішної роботи необхідна повна психологічна сумісність з керівником.

Робота асистента, крім професійних навичок, вимагає доброго здоров'я, витривалості і стійкості до стресу, великої відповідальності, але вона і оплачується відповідно. І ще дає неоціненний досвід на майбутнє.

Відмінності професії особистого асистента від інших видів діяльності, на мій погляд, полягають в наступному:

1. Головна відмінність: ПА - «права рука» керівника компанії (організації), знаходиться в курсі справ компанії, бачить ситуацію в цілому, завжди в курсі подій, які відбуваються у внутрішній і зовнішній середовищі організації.
2. ПА служить сполучною ланкою між керівником і співробітниками організації, а також є і зв'язком із зовнішнім світом для забезпечення ефективної роботи керівника (в результаті діяльності професійного ПА підвищується результативність роботи керівника).
3. Можливість «вершения доль» - від ПА часто залежить, чи буде розглянуто вашу пропозицію керівником або проігноровано ім.
4. ПА повинен володіти високим культурним рівнем.
5. компетентність; структурність; порядок; чіткість.

Анастасія Маслова, особистий помічник генерального директора холдингу ТОВ «ТЕТ Строй»

Виявилося так, що ця професія сама мене вибрала. Спочатку я хотіла займатися зовнішньою економікою в рамках комерційної компанії. Через півроку я плавно перейшла в помічники до директора департаменту. Треба сказати, що робота з цифрами і комп'ютером мене дуже стомлювала. Куди більше захоплювали адміністративно-організаційні завдання - я вирішувала їх легко і швидко.

Через якийсь час я доросла (в рамках іншої компанії) до особистого помічника генерального директора.

Ця позиція дуже багатогранна і вимагає сильної віддачі, тому що по суті ти на роботі 24 години на добу, але зате, з іншого боку, не прив'язаний до офісу і суворим розпорядком дня.

Власники компаній зазвичай мають дуже багато потреб, ідей, це, ймовірно, тому, що їх мозок працює дуже швидко і мислять вони глобально. Тому я задіяна не лише в діяльності компанії - я надаю допомогу у вирішенні завдань особистого характеру. Мені дуже подобається моя професія своєю динамічністю, організаційними моментами. І, на мій погляд, я самий обізнаний співробітник в компанії!

Отже, перші якості, які необхідні, - це мобільність, оперативність, адаптивність.

Особистий помічник генерального директора компанії повинен підходити своєму начальству не просто за вмінням виконувати завдання, а навіть, я б сказала, по духу. Я повинна відчувати шефа! Я той єдиний чоловік, з яким він спілкується в офісі (за винятком ради директорів). Шеф взагалі не любить спілкуватися зі сторонніми людьми. Всі вказівки, накази та розпорядження проходять через мене - від шефа потрібно тільки лише слово (зазвичай генеральні НЕ багатослівні), і з цього слова потрібно скласти нове розпорядження, оформлене належним чином і доведене до всього холдингу. В мої обов'язки входить також контроль за впровадженням нововведень.

Складність полягає в тому, що у тебе є тільки одна спроба почути і зрозуміти завдання і мінімум часу його зробити. Шеф якщо і може іноді щось пояснити, то повторювати двічі не буде (тому завжди треба записувати абсолютно все, що він говорить, бути без щоденної газети в кабінет до шефа - вважай, провалив завдання). Пам'ять не може бути феноменальною, на жаль.

Мій керівник повинен бути в курсі новинок всіляких гаджетів або ж якихось особливо цікавих речей. Якщо щось з'явилося в світі нове і цікаве, то це відразу повинно з'явитися і у нього. Коли чергова така технічна новинка спочатку виявляється у мене, то треба швидко розібратися, як вона працює - на випадок, якщо будуть питання.

Спорт дуже важливий для шефа: якщо це гірськолижний спорт, то черевики роблять на замовлення в Австрії; якщо це гольф, то купуються все найостанніші аксесуари (бінокль Leica, фірмові ключки і т.п.). Мені потрібно також знати, де в Європі відкрили нове гольф-поле, де проходять гонки на спорткарах «Феррарі» і «Порше» і т.п.

Подорожі: все робиться мною - від придбання квитків до замовлення романтичної вечері і підбору подарунка. Кожна поїздка супроводжується програмою, де потрібно прописати все - від номера рейсу до часу вечері в ресторані. Пишу все докладно і завжди контролюю роботу людей навіть в інших країнах!

Коли я бронюю номери в готелях, то пам'ятаю про те, що готелі пропонують знижки, якщо з ними дуже добре поспілкуватися. Так, ввічливими листами я змогла домогтися знижки в розмірі 25% в готелі на Мальдівах, що є максимально можливою знижкою.

На жаль, в Європі та інших країнах, кромеУкаіни, ресторани і кафе не працюють 24 години на добу, крім того, навіть в найпрестижніших закладах вас не завжди нагодують смачно.

Я проводжу моніторинг (тут всі засоби хороші: друзі, Інтернет і т.п.) і замовляю для шефа обіди, вечері, організую ланчі. Є і такий момент: коли твоє начальство їде у відпустку, персональний помічник все одно не може «розслабитися» - шефу може не сподобатися вілла, яку ви разом вибирали. Доводиться знову включатися в роботу

Мені здається, можна навіть і не говорити про нагадування про дні народження його друзів, про записи до перукаря, лікарям тощо

Зараз наш холдинг компаній веде успішну зовнішньоекономічну діяльність, а наш головний бухгалтер погано говорить по-англійськи. Тому я тепер веду і цю ділянку діяльності компанії - і досить успішно.

Як ви бачите, дуже багато обов'язків лежить на мені, але від цього я не відчуваю ніякої ваги! Мені подобається моя робота і я із задоволенням її виконую - завжди цікаво вирішувати нові завдання, поставлені шефом!

І.В. Денисова, викладач РДГУ, тренер-консультант, експерт в області ділової культури

Анонси майбутніх номерів