Взаємодія суб’єкта і об’єкта управління - студопедія

Спільна діяльність людей передбачає контакти між ними і обмін необхідною інформацією. Тільки на цій основі люди, об'єднані в організацію, можуть досягати своїх цілей. Будь-яка організація, в тому числі і на рівні малої групи, обов'язково має відповідну систему комунікацій (зв'язків), яка забезпечує обмін інформацією між її членами.

Для здійснення будь-якої комунікації необхідні як мінімум дві людини - відправник інформації (комунікатор) і її одержувач (комунікант, або реципієнт). Відзначимо, що вся діяльність з управління будь-яким трудовим колективом є не що інше, як постійні комунікаційні акти, учасниками яких є його члени.

Виходячи з напрямку потоку інформації в організації, розрізняють комунікації спадні - спрямовані "зверху вниз" (від керівників до підлеглих), висхідні - спрямовані "від низу до верху" (від підлеглих до керівників), і горизонтальні - здійснювані між членами трудового колективу, рівними по своєму службовому становищу.

Сукупність горизонтальних і вертикальних зв'язків утворює піраміду комунікацій, на вершині якої знаходиться керівник найвищого (у даній організації) рангу, а в основі - рядові працівники, які не мають підлеглих. Залежно від кількості управлінських рівнів виділяються "високі" або "плоскі" піраміди комунікацій.

Взаємодія суб'єкта і об'єкта управління здійснюється за допомогою вертикальних комунікацій (низхідних і висхідних), які ми і будемо розглядати далі.

При вивченні комунікацій в організації зазвичай виходять з моделі К. Шеннона, відповідно до якої можна виділити наступні основні елементи комунікаційної ланцюга:
1) джерело інформації;
2) передавач;
3) приймач;
4) одержувач інформації.

Розглянемо основні елементи комунікаційної ланцюга стосовно організаціям.

Під джерелом інформації розуміється особа або група осіб, що становлять певне організаційне ціле і що володіють тією чи іншою інформацією. Ці дані кодує на основі будь-якої системи знаків відправник інформації (комунікатор) і передає далі повідомлення відповідній особі або групі в цілому. Іноді відправник інформації є в той же самий час і її джерелом, проте їх не слід повністю ототожнювати.

Перетворення даних в ті чи інші сигнали здійснюється відправником інформації за допомогою передавача, в ролі якого можуть виступати біологічні органи (наприклад, голосові зв'язки) або технічні пристрої (наприклад, автоматичне електротабло).

Ці сигнали надходять до приймача, який, як і передавач, являє собою біологічний орган або технічний пристрій з функцією декодування отриманого повідомлення.

Комунікаційну ланцюг замикає одержувач інформації (реципієнт) - особа або група осіб, які враховують так чи інакше у своїй діяльності отримані відомості.

Підкреслимо, що ролі учасників комунікації не можна розділити на активні (відправники інформації) і пасивні (одержувачі інформації). Останні також повинні проявляти певну активність, щоб адекватно інтерпретувати інформацію. Крім того, відправник інформації і її одержувач можуть мінятися своїми ролями в ході комунікаційного процесу.

Для адекватного розуміння будь-якого повідомлення необхідна певна спільність "тезаурусів" відправника інформації та її одержувача. В даному випадку під тезаурусом розуміється вся сукупність інформації, яка є у розпорядженні дана людина. Великі відмінності в запасі і характері інформації перешкоджають ефективним комунікаціям. Так, відомо, що члени кожної професійної групи мають свій специфічний мову, широко використовуваний в практиці їх трудової діяльності. З одного боку, наявність такої мови допомагає фахівцям швидше обмінюватися інформацією один з одним, з іншого боку, використання ними елементів свого професійного жаргону в спілкуванні з представниками інших професійних груп негативно позначається на взаєморозумінні учасників таких комунікацій.

В межах неформальних груп інформація поширюється швидше, ніж у формальних. Однак неформальні комунікації можуть виникати не тільки між членами неформальних груп. Хороші особисті взаємини між тими чи іншими працівниками полегшують неформальну передачу інформації. Головна перевага системи неформальних комунікацій - в її більшої гнучкості, що нерідко сприяє якнайшвидшому поширенню інформації.

Для ефективного функціонування виробничого колективу необхідна наявність в ньому систем як формальних, так і неформальних комунікацій. Якщо організація володіє тільки системою формальних комунікацій, процес проходження інформації буде бюрократизованим. Якщо ж виявиться, що превалює система неформальних комунікацій, це призведе до поширення чуток і припущень, що заважають діяльності організації. Таким чином, потрібен певний баланс даних систем, оптимальне співвідношення між ними. Кожен член організації займає певне місце як у формальній, так і в неформальній системі комунікацій, проявляючи при цьому відповідну активність.

Факти, накопичені психологією, показують важливість відповідної інформованості працівників на всіх ієрархічних рівнях організації, що пояснюється наступними обставинами.

