Коли відпустку можна замінити грошовою компенсацією
Прімечаніе.Замена відпустки грошовою компенсацією - це право роботодавця, а не його обов'язок.
Кому не можна замінювати відпустку грошовою компенсацією
Працівник просить вас замінити відпустку грошовою компенсацією. І перш ніж задовольнити його прохання, вам слід переконатися, чи не відноситься працівник до числа осіб, яким ви не можете замінити відпустку грошима. Перелік таких осіб передбачений частиною 3 статті 126 НК РФ. До них відносяться:
- працівники у віці до 18 років;
- працівники, зайняті на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці. Тут, правда, є виняток.
Так, замінити грошовою компенсацією ви можете частина щорічної додаткової оплачуваної відпустки чорнобильцям, що перевищує його мінімальну тривалість - 7 календарних днів (ч. 2 і 4 ст. 117 ТК України).
Скільки днів відпустки можна замінити
Гранична кількість днів відпустки, яку можна замінити компенсацією, законодавчо не встановлено. Однак весь відпустку працівника замінити грошовою компенсацією ви теж не має права.
Положення частини 1 статті 126 ТК України дозволяють виплатити компенсацію тільки за ту частину відпустки, яка перевищує 28 календарних днів.
Перелік працівників, яким в обов'язковому порядку надається подовжений основна або додаткова відпустка
Але навіть якщо ваші працівники під зазначений перелік не підпадають, ви можете встановити для них додаткова відпустка самостійно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). У цьому випадку обов'язково пропишіть в колективному договорі або іншому локальному нормативному акті порядок і умови надання такої відпустки.
Прімечаніе.Работодатель вправі за своїм рішенням надати працівникам додаткові відпустки.
Якщо ж в одному робочому році працівник не відгуляв частина відпустки з 28 календарних днів і переніс їх на наступний рік, він не зможе замінити ці дні компенсацією. Грошової заміні підлягають тільки відпускні дні, що перевищують 28 календарних днів основної відпустки кожного року.
Як оформити заміну відпустки грошовою компенсацією
Для заміни частини відпустки грошовою компенсацією вам необхідно:
- отримати від працівника заяву з відповідним проханням;
- внести запис про заміну відпустки компенсацією до особової картки працівника;
- внести інформацію про заміну відпустки в графік відпусток.
Розглянемо зазначені кроки більш детально.
Крок 1. Заява працівника. Заміна відпустки грошовою компенсацією проводиться за бажанням працівника, яке він відображає в своїй заяві. Писати його слід на ім'я керівника компанії (індивідуального підприємця). Законодавством форма такої заяви не встановлена, тому скласти його працівник може в довільному вигляді.
Крок 2. Наказ роботодавця. Якщо ви згодні на заміну частини відпустки працівника грошовою компенсацією, необхідно видати відповідний наказ.
Уніфікованої форми такого наказу також немає. Тому складіть його в довільній формі. Вкажіть в ньому ПІБ та посада працівника, кількість днів розрахункового періоду і відпустки, що підлягають заміні грошовою компенсацією. Також відобразіть підставу видання даного наказу - реквізити заяви працівника.
Крок 3. Особова картка працівника. Після оформлення наказу інформацію про заміну частини оплачуваної відпустки грошовою компенсацією потрібно відобразити в особовій картці працівника. Ці відомості відображаються в розділі VIII "Відпустка".
Як розрахувати компенсацію
Для визначення суми грошової компенсації, що підлягає виплаті працівнику, вам потрібно середній денний заробіток помножити на кількість замінних компенсацією днів.
Прімечаніе.Размер грошової компенсації, що виплачується замість відпустки, розраховується виходячи із середнього денного заробітку працівника.
Так, якщо розрахунковий період співробітник відпрацював повністю, вам слід фактичну суму заробітної плати працівника за цей розрахунковий період розділити на 12 і на 29,3 (середньомісячне число календарних днів).
Якщо один або кілька місяців розрахункового періоду відпрацьовані в повному обсязі або в ньому були виключені періоди, то середній денний заробіток розраховується наступним чином. Спочатку визначте кількість календарних днів в повному обсязі відпрацьованих календарних місяцях:
де КДМП - кількість календарних днів в обсязі відпрацьованих місяцях розрахункового періоду;
КМП - кількість повністю відпрацьованих місяців;
29,3 - середньомісячне число календарних днів.
Далі розрахуйте кількість календарних днів в місяцях, відпрацьованих працівником в повному обсязі. Для цього скористайтеся наступною формулою:
де КДМН - кількість календарних днів у місяці, який відпрацьований в повному обсязі;
ККДМН - кількість календарних днів місяця, який відпрацьований в повному обсязі;
КОД - кількість відпрацьованих календарних днів у цьому місяці.
Якщо в повному обсязі відпрацьованих місяців кілька, то кількість календарних днів треба визначити по кожному з них. А потім скласти результати.
Потім обчисліть загальну кількість календарних днів, що враховуються при визначенні середнього заробітку:
де ККД - кількість календарних днів, що враховуються при розрахунку середнього заробітку.
І нарешті, визначте суму середнього денного заробітку:
де СЗ - середній денний заробіток;
СВ - сума виплат, нарахованих працівнику в розрахунковому періоді.
За останні 12 календарних місяців виплати на користь співробітниці склали 420 500 руб. з них відпускні - 29 800 руб. і виплати за листком непрацездатності - 9200 руб. Розрахуємо суму компенсації, яка покладена співробітниці.
Кількість календарних днів, що враховуються при розрахунку середнього заробітку, так само 255,8 дн. (234 дн. + 21,8 дн.). У враховуються виплати не входить середній заробіток, що зберігається під час відпустки, і допомога з тимчасової непрацездатності. Тому відпускні потрібно розраховувати виходячи з 381 500 руб. (420 500 руб. - 29 800 руб. - 9200 руб.). Середній денний заробіток для розрахунку компенсації складе 1491,4 руб. (381 500 руб. 255,8 дн.). Сума компенсації, що підлягає виплаті О.В. Симонової, складе 5965,6 руб. (1264,04 руб. Х 4 дн.).
Примітка. Поширені запитання
Чи можна замінити грошовою компенсацією навчальну відпустку?
Ні. Трудове законодавство дозволяє замінити грошовою компенсацією лише частину щорічної оплачуваної відпустки (ст. 126 і 127 ТК РФ). А навчальний відпустку вашого працівника не має відношення до щорічних оплачуваних відпусток. Він вважається додатковим цільовим відпусткою, пов'язаних з навчанням (ст. 173-176 ТК РФ).
Що нам буде, якщо ми замінимо грошима відпустку співробітника, що не перевищує 28 календарних днів?
У такому випадку вас можуть притягнути до відповідальності за статтею 5.27 КоАП України за порушення трудового законодавства. Керівнику компанії загрожує штраф в розмірі від 1000 до 5000 руб. За повторне порушення його можуть дискваліфікувати на строк від одного року до трьох років. А на організацію можуть накласти штраф у сумі від 30 000 до 50 000 руб. на підприємця - від 1000 до 5000 руб. Замість штрафу організації і комерсанту може загрожувати призупинення діяльності на строк до 90 діб. Правда, це порушення може бути виявлено, тільки якщо трудова інспекція прийде до вас з перевіркою.