Вимоги до оформлення первинних документів

«1С Бухгалтерія підприємства 8.2"
навчання через інтернет

Так, в даний час діють типові бланки для обліку:

матеріалів;
касових операцій;
операцій, пов'язаних з оплатою праці;
результатів інвентаризації.

Крім того, Держкомстат розробив бланки, що враховують специфіку окремих галузей. Так, в даний час затверджено типові бланки для обліку:

торгових операцій (в тому числі при продажу товарів в кредит і за договорами комісії);
операцій на підприємствах громадського харчування;
капітального будівництва та ремонтно-будівельних робіт;
роботи будівельних машин і механізмів;
операцій на автомобільному транспорті;
сільськогосподарської продукції та сировини.

Форми документів, що використовуються при безготівкових розрахунках, затверджені Центральним банком РФ.

Типові бланки можна купити в канцелярських або книжкових магазинах. Однак чимало бухгалтерів роздруковують бланки на комп'ютері. Таку можливість надає більшість бухгалтерських програм.

Роздруковуючи бланки самостійно, ви можете вибрати той формат, який вам найбільш зручний. Строгих обмежень тут немає. При необхідності можна також змінювати розміри граф і рядків.

Виняток - документи з обліку касових операцій і безготівкових розрахунків. У ці бланки ніяких змін вносити не можна.

Якщо для будь-якої господарської операції типовий бланк не передбачений, ви можете розробити його самостійно.

Форма такого документа повинна бути затверджена в наказі про облікову політику організації (п.3 ст.6 Федерального закону «Про бухгалтерський облік»). Крім того, не забудьте про те, що такий документ повинен містити обов'язкові реквізити.

обов'язкові реквізити

В офіційно затверджених типових бланках усі обов'язкові реквізити вже передбачені.

Код форми - це семизначний номер документа в загальноукраїнському класифікаторі управлінської документації (ОКУД). Як правило, він друкується в правому верхньому куті бланка.

Якщо ж для операції, по якій типовий бланк не передбачений, ви розробили форму документа самостійно, реквізит «Код форми» можна не заповнювати (або передбачити в обліковій політиці власну систему кодування самостійно розроблених бланків). Інші реквізити повинні бути присутніми.

Дебет 20 Кредит 02

15 000 руб. - нарахована амортизація основних засобів.

Дебет 20 Кредит 02

3 000 руб. - сторнирована зайво нарахована сума амортизації основних засобів.

Підстава для цієї проводки - бухгалтерська довідка, підписана головним бухгалтером. Оскільки типового бланка для бухгалтерської довідки не передбачено, «Актив» розробив його самостійно.

Орієнтовна форма заповнення довідки:

Дебет 20 Кредит 02 - 3000 руб. - сторнирована зайво нарахована сума амортизації основних засобів.

Головний бухгалтер Борисова /О.В.Борісова/

Печаткою повинні завірятися ті документи, для яких це передбачено законодавством (наприклад, платіжні доручення, рахунки-фактури), облікової політикою або угодою сторін.

Відповідальність за порушення правил оформлення первинних документів

Якщо ви не оформили необхідний первинний документ і це виявилося під час податкової перевірки, ваша організація може бути оштрафована.

Розмір штрафу за таке порушення - 5 000 рублів. Якщо ж такі порушення вчинені неодноразово в різних податкових періодах, штраф зростає до 15 000 рублів.

Якщо ж таке порушення спричинило «заниження податкової бази», штраф складе 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 рублів.

Якщо ж документ, що підтверджує зроблені організацією витрати (наприклад, акт приймання-здачі виконаних робіт), не оформлений або складений з серйозними порушеннями, податкова інспекція може не прийняти такі витрати для цілей оподаткування.

В результаті з вас стягнуть суму заниженого податку, а також пені.

Крім того, інспекція може пред'явити штраф за статтею 122 «Несплата або неповна сплата сум податку» Податкового кодексу, яка передбачає штраф у розмірі 20% від несплаченої суми податку, а діяння, вчинені навмисно, тягнуть за собою стягнення штрафу в розмірі 40%.

Який штраф в якій ситуації застосувати, повинен вирішувати суд.

Довести свою правоту в арбітражному суді в такій ситуації податківцям навряд чи вдасться.

Тим часом багато податкові інспектори на місцях по-своєму трактують і інші положення податкового законодавства. Так, наприклад, якщо організація склала документ у довільній формі за операції, для якої передбачений типовий бланк, податківці можуть класифікувати це як «грубе порушення правил обліку доходів, витрат і об'єктів оподаткування».

Такий же висновок перевіряючі можуть зробити і в тому випадку, якщо організація не заповнила всі обов'язкові реквізити типового бланка.

Звичайно, щоб повністю виключити претензії податківців, потрібно заповнювати всі передбачені реквізити. Однак, якщо з якоїсь причини цього зроблено не було, а перевіряючі розцінюють це як грубе порушення, не поспішайте платити штраф.

Як свідчить арбітражна практика, в подібних випадках суди часто стають на бік платників податків.

ТОВ «Невка» перерахувало іноземному партнеру грошові кошти в оплату консультаційних послуг. Однак акт, який підтверджує надання послуг, не містив всіх необхідних реквізитів.

Під час виїзної перевірки працівники податкової інспекції розцінили це як порушення Федерального закону «Про бухгалтерський облік» і виключили суму, сплачену іноземному партнеру, зі складу собівартості. Як наслідок, було прийнято рішення донарахувати податок, а також стягнути з підприємства пені і штраф.

Підприємство з рішенням інспекції не погодилося і звернулося до арбітражного суду.

Вивчивши матеріали справи, суд встав на сторону підприємства. Він, зокрема, вказав, що «незначні недоліки в оформленні первинних документів: чи не свідчать про відсутність господарської операції, а також про відсутність у підприємства витрат по оплаті консультаційних послуг».

А ось ще один приклад. Він показує, що якщо недооформлення документ ви отримали від свого партнера, то це зовсім не означає, що штрафні санкції можуть бути пред'явлені і вашому підприємству.

Підприємець В.К. Малишев здійснював діяльність з перевезення вантажів. Разом з податковою декларацією Малишев представив до податкової інспекції накладні і квитанції до прибуткових касових ордерів, отримані від постачальників і підтверджують його витрати на купівлю палива і запчастин.

Документи були оформлені на типових бланках, на них були друку організацій-постачальників і штампи «Оплачено» із зазначенням дати. Тим часом ні на накладних, ні на квитанціях до прибуткових ордерів не були зазначені посади і прізвища оформили їх працівників.

Податківці розцінили це як порушення Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності і виключили суми, оформлені цими документами, зі складу витрат. Підприємець не погодився з податковою інспекцією і звернувся до арбітражного суду.

Вислухавши аргументи сторін, арбітражний суд підтримав позицію підприємця.

Своє рішення суд обґрунтував так: «Відсутність в представлених документах найменувань посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і розшифровок їх особистих підписів свідчить про порушення цими особами відомчих нормативних актів, але не спростовує наявності у підприємця витрат по експлуатації автомобіля».

За ті ж порушення мировий суддя з ініціативи податківців може накласти на керівника або головного бухгалтера організації адміністративний штраф від 2 000 до 3 000 рублів (п. 15.11 КоАП РФ).

Зверніть увагу: цей штраф накладають тільки в тому випадку, якщо порушення правил бухгалтерського обліку привело:

до спотворення сум нарахованих податків і зборів не менше ніж на 10%;

до спотворення будь-якої статті (рядки) форми бухгалтерської звітності не менш ніж на 10%.

Деякі юристи вважають, що такі дії податківців неправомірні, оскільки дозволяють повторно залучати до відповідальності за одне й те саме правопорушення. На жаль, це не так. Справа в тому, що за грубі порушення в оформленні документів за статтею 120 Податкового кодексу до відповідальності притягується організація, а за пунктом 15.11 Кодексу про адміністративні правопорушення України - її посадові особи.

Таку ситуацію прямо допускає пункт 4 статті 108 Податкового кодексу, згідно з яким «залучення організації до відповідальності за вчинення податкового правопорушення не звільняє її посадових осіб при наявності відповідних підстав від адміністративної, кримінальної чи іншої відповідальності, передбаченої законами Укаїни».

Попередні статті з рубрики «Корисне для початківця бухгалтера»: