Як зрозуміти, чи потрібен тут проект чи ні, управління

Дуже часто при роботі в матричної структурі виникає якась задача, яку необхідно виконати. І часто незрозуміло, потрібно для виконання цього завдання ініціювати проект з усіма танцями з бубном, статутом чи ні? Начебто і не потрібно, якщо на перший погляд, завдання невелика, але скільки разів було таке, що ви на неї підписувалися, починали робити, а потім виявлялося, що «чим далі в ліс, тим товщі партизани», і безневинний «Ексель з парою формул »перетворювався на щось монстроообразное? Було ж?

Картинка в тему:

Ми для себе вивели таке правило методом проб і помилок: при зверненні замовника робимо первинну оцінку за тривалістю і обсягом робіт (пам'ятаючи при цьому, що її зазвичай доводиться множити мінімум на число пі). Якщо виконується хоча б одне правило - обсяг робіт більше 40 годин (пам'ятаємо, що в житті це буде 40 * пи = 125 годин) або тривалість робіт більше однієї календарного тижня - то ми чемно просимо ініціювати проект, т. К. Задача зажадає значного залучення ресурсів відділу.

У цей момент приблизно 70% бажаючих «відвалюється» (просто усвідомлює, що не дуже-то і хотілося), 20% йде робити свій Ексель самостійно, і 10% йдуть писати заявку на проект. В процесі написання заявки половина з цих 10% розуміє, що дійсно не дуже-то і хотілося, і кидає цю справу, решта 5% доходять до переможного фіналу і отримують, що хотіли.

Також це може бути застосовано до запитів на зміну в проектах - 70% запитів відвалюється на етапі «тобі потрібно піти і написати все це в формальної папірці, ось тобі шаблон», 10% - на етапі написання папірці (усвідомлюють, знову ж таки, що ні дуже- то і хотілося). З решти 20%, які заповнили шаблон, половина отримує свій запит на зміну (при збігу інших факторів типу наявності часу і бюджету), а друга половина ввічливо надсилається обґрунтовувати необхідність цього запиту керівництва, тому що потрібне збільшення термінів-бюджету. Тут з цих 10% залишається приблизно 5% тих, хто до керівництва дійшов. З цих 5% 1% отримує свої забаганки і бурхливий кар'єрний ріст, тому що вони молодці.

Цифри, ясна річ, індивідуальні і залежать від специфіки конкретної організації, але сама ідея, сподіваюся, зрозуміла.

Цікаво, але не було жодного (!) Випадку, коли спочатку оцінена як проект завдання виявилося менше нашого проектного порога, завжди зростання йде тільки вгору.

До речі, ця фішка непогано працює і на внутрішніх задачах - якщо керівник навздогін до 5 проектам, які ви одночасно ведете, просить вас ще «швиденько продумати нову структуру контрактів і підходи до роботи з постачальниками» - незайвим буде прикинути, скільки часу у вас це займе і, в разі, якщо за оцінкою це буде більше зазначеної норми, озвучити, що завдання краще робити окремим проектом з урахуванням вашої завантаження по ній. Як правило, в цей момент адекватний керівник або дійсно дозволить вести завдання як проект з відповідної фінансовою мотивацією, якщо вона передбачена правилами вашої компанії (і поставить вам плюсик в карму як істинному РМУ), або від завдання відмовиться, як від не так важливою, щоб відтягувати на неї стільки часу штатної одиниці.

Давайте не губитися - підпишіться прямо зараз!

Як провести інтерв'ю з користувачем?

рми відпочивають