Як організувати прес-конференцію
Прес-конференції - це важливий компонент PR-діяльності будь-якої компанії. Завдяки їм ЗМІ та зацікавлена громадськість можуть отримати актуальну інформацію буквально з перших рук від офіційних представників тієї чи іншої організації, а керівництво компаній викласти свою позицію по найбільш значущим для них питань. Але для того щоб прес-конференція принесла дійсно хороші результати, вона повинна бути правильно організована.
Інструкція
Якщо вам доручено організувати і провести прес-конференцію, в першу чергу, визначте, якої мети ви хочете досягти: розповісти про який-небудь успіх вашої компанії, привернути увагу громадськості до якоїсь проблеми, представити у виграшному світлі якусь публічну персону і т. п. Потім виберіть місце і час проведення прес-конференції. Майте на увазі, що подібні заходи найкраще проводити в середині робочого тижня (вівторок-середа-четвер) о першій чи другій половині дня, але не пізніше 16 годин.
Місце для проведення прес-конференції вибирайте, виходячи з організаційних можливостей вашої компанії і кількості планованих запрошених осіб. Зверніть увагу, що для представників преси необхідна достатня кількість посадкових місць. Заздалегідь подбайте про наявність в залі мікрофонів, проекційних екранів (при необхідності) і вільного простору для установки телекамер.
Якщо ви плануєте введення акредитації для учасників, заздалегідь проінформуйте їх про це і повідомте, які дані вам потрібні для неї (ПІБ, посада, паспортні дані тощо). Заздалегідь підготуйте іменні бейджики для всіх учасників і розставляються на столах картки із зазначенням ПІБ та посади для виступаючих осіб. Якщо прес-конференція планується на досить тривалий час, подбайте про комфортні умови для її учасників: буфеті з напоями та легкими закусками, кімнати для куріння та туалетній кімнатах, призначте час для перерв на відпочинок.
Після проведення прес-конференції обов'язково зв'яжіться з редакціями присутніх ЗМІ і поцікавтеся зробленими за її підсумками матеріалами. Попросіть надати вам екземпляри публікацій, якщо це не було обумовлено раніше.
Прес-конференції - прекрасний спосіб організувати освітлення якої-небудь події в пресі. Вони необхідні для передачі в ЗМІ важливої інформації і дають можливість журналістам ставити запитання. Але для того, щоб гідно провести прес-конференцію. до неї потрібно грунтовно підготуватися.
Вам знадобиться
- Таблички з іменами і назвами посад виступаючих.
- Роздатковий матеріал - це додаткова інформація, статистичні дані, цитати.
Інструкція
Для початку необхідно позначити привід для прес-конференції - це повинно бути щось важливе: початок якоїсь акції, річниця вашої компанії або термінову заяву.
Визначте тематику і склад учасників. Зазвичай на прес-конференції виступають 1-4 учасника.
Встановіть день і дату прес-конференції. Традиційно, кращими днями для проведення прес-конференцій і брифінгів вважаються вівторок, середа і четвер. Переконайтеся, що в цей день не заплановано подія, більше за масштабом, ніж ваше.
Виберіть приміщення. Підготуйте зал, перевірте наявність мікрофонів, подовжувачів для розеток, стільців. Подбайте про освітлення, що особливо важливо для телевізійників.
Починайте прес-конференцію. по можливості, вчасно. Допустима затримка початку - 5, максимум - 10 хвилин.
Прес-конференцію починають з привітання присутніх журналістів. Потім слово представляються учасникам прес-конференції. Бажано кожному виступаючому вкластися в 5 хвилин. Офіційна частина прес-конференції зазвичай триває 30-40 хвилин. Після виступу всіх учасників журналістам пропонується задавати питання.
Після того як всі питання були задані, можливо окреме інтерв'ювання учасників.
Не забудьте подякувати усім журналістам за відвідування заходу.
Перевірте, що тим ЗМІ, які не були присутні на прес-конференції, відправлені прес-релізи.