Узгодження проекту документа
«... Добрий день, весела хвилинка. Привіт, безцінна Катерина Матвіївна.
За минулий відстрочку вибачайте. Видно, доля моя така. Однак нічого цього більше не передбачається. А тому поспішаю повідомити вам, що я живий, здоровий, чого і вам бажаю. »
З листа червоноармійця товариша Сухова
(К / ф «Біле сонце пустелі»)
Хто з нас не пам'ятає зворушливого листа дружині, «безцінною Катерині Матвіївні», яке подумки писав протягом усього фільму червоноармієць Федір Іванович Сухов? Цей лист, звичайно, було особистим, а не діловим. Але в силу життєвої ситуації, в якій знаходилися персонажі, воно володіло докладністю, структурою і окремими ознаками, характерними і для ділового листування.
Насправді нічого страшного і складного в цьому дорученні немає. І якщо вам доводилося (а вам точно доводилося) писати в школі твори, написання листа не зажадає від вас нелюдських зусиль. Буде потрібно уважність, посидючість, знання бізнес-процесів вашої організації, вміння розібратися в часом незнайомих для вас питаннях і обставин, вміння отримати необхідну для вас інформацію від інших відділів, служб і співробітників, грамотність викладу.
Почнемо, мабуть, з загальних вимог до складання ділових листів.
Структура тексту ділового листа
У найбільш загальному випадку текст ділового листа складається з:
- звернення (вступної етикетної формули);
- вступної частини;
- основної частини;
- заключній частині;
- заключній етикетної формули.
Розглянемо їх докладніше.
Звернення, або вступна етикетні формула (формула ввічливості): «Здрастуйте, безцінна Катерина Матвіївна!»
У разі звернення до найбільш значущих і важливих персон може бути застосовано вітання «Вельмишановний».
- Вельмишановний пане міністре!
- Вельмишановний пане губернатор!
- Вельмишановний пане Вахрушина!
Якщо в листі звертаються до колективу організації або до якоїсь групи співробітників, то етикетні формула виглядає так: Шановні панове!
Панібратство в зверненні неприпустимо. Оборот «Дорогий ...» або «Дорогі ...» і їм подібні в діловому листі недоречні.
В кінці звернення повинен стояти знак оклику. Кома, допустима з граматичної точки зору, буде в цьому випадку недоречна.
Звернення вирівнюється по центру документа.
Вступна частина. Може містити:
Також вступна частина може описувати загальну ситуацію (як у товариша Сухова, який, завдяки вродженому таланту оповідача, теж не обійшовся без вступу): Знайте, люб'язна Катерина Матвевна, що класові битви на сьогоднішній день в загальному і цілому завершені і час всесвітнього звільнення настає. І прийшов мені черга додому повернутися, щоб з вами разом будувати нове життя в милої серцю рідній стороні.
Основна частина. Містить виклад проблеми, ситуації, з приведенням відповідних фактів, аргументів і доказів. Повинна бути пов'язана за змістом зі вступною частиною і логічно приводити до висновків, викладених в заключній частині. Це найскладніша і насичена частина ділового листа. Необхідно поставитися до її складання дуже уважно і відповідально, підготувавши відповідну доказову і документаційного базу.
Тут вам і стане в нагоді знання бізнес-процесів та вміння добувати необхідну інформацію.
Залежно від теми листа основна частина може бути короткою або складною (що складається з пунктів і підпунктів). При формулюванні фраз робіть вибір на користь простоти викладу.
Завжди слід пам'ятати про те, що прості поширені пропозиції сприймаються набагато легше складносурядних і складнопідрядних з великою кількістю знаків пунктуації. Наприклад, суть питання можна викласти так:
В цілому ж до викладу висуваються такі вимоги:
- відповідність чинному законодавству;
- нейтральний, діловий тон викладу;
- допускається застосування абревіатур (ТОВ, МНС, МВС, ГРЕС, ГИБДД і т.д.) і загальновживаних скорочень (кв. м, кг, гр-н, с. ін. а / я і т.д.);
- використання пасивного стану (наприклад, слід писати «нами буде виготовлено ...», а не «ми виготовимо ...», акцентуючи увагу на здійснюваному дії, а не на об'єкті, його виробляє);
- використання шаблонних оборотів (т.зв. мовних формул), характерних для галузі або виду діяльності, до яких належить ваше підприємство. Як приклад їх віртуозного і органічного застосування можна привести все той же лист товариша Сухова: «Однак трапилася у нас невелика заминка. Вважаю, доби на троє, не більше. А саме, мені, як свідомого бійця, доручили супроводити групу товаришів з братнього Сходу ... Ще хочу повідомити вам: дислокація наша протікає гладко, в обстановці братньої спільності та згоди ». Як бачимо, він активно застосовував стійкі вирази революційного і воєнного часу.
У загальному випадку в діловому листі можуть бути присутніми наступні шаблонні звороти:
- Направляємо Вам на узгодження наступні документи ...;
- В рамках виконання досягнутих домовленостей ...;
- У відповідь на Ваш лист вих. № ... від ... повідомляємо ...;
- Відповідно до укладеного договору № ...;
- Повідомляємо, що в період з ... по ...;
- Висловлюємо глибоку вдячність ... і т.д.
Подібні лексичні конструкції іноді можуть нести і додаткову юридичну смислове навантаження, наприклад гарантійне лист не буде таким, якщо в тексті буде відсутній фраза «Оплату гарантуємо».
Відмінною особливістю ділового листа також є чіткість і стислість викладу тексту (поділ на абзаци, застосування простих поширених пропозицій);
- аргументованість;
- об'єктивність (текст листа повинен містити об'єктивні відомості про події та факти;
- однозначність термінології і формулювань.
Заключна частина є підсумковою і може містити:
- висновки, що випливають із вищевикладеного: Таким чином, з вищенаведених фактів випливає, що даний випадок виходу з ладу механізму не є гарантійним, оскільки були порушені правила експлуатації;
- прохання: На підставі вищевикладеного просимо Вас розглянути можливість виправлення недоліків, виявлених в процесі експлуатації виробу;
- попередження: У разі невиконання вимог договору ми залишаємо за собою право звернутися в Арбітражний суд для захисту своїх інтересів;
- пропозиція: Пропонуємо задовольнити наші вимоги щодо повернення грошових коштів в розмірі 15 000 (п'ятнадцяти тисяч) рублів;
- відмова: На підставі викладених фактів ми змушені відмовити в задоволенні Ваших вимог;
- нагадування: Нагадуємо, що відповідно до п. 17 конкурсній документації Вам необхідно надати забезпечення за договором і т.д.
Заключна етикетні формула, або формула ввічливості. Візовий збір зазвичай завершують заключній етикетної формулою - стійким виразом, котрі виявляють повагу, надію на подальшу співпрацю або жаль з приводу припинення співпраці або втрати тих чи інших можливостей, наприклад:
- Сподіваємося на подальшу співпрацю;
- Шкодуємо про виниклі труднощі.
Закінчуватися діловий лист може фразою, що містить вираз поваги, найменування посади відповідальної особи, що підписує цей лист, його власноручний особистий підпис і розшифрування підпису:
Начальник Туркестанської митниці Верещагін П.А. Верещагін
Завершальна формула ввічливості «З повагою» застосовується тільки в тому випадку, якщо лист починалося зі звернення «Шановний (П.І.Б. або посада)!», Але не є обов'язковою. Залежно від ситуації повторне вираз поваги може бути недоречним і виглядати проявом улесливості, приниження або іронії. З цих же причин не рекомендується вживати в діловому листуванні прикметники в найвищому ступені або слова, які посилюють емоційне забарвлення пропозиції. наприклад:
На превеликий жаль, ми не отримали Ваш каталог;
З глибоким жалем повідомляємо Вам, що не можемо задовольнити Ваш запит.
оформлення
На практиці для оформлення ділових листів достатніми реквізитами є:
Розміщення реквізитів наведено в прикладі 1.
Класифікація
Ділові листи можна розділити в залежності від їх призначення і змісту.
Супровідні листи в вищестоящу організацію повинні починатися з фрази «Представляємо Вам ...», в нижчу організацію - з «Направляємо Вам ...», в сторонню організацію - з «Надсилаємо Вам ...» (Приклад 2).