Відомо, що в структурі потреб особистості істотне місце займає потреба в пізнанні, в інформації. Достатня інформованість працівника є одним з факторів мотивації його праці, задоволеності роботою.

Зазначені обставини обумовлюють постійну увагу, яку приділяють проблемам організаційних комунікацій з боку західних дослідників. При цьому на комунікації покладаються завдання впливу на свідомість працівників у бажаному для підприємців напрямку, а також виявлення інформації про моральний стан персоналу.

Важливим завданням управління виробничими колективами є забезпечення працівників достатньою кількістю інформації, необхідної їм для успішної виробничої діяльності та гарного самопочуття.

Говорячи про важливість інформованості кожного працівника в системі управління, слід зазначити, що його ефективної діяльності може заважати не тільки недолік, але і надлишок інформації. Це відноситься і до рядових членів виробничого колективу, і до керівників різних рангів. Таким чином, важливо забезпечувати працівників оптимумом інформації.

В ході проведених досліджень виявлено зв'язок між рівнем загальної задоволеності роботою і окремими сторонами висхідних комунікацій. Активність працівників тут безпосередньо пов'язана з їх задоволеністю своєю роботою.

Отримані дані показують, що ті, хто задоволений роботою, вважають своїх керівників набагато більш уважними і до виробничих, і до особистих питань співробітників, ніж особи, незадоволені роботою. Задоволеність роботою супроводжує думку опитаних про свого керівника як про людину, добре котра розуміє людей.

Нарешті, зафіксовані деякі взаємозв'язки між особливостями товариських контактів працівника і його активністю в висхідних комунікаціях. В цілому на основі отриманих даних можна зробити висновок про більшу активність тих працівників, які мають хороших товаришів в своєму відділі, і про більшу задоволеність цих працівників такими комунікаціями.

Розглядаючи діяльність керівника в системі комунікацій, дослідники в першу чергу звертають увагу на його спілкування з підлеглими. Особливості ставлення керівника до такого спілкування можна вважати одним з найважливіших складових елементів його стилю керівництва (це питання буде детально розглянуто в наступній лекції).

Зростання виробничої та суспільно-політичної активності членів виробничих колективів викликає до життя нагальну потребу для всіх керівників, незалежно від їх рангу в офіційній організаційній структурі, прислухатися до думок, пропозицій і скарг підлеглих. Більш того, керівники повинні сприяти розширенню творчої ініціативи працівників і спонукати їх до висловлення своїх порад і пропозицій, оскільки це необхідно для прийняття обґрунтованих рішень.

Такий підхід керівника до прийняття рішень викликаний відповідними громадськими потребами. Однак, як показує практика, може існувати відома дистанція між наявністю тієї чи іншої суспільної потреби і рівнем її розуміння окремими членами суспільства. Це можна застосувати і до такої суспільної потреби, як всебічний облік керівниками інформації "знизу".

Розглядаючи діяльність того чи іншого керівника в системі комунікацій виробничого колективу, необхідно відзначити, що сприйняття їм інформації, що йде "знизу", обумовлено наявністю у нього відповідної суб'єктивної потреби і розумінням важливості даної інформації. При цьому в кожному конкретному випадку можливі різні поєднання рівня цієї піт

ебності і розуміння керівником важливості інформації "знизу".
На основі отриманих експериментальних даних розрізняють такі типи керівників:
Тип А. Керівник в великій мірі орієнтований на спілкування з підлеглими. Він вважає за необхідне спонукати підлеглих до висловлення своїх думок, бути уважним як до їх ділових пропозицій, так і до особистих прохань, враховувати їх настрій. Отриману "висхідну" інформацію, керівник прагне враховувати у своїй роботі.
Тип Б. Керівник орієнтований на спілкування з підлеглими, але не особливо прагне враховувати отримувану при цьому "висхідну" інформацію. Він, хоча і вважає за необхідне спонукати підлеглих до висловлення своїх думок, вислуховувати їх до кінця, однак не може або не вміє ефективно використовувати інформацію "знизу" в своїй роботі.
Тип В. Керівник орієнтований на спілкування з підлеглими лише в рамках свого розуміння "доцільності" такого спілкування. Він вважає за необхідне спонукати підлеглих до висловлення своїх думок, бути уважним до їхніх пропозицій і прохань, враховувати їх настрій, але тільки до тих пір, поки це, як він вважає, "допомагає роботі". При відсутності у себе такої впевненості керівник не схильний до спілкування з підлеглими, хоча вони до нього і звертаються. Таким чином, керівник свідомо обмежує себе в отриманні "висхідній" інформації: орієнтуючись лише на її "доцільність".
Тип Г. Керівник зовсім не орієнтований на спілкування з підлеглими. Він не вважає за необхідне спонукати підлеглих до висловлення своїх думок, приділяти велику увагу як їх ділових пропозицій, так і особистим проханням, враховувати їх настрій. "Висхідна" інформація часто надходить лише за рахунок ініціативи підлеглих, керівник не схильний витрачати багато часу на її облік.

Повернутися в зміст: Психологія