Лист про зміну реквізитів організації
Кому писати про зміну реквізитів
Це послання використовується для інформування партнерів / клієнтів / замовників / кредиторів, а також зацікавлених державних структур і контролюючих органів про що відбулися зміни.
Важливе уточнення: на сьогодні письмово повідомляти про зміну банківських реквізитів до територіальної податкової служби не треба, тому що ця функція перейшла до банків.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк листа про зміну реквізитів .doc Завантажити зразок заповнення листа про зміну реквізитів .doc
Хто складає лист про зміну реквізитів організації
Зазвичай складанням таких листів займається юрисконсульт або секретар організації, а також керівники та співробітники структурних підрозділів, які мають прямий зв'язок з контрагентами. Але незалежно від того, в чиї функції входить цей обов'язок, важливо, щоб співробітник мав уявлення про основні правила складання ділових листів.
Правила складання
Лист не має строгого, обов'язкового до застосування, уніфікованого зразка, тому написано воно може бути у вільній формі, з урахуванням потреб і завдань відправника. Правда, при цьому все-таки слід дотримуватися деяких норм і стандартів.
Тон листа повинен бути ввічливим, не надто сухим, але і ні в якому разі не розв'язаним. Необхідно дотримуватися ділового стилю і ретельно стежити за дотриманням правил української мови, особливо в частині лексики, граматики і пунктуації.
Лист можна писати
- на звичайному стандартному аркуші формату А4
- або на фірмовому бланку організації.
Останній варіант кращий, тому що він надає документу солідності і свідчить про офіційне характері послання.
Лист може мати стільки екземплярів, скільки потрібно для повідомлення всіх зацікавлених сторін. Кожне відправлене послання потрібно реєструвати в журналі вихідної реєстрації, щоб на випадок виникнення розбіжностей з контрагентом у відправника були відомості про дату відправлення повідомлення.
Приклад складання листа про зміну реквізитів організації
Заповнення шапки листи
Заповнення тіла листи про зміну реквізитів
Далі слід інформаційний розділ.
- Спочатку до відома одержувача доводиться сам факт зміни реквізитів і позначається, які саме дані зазнали змін. Тут же вписується дата, з якої колишні реквізити втратили своє значення.
- Потім, слід вказати всі прохання, наявні у відправника, стосовно минулих і майбутніх документів по частині змінених даних.
- В кінці листа потрібно обов'язково підписати, з розшифровкою підпису і зазначенням посади підписувача.
Як відправити лист
Оскільки реквізити - найважливіша частина офіційної документації, то листи про всі зміни, з ними пов'язаними, бажано відправляти в «натуральному» вигляді. Це дає можливість гарантовано доводити до відома контрагентів інформацію про нові реквізити, тим більше якщо відправляти ці повідомлення рекомендованими листами з повідомленням про вручення.