Супровідний лист не є гарантією, того що в отриманому вами конверті будуть присутні саме ті документи і в тій кількості, що зазначено в супровідному листі. Іншими словами, лист не є описом і не може бути представлено в судові органи в якості підтвердження відправки тих чи інших документів.
Супровідний лист не є обов'язковим при відправці документів.
Гарантійне. Як правило, містить дві частини: прохання що-небудь виконати, запевнення у виконанні зобов'язань зі свого боку і юридично є визнанням боргу (Приклад 3).
Вітальне. Такі листи складаються у відносно вільній формі і присвячуються якомусь торжества - пам'ятної дати, офіційним державного свята, значного для даної організації або особи події. Вітальні листи можуть бути оформлені як на бланку організації, так і на художніх бланках, колорованого папері, а також містити декоративні та графічні елементи.
Подячний. Лист-подяка до відома громадянина, посадової особи або організації з висловленням подяки за вчинені дії (Приклад 4).
В таких листах можуть бути використані фрази:
- Висловлюємо Вам щиру подяку ...;
- Дякуємо Вам за надану допомогу ...;
- Дозвольте висловити Вам вдячність ....
Прохання (запит) - це діловий лист, що направляється з метою отримання будь-якої інформації або документів (Приклад 5). Листи-запити вимагають обов'язкового відповіді у вигляді листа-відповіді. У тексті листа-запиту обов'язково повинно міститися обгрунтування необхідності надання відомостей або документів, про які йде мова.
На практиці лист-повідомлення і лист-повідомлення відрізняються незначно. Тому панікувати на тему: «Який жах, я відправила контрагенту повідомлення. а треба було повідомлення. " не потрібно. Немає нічого жахливого в тому, що в тексті листа ви написали «сповіщаємо» замість «повідомляємо».
Пропозиція. Направляється потенційному партнеру або контрагенту і містить пропозицію співпраці (Приклад 7). До цього виду відносяться комерційні пропозиції (оферти). Лист-пропозиція може містити як загальну, так і детальну інформацію про організацію та яка подається продукті:
- коротку історію і загальні відомості про вашу організацію (рік заснування, виробнича і складська база, досягнення, участь у соціально значущих заходах, нагороди, дипломи, звання і т.д.);
- реквізити організації;
- прейскурант із зазначенням, на яку дату він дійсний (якщо ви хочете представити всю продукцію вашого підприємства в цілому і продемонструвати потенційному партнеру рівень цін на неї);
- точне найменування акредитуючої продукту (якщо пропозиція складається на конкретний вид продукції або послуг);
- зображення товару;
- основні і найважливіші характеристики подається товару;
- ціна акредитуючої товару або послуг і термін її дії, із зазначенням грошової одиниці і згадкою, в якому форматі вказана ціна (з ПДВ або без);
- умови і вартість поставки;
- умови отримання знижки і т.д.
- Підтверджуємо отримання наступних документів: ...;
- Підтверджуємо отримання повідомлення про зміну реквізитів ....
Окремим випадком листи-вимоги є лист-претензія. Від простого листа-вимоги воно відрізняється описом суті несправності товару, неякісного надання послуг і т.д. У заключній частині викладається вимога: замінити товар по гарантії, здійснити гарантійний ремонт, повернути гроші і т.д. Претензія може містити фотографії несправного товару, документи, що підтверджують понесені стороною-ініціатором додаткові витрати (наприклад, на лікування, вимушене користування послугами сторонніх організацій і т.д.) (Приклад 9).
Решта види листів, як правило, відповіді не вимагають.
Стиль відповіді повинен відповідати стилю письма, на яке ви відповідаєте. Однак це не означає, що потрібно повторювати що містяться в ньому стилістичні та граматичні помилки.
Ну що ж, я поділилася з вами своїм досвідом відповідно до базовими принципами складання ділових листів найрізноманітнішої тематики.
Насправді ж тема про складання листів - невичерпна! У кожному конкретному випадку слід підходити до створення ділового листа відповідально і творчо, і тоді вам буде супроводжувати удача на цьому тернистому шляху!
Л.А. Назарова,
начальник канцелярії
Дізнатися більше:
