Топ-менеджер group

Єгор Ганін, керівник напрямку хмарних і бізнес-сервісів Mail.Ru Group. розповів Rusbase про те, як доводити завдання до кінця і організовувати робочий процес.

Дивно, але щоб завдання робилися в термін, терміни треба називати. Цього принципу досить просто дотримуватися, якщо усвідомити, що за абстрактним поняттям «дотримання термінів» завжди стоїть цілком конкретна послідовність дій.

Єгор Ганін, керівник напрямку хмарних і бізнес-сервісів Mail.Ru Group

Для великих завдань терміни назвати важко, тому «слонів» прийнято є частинами - розбиваючи на етапи, тривалість яких можна оцінити з точністю до тижня. Невеликі доступні для огляду задачі, в яких задіяно кінцеве кількість людей, потрібно намагатися оцінювати з похибкою в пару днів.

По-хорошому, для співробітника, яке визначило термін, є два варіанти подальших дій, гарантовано сприяють зростанню карми менеджера. Перший - все встигнути вчасно. Другий - якщо термін не виконується, заздалегідь повідомити про це всім причетним і назвати нову дату (і не найкомфортнішу для себе - це повинно стати компенсацією за зрив). Не чекайте, коли вас запитають про нові терміни - називайте їх першими.

Офіс Mail.ru в Москві. Джерело: Look at Media

Не завжди вдається встигнути до дедлайну, і це абсолютно нормально. Головне - не робити вигляд, що дедлайну не було зовсім. Що «не встигли» - треба розуміти заздалегідь і за кілька днів до цього необхідно підготувати новий план і графік. Як тільки перша мета втратила актуальність, у команди повинна моментально з'явитися друга. Зміна терміну повинна відбуватися з виразним поясненням, що містить в собі висновки, за якими це сталося, і причини, за якими не повториться знову, щоб люди розуміли, до чого прагнути. Якщо цього не зробити, проект буде робитися вічність, оновлюючи все нові і нові рекорди за термінами.

Є ще один варіант - забути про обіцянку. Такий розвиток подій свідчить про те, що співробітник, який називає терміни, не відповідає займаній позиції.

Це теорія. Розповім, як ми втілюємо її на практиці.

Ми користуємося загальним трекером, в який все менеджери протягом тижня записують свої завдання, як в записну книжку - без подробиць. У нас це Teambridge (який, правда, вже оголосив про своє закриття), але для таких цілей підходить і Asana, і Trello. і безліч інших систем управління проектами. Раз в тиждень ми збираємося, щоб звірити статус всіх завдань: за результатами цієї зустрічі якісь з них ми актуалізуємо, якісь переносимо. Оцінюємо ідеї, що з'явилися за тиждень, і вирішуємо їх долю.

Офіс Mail.ru в Москві. Джерело: Look at Media

Життєвий цикл завдання можна умовно розділити на два етапи: опрацювання та розробка.

опрацювання

Починається з моменту старту роботи над завданням. Від якості опрацювання менеджером завдання залежить актуальність і можливість втілення термінів. Вона складається з занурення в тему, дослідження, опису завдань, а також зустрічі з колегами. Після кожної зустрічі організатор повинен Cоставить коротке резюме: описати, з ким, коли і з якого питання зустрічався, про що домовилися, перерахувати терміни виконання цих домовленостей і відповідальних, а також вказати, яким буде наступний етап роботи. Це резюме відправляється за списком розсилки, в який входять всі зацікавлені особи сервісу. Ключові дати, названі на зустрічах, я заношу в to-do-list, який нагадує мені, коли треба повернутися до проекту і перевірити статус завдання.

Мета етапу - продумати проект, оцінити його необхідність та перспективність для сервісу. А якщо вирішено взяти його в розробку, то і сформулювати завдання, оцінити їх за часом, скласти road map і назвати дати початку робіт та орієнтовного завершення.

Їдальня мережі Cafetera в офісі Mail.ru. Джерело: Look at media

Розробка

На цьому етапі на проект починає витрачати сили і час команда, для якої менеджер люб'язно розписав завдання. Статей по організації розробки досить багато, і взяти можна будь-яку практику: загальна суть ефективних методик в тому, що проекти треба добре описувати і трекать. Ідеальною вважається завдання, до якої у розробки в таск-трекер немає жодного питання. Якщо проект деталізований, кожна його подзадача має терміни, а статус регулярно оновлюється, керівник проекту в будь-який момент зможе зрозуміти, якщо щось піде не так, і вжити заходів.

Головне, про що не варто забувати: встигне проект в термін чи ні на 80% залежить від менеджера і того, наскільки якісно він опрацьовує завдання.

Відповідно до цього алгоритму, ви і ваша команда в будь-який момент чітко знаєте, яким буде ваш наступний крок. Більш того: у кожної людини є розуміння того, коли звітний період, і як потрібно розподілити навантаження, щоб встигнути до дедлайну. Така визначеність значно допомагає не розтягувати проекти до нескінченності і дозволяє доводити задумане до фіналу.

Фото на обкладинці: прес-служба Mail.ru.