Відправка документів по електронній пошті

Відправка документів по електронній пошті здійснюється:

У процесі роботи з РК документа.

За допомогою функції Відправка документів.

Щоб користувач зміг відправити документ по електронній пошті, повинні виконуватися наступні умови:

Увага. Опція «ЕЦП і шифрування» є додатковою, яка не входить в стандартний комплект поставки системи «ДЕЛО», і закуповується окремо.

Крім того, в сховище сертифікатів повинен зберігатися і бути зіставлений з даними користувачем сертифікат його ключа. Сертифікат користувача не повинен перебувати в списку відкликаних сертифікатів.

Користувачеві надана можливість використовувати різні сертифікати і ключі. При виклику процедури підписання поштового повідомлення виводиться вікно, в якому відображається ім'я поточного сертифіката за замовчуванням (або напис «Сертифікат не обрана») і кнопки «Сертифікат», «Продовжити» і «Вибір сертифіката». У разі якщо сертифікат не вибрано, кнопки «Продовжити» і «Сертифікат» не активні, можливий тільки вибір сертифіката.

Кнопка «Сертифікат» служить для виклику вікна, в якому показується сертифікаті.

При натисканні кнопки «Вибір сертифіката» з'являється вікно «Вибір сертифіката» зі списком сертифікатів, з яких користувач повинен вибрати потрібний. Більш докладно про технологію вибору сертифіката розказано в гл. «Засвідчення файлів РК і РКПД за допомогою ЕЦП» розділу «Прикріплення файлів до реєстраційних карток. Сканування »цього посібника.

При натисканні кнопки «Продовжити» файл буде підписаний ЕЦП.

Зауваження. При певних налаштуваннях криптопровайдера і ключового носія, перед формуванням ЕЦП може з'явитися вікно запиту на введення пароля і вставку ключового носія.

Детальний опис опції «ЕЦП і шифрування» і налаштування довідників системи для роботи з цією опцією приведено в документі «Опція« ЕЦП і шифрування »».

По електронній пошті можна відправити:

РК, запис про яку знаходиться в списку документів, зареєстрованих сьогодні;
РК, запис про яку зберігається в будь-якої папці кабінету;
РК, запис про яку відібрана в результаті пошуку;
РК, запис про яку зберігається в особистій папці користувача;
Одночасно кілька РК з вікна Невідправлені документи функції Відправка документів;
РК, списану в справу (при роботі з функцією Опис справ);

Відправка РК і прикріплених до неї документів по електронній пошті в режимі роботи з РК:

При певних налаштуваннях електронної пошти і файлу Office.ini може відкритися вікно вибору конфігурації, відповідне налаштувань, які були виконані при установці програми електронної пошти:

В поле Ім'я конфігурації встановіть вибором із списку потрібного імені і клацніть на кнопці ОК.

Якщо відповідних налаштувань немає, то вікно вибору конфігурації не відкривається.

Відкриється вікно Повідомлення. служить для установки значень реквізитів відправки електронного повідомлення.

Вікно містить наступні закладки:

На закладці Повідомлення знаходяться такі реквізити:

Тема - тема повідомлення. За замовчуванням містить реєстраційний номер відсилається РК, дату реєстрації та найменування групи документів, до якої був віднесений документ. Значення, встановлені в поле можуть бути відредаговані.
Поле для введення супровідного тексту - розташоване під полем Тема.
Доп. інформація - додаткова інформація, що стосується відправки документа (наприклад, «Без досилання бум. прим.», «Замість розісланого», «Повторно (по тех. причинам)»). Потрібне значення вибирається після натискання клавіші Insert з довідника Стандартні тексти або вводиться вручну.

Увага. Якщо хоча б один з реквізитів повідомлення (гриф, група документів, прикріплений файл, параметри самого повідомлення) вимагає використання ЕЦП і / або шифрування, то надісланого повідомлення має бути підписана ЕЦП і / або зашифровано.

Секція Прикріплені файли - перелік прикріплених до РК файлів, які підлягають відправці.

Якщо гриф доступу файлу не входить в список доступних користувачеві грифів, то файл не буде прикріплений до повідомлення.

Щоб прикріпити додатковий файл - клацніть кнопку. Відкриється стандартне вікно вибору файлів. Виберіть потрібний файл і клацніть кнопку Відкрити. Значок обраного файлу відобразиться в секції Прикріплені файли.

Для видалення файлу зі списку прикріплених - виділіть його і клацніть кнопку або натисніть клавішу Del.

Увага. Якщо у вас немає прав на використання ЕЦП і / або шифрування, то при встановлених прапорцях Електронний підпис і Шифрування система виведе на екран відповідні попередження.

Зніміть названі прапорці або зверніться до системного технологу.

У разі якщо РК має доручення, на закладці Доручення слід позначити прапорцями, які саме доручення посилається документа повинні бути відіслані разом з ним.

Якщо встановлена позначка про наявність ЕЦП, то при натисканні на кнопці відкриється вікно, що містить інформацію про тип і номер необхідного ключового носія і призначене для введення пароля доступу до ключа.

Вставте ключовий носій зі своїм персональним закритим ключем в пристрій, що зчитує, введіть пароль і клацніть на кнопці ОК.

Після закінчення відправки сформується список з повідомленнями про результат відправки. Якщо перед відправкою параметри відправки були змінені, то після клацання на кнопці Закрити відкриється вікно запиту на підтвердження збереження змінених параметрів.

Якщо потрібно вийти з режиму без відправки повідомлення, виберіть з меню Файл команду Закрити або клацніть кнопку на панелі інструментів. Відбудеться повернення до вікна основного розділу РК.

При відправці РК по електронній пошті до сформованого повідомленням автоматично прикріплюється службовий файл, який містить значення реквізитів відправляється РК. В даний час система «ДЕЛО» підтримує формування двох типів файлів: 1) зі старим паспортом РК, що використовувалися в попередніх версіях системи; 2) з новим паспортом РК, на основі міжкорпоративного стандарту, розробленого «Гільдією Керуючих Документації». У першому випадку формується файл із зарезервованим ім'ям regcard.txt. у другому - Паспорт РК (passport.xml). Файл Паспорт РК (passport.xml) формується і прикріплюється в обов'язковому порядку, файл regcard.txt - в залежності від встановлених параметрів.

Крім того, система «ДЕЛО» підтримує відправку документів в форматі DOCX. При цьому паспорт РК і прикріплені до РК файли «упаковуються» в документ pack.docx, в якому паспорт РК має більш зручне для користувача подання.

Формат відправки документів задається системним технологом в модулі «Довідники» в довідниках Список організацій і Громадяни. Формат задається окремо для кожної організації, для кожного представника організації, для кожного громадянина.

Склад реквізитів відправляється РК відповідає установкам, зробленим користувачем або технологом.

Повідомлення про доставку формується і передається автоматично.