Як нумерувати рахунки-фактури

Про порядок ведення журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур розповідають експерти служби Правового консалтингу ГАРАНТ Башкірова Іраїда і Монако Ольга.

Форма журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, що застосовуються при розрахунках ПДВ, і правила його ведення наведені в додатку N 3 до Постанови N 1137 (далі - Додаток N 3).

Відповідно до п. 1 додатку N 3 журнал обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, що застосовуються при розрахунках з ПДВ (далі відповідно - рахунки-фактури, журнал обліку), ведеться платниками податків ПДВ ЗА КОЖЕН ПОДАТКОВИЙ ПЕРІОД на паперовому носії або в електронному вигляді.

Відповідно до ст. 163 НК Україна податковий період для цілей обчислення ПДВ - квартал.

Отже, журнал обліку ведеться платником податку за кожен квартал.

Згідно п. 3 Додатка N 3 рахунки-фактури (в тому числі виправлені, коректувальні), складені на паперовому носії або в електронному вигляді, ПІДЛЯГАЮТЬ ЄДИНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ в хронологічному порядку в частині 1 журналу обліку за датою їх виставлення, а також складання (виправлення) у випадках, коли рахунки-фактури, складені платниками податків, в тому числі виконуючими обов'язки податкових агентів, не передаються.

Таким чином, рахунки-фактури реєструються в журналі обліку в хронологічному порядку за датою їх виставлення, і порядковий номер запису вказується в графі 1 журналу обліку (пп. "А" п. 7 Додатку N 3).

У зв'язку з тим, що журнал обліку ведеться окремо за кожен податковий період, ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР ЗАПИСИ в журналі обліку в кожному податковому періоді буде відновлюватися, тобто починатися з "1".

Відповідно до пп. "Д" п. 7 Додатку N 3 в графах 5 і 6 Журналу обліку вказуються номер рахунку-фактури та дата складання рахунку-фактури, зазначені в рядку 1 рахунки-фактури.

Згідно з пп. "А" п. 1 Правил заповнення рахунку-фактури, наведених в додатку N 1 до Постанови N 1137 (далі - Додаток N 1), в рядку 1 рахунки-фактури вказуються порядковий номер і дата складання рахунку-фактури.

При цьому порядок нумерації рахунків-фактур Постановою N 1137 не встановлено.

НК Україна також не встановлює порядок нумерації рахунків-фактур. У ньому сказано тільки про необхідність проставляти номери в рахунках-фактурах (пп. 1 п. 5 і пп. 1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

Отже, на сьогоднішній день жодним нормативним актом не встановлено порядок присвоєння номерів рахунків-фактур.

Таким чином, організація може самостійно визначити порядок присвоєння номерів рахунків-фактур, як з початку календарного року, так і з початку податкового періоду, тобто кварталу, а може і з початку діяльності організації, закріпивши відповідний порядок в обліковій політиці організації.

При цьому необхідно пам'ятати, що якщо організація реалізує товари (роботи, послуги), майнові права через відокремлені підрозділи, при складанні такими відокремленими підрозділами рахунків-фактур порядковий номер рахунку-фактури через роздільну лінію доповнюють ЦИФРОВИМ ІНДЕКСОМ ВІДОКРЕМЛЕНОГО ПІДРОЗДІЛУ, встановленим організацією в наказі про облікову політиці для цілей оподаткування (третій абзац пп. "а" п. 1 додатку N 1).

Практична енциклопедія бухгалтера