Зразок заяви на підзвіт - видачу, сум, прошу, отримання в 2019 році
Чи потрібно писати заяву про видачу грошей під звіт і чим загрожують підприємству різні порушення процедури?
Видача підзвітних коштів - вразливе місце багатьох організацій, так як ця процедура пов'язана з рядом формальностей. Багато бухгалтери допускають різні помилки, які потім дорого обходяться підприємству.
Але як правильно його складати і чи слід робити це кожен раз? І як бути, якщо гроші під звіт збирається взяти керівник?
Жодна організація не може обійтися без таких витрат, як відправлення співробітників у відрядження або витрати на господарські потреби.
Особливо, якщо це велика компанія і співробітників кілька сотень, а то і тисяч. Законодавство України часто вносить різні зміни в процедуру видачі підзвітних коштів.
- Тепер можна видавати гроші не тільки штатним працівникам, а й тим, з ким укладено цивільно-правовий договір.
- Підзвітні кошти можна отримати безготівково.
- Заява є обов'язковою умовою для отримання грошей.
Після того, як всі формальності з заявою закінчені, бухгалтеру залишається тільки видати касовий ордер і віддати працівникові гроші.
Зі свого боку працівник зобов'язаний витратити гроші за призначенням і відзвітувати за всі витрати. Зробити це необхідно не пізніше, ніж через три дні, віслюку закінчення встановленого терміну.
Найчастіше для цього використовується так званий авансовий звіт. Всі необхідні бланки знаходяться в широкому доступі.
До нього слід докласти всіх квитанції і чеки. Ще одне спірне питання, яке хвилює багатьох бухгалтерів, це ліміт на видачу і витрату грошей.
З одного боку, закон встановлює обмеження в розмірі 100 тис. Рублів. Але є нюанси:
Іншими словами, якщо працівник не повинен перевищувати цей ліміт при одноразової оплати будь-яких послуг від імені компанії. Це дуже важливо знати, тому що такі дрібниці будуть розраховані як порушення.
Якщо податкова інспекція виявить, що видача підзвітних коштів була проведена з якимись порушеннями, то до підприємства застосовуються штрафні санкції.
На організацію накладається спеціальний штраф у розмірі від 40 до 50 тис. Рублів, а на посадову особу - від 4 тис. Рублів до 5 тис. Рублів.
У разі, коли працівник не повертає залишок виданої йому суми або не може в належній мірі відзвітувати за свої витрати, організація має право утримати ці гроші з його заробітної плати.
Або вирішити питання в судовому порядку, якщо працівник уже звільнився. Закон дає 3 роки, протягом яких компанія може подати позов.
визначення
Підзвітними особами є працівники організації, які беруть гроші з каси для здійснення своєї професійної діяльності.
Слід уточнити, що підзвітні кошти можуть бути видані також і для інших цілей. Для отримання цих коштів слід дотримуватися певних формальностей.
Наприклад, писати заяву і здавати звіти. Крім цього, співробітник не має право взяти гроші з каси, якщо не відзвітував за попередні витрати. Цей факт в обов'язковому порядку перевіряє бухгалтер.
Часто виникає питання щодо матеріальної відповідальності. Чи слід змушувати співробітників підписувати подібний договір при видачі грошей підзвіт?
Або це лише черговий спосіб для компанії перестрахуватися в разі будь-яких непередбачених випадків?
Якщо звернутися до законодавства РФ, то виявляється, що в ув'язненні подібного договору немає особливої необхідності.
призначення грошей
Найчастіше кошти з каси підприємства видається для відрядних поїздок. представницьких витрат і господарських потреб.
У витрати через службових поїздок входить оплата квитків, знімання житла і добові. Гроші можуть виділятися на поштові витрати, пересування співробітника, послуги перекладача і т. Д.
Крім того, співробітникові можуть знадобитися додаткові витрати, пов'язані із зустрічами ділових партнерів, презентаціями і т. Д. Ці витрати вважаються представницькими витратами.
На практиці дуже складно переконати податкові органи в необхідності подібних витрат. Їх і перевіряють особливо ретельно, тому що найчастіше суми на це витрачаються чималі.
Багато недобросовісні керівники намагаються «списати» на такі витрати величезні гроші, які насправді витрачаються на інші цілі.
Тому відзвітувати за представницькі витрати слід повністю, приклавши до звіту всі підтверджуючі квитанції.
Що стосується господарських потреб, то ними зазвичай займається уповноважений на це працівник. Сюди входить покупка виробничих і не тільки матеріалів, оргтехніки та канцтоварів.
Співробітникам важливо розуміти, що звітувати за подібні витрати слід вчасно. В першу чергу, слід повернути решту грошей.
Це стосується і звіту. Справа в тому, що коли працівник не підтверджує свої витрати вчасно, гроші і товари вважаються його доходом.
Який, природно, обкладається додатковими податками (ст. 210 НК Україна). І довести зворотне можна тільки в судовому порядку, та й то не завжди.
законні підстави
Слід знати, що все підзвітні кошти не видаються без відповідної заяви працівника. Воно і є підставою для видачі коштів. Законодавство також контролює процес видачі таких коштів.
Директор в разі своєї згоди тільки підписує папір. Крім того, якщо раніше можна було обійтися списком із зазначенням підзвітних осіб і сумами, то тепер необхідно кожен раз писати заяву.
Як правильно його скласти? Закон не встановлюється єдиного бланка документа, тому форма заяви на підзвіт може бути довільною. Але є умови, які обов'язково повинні бути в ньому зазначені.
Основні складові
Що слід писати в подібному документі? Адже воно має бути складено правильно. В першу чергу, заява пишеться на ім'я директора або іншого керівника компанії.
Сам документ починається словами «Прошу видати звіт або під звіт ..» з уточненням потреб і суми підзвітних коштів. Найчастіше внизу документа співробітник ставить особистий підпис і дату.
Все - тепер залишилося отримати резолюцію начальника і відправлятися в бухгалтерію. Там його також зобов'язаний підписати фахівець, який займається видачею грошей, тобто бухгалтер.
Для того щоб не виникало ніяких проблем з написанням заяви, можна скористатися таким зразком.
Що стосується складання заяви, то ніяких особливих відмінностей від такого ж документа рядового працівника воно не містить.
Все більше сучасних компаній, особливо великих, перераховують підзвітні кошти на банківську карту.
Такий розрахунок через банк має як свої переваги, так і недоліки. Наприклад, бухгалтера, що видає гроші, з'являється більше клопоту, щоб все оформити правильно.
Але в той же час, цей вид розрахунків досить зручний. При цьому, підзвітні кошти видаються як на корпоративну карту, так і на зарплатну.
Зразок заповнення авансового звіту про відрядження, дивіться тут.
До речі, ліміт в 100 тис. Рублів в цьому випадку можна не дотримуватися. Що стосується зарплатної картки, то тут також буде потрібно правильне оформлення всіх документів.
Для цього знадобитися бланк, який розробляється на кожному підприємстві самостійно, і заяву співробітника.
Видача грошей підзвітним особам - важлива частина бухгалтерського обліку. Організація зобов'язана контролювати всі витрати, пов'язані з господарськими операціями.
Інакше компанія почне зазнавати збитків і платити величезні штрафи. Але переносити всю відповідальність виключно на керівництво також не варто.
Дуже добре, коли співробітники самі розуміють всю важливість правильного заповнення паперів і вчасно звітують про витрачені у відрядженні кошти.