Що потрібно знати бухгалтеру про кадрової документації - бухгалтерія онлайн

Ввідна інформація

Відразу обмовимося, що ми не будемо розглядати очевидні речі - зрозуміло, що трудові книжки. договори і кадрові накази повинні бути в кожній організації. На нашому форумі інформації щодо їх оформлення досить, тому зупинятися на складанні даних документів не будемо. Скажемо тільки те, що при перевірці інспектори обов'язково їх подивляться.

В рамках же цієї статті ми розповімо про документи, про які в компаніях часто забувають. Особливо в тих організаціях, де кадровий облік веде не співробітник, який спеціалізується на даному виді обліку, а людина, що поєднує роботу бухгалтера і кадровика. Отже, які ж кадрові документи (крім трудових книжок, договорів і наказів) обов'язково повинні бути в організації? Ось їх перелік:

• Табель обліку робочого часу
• Графік відпусток
• Штатний розклад
• Правила внутрішнього трудового розпорядку
• Розрахунковий листок
• Книги обліку трудових книжок
• Особова картка працівника

Табель обліку робочого часу

Перший документ, про який ми сьогодні поговоримо, - це табель обліку робочого часу. Про те, що такий документ повинен мати будь-яка організація, сказано в статті 91 Трудового кодексу. де закріплена загальна обов'язок роботодавця щодо ведення обліку робочого часу.

Форми для такого обліку - Т-12 і Т-13 - затверджені постановою ГоскомстатаУкаіни від 05.01.04 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - постанова № 1). Зверніть увагу, що вести треба тільки одну (будь-яку) з них. Відрізняються вони тим, що в формі Т-12 є графи для розрахунку заробітної плати, а Т-13 - виключно кадрова форма, в якій враховуються тільки явка співробітників і відпрацьований ними час.

Зберігати табелі обліку робочого часу потрібно протягом п'яти років після закінчення року, за який вони заповнювалися (наказ МінкультуриУкаіни від 25.08.10 № 558 *; далі - наказ № 558). Зверніть увагу: на підприємствах з шкідливими, небезпечними або важкими умовами праці термін зберігання табелів становить 75 років, тому що містяться в них дані можуть бути необхідні для обчислення стажу і пенсій.

Графік відпусток

Наступний документ, про який далеко не завжди пам'ятають бухгалтери, які виконують функції кадровика, пов'язаний з відпустками працівників. Йдеться про графік відпусток. У статті 123 ТК України прямо сказано, що графік відпусток обов'язково повинен бути в організації. Даний документ складається за уніфікованою формою Т-7. затвердженої наказом Мінстату №1.

Зверніть увагу: графік відпусток повинен бути затверджений в строго певний час - не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року (ст. 123 ТК України). Крім того, будь-які відхилення реальних відпусток від цього графіка повинні оформлятися окремими наказами, що вносять зміни в графік.

Штатний розклад

Йдемо далі. В ряду вже озвучених документів штатний розклад стоїть осібно. Справа в тому, що безпосередньо в Трудовому кодексі не сказано про необхідність мати штатний розклад в кожній організації. Але при цьому в Кодексі є норма, згідно з якою в трудовому договорі потрібно вказати посаду відповідно до штатного розкладу (ст. 57 ТК Україна). Ось і виходить, що в організації повинен бути документ, де вказуються найменування посад, розміри окладів та інші умови.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Необхідність мати документ під назвою «Правила внутрішнього трудового розпорядку» безпосередньо випливає зі статті 189 ТК РФ. У ній сказано, що «трудовий розпорядок визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку» і наводиться короткий опис цього документа.

Не забудьте, що дані правила затверджуються наказом керівника. Кожного співробітника потрібно ознайомити з ними під підпис. У разі зміни або прийняття нових правил, колишня редакція повинна зберігатися протягом одного року (див. Наказ № 558).

Розрахунковий листок

Наступний документ обов'язково зацікавить перевіряючих з трудінспекціі. Йдеться про розрахунковому листку, який, згідно зі статтею 136 ТК РФ. роботодавець повинен видавати кожному працівникові при виплаті заробітної плати. У листку повинна міститися інформація про складові частини зарплати за відповідний період, розміри і підстави зроблених утримань, а також про загальну суму, що підлягає виплаті.

Як показує практика, про необхідність видачі таких листків пам'ятають не на всіх підприємствах. А адже за відсутність розрахункових листків при виплаті кожної заробітної плати інспектор має право штрафувати організацію на 50 тисяч рублів (ст. 5.27 КоАП України). Ось тому-то розрахункові листки так цікавлять контролерів: витрат на виявлення порушення практично ніяких, а штраф можна нарахувати досить значний.

Отже, що ж треба зробити, щоб цього штрафу уникнути? Перш за все, затвердити форму розрахункового листка. Робиться це наказом по організації, який видається на підставі статті 136 ТК РФ. У цьому ж наказі доцільно зафіксувати порядок заповнення даного листка, а також порядок його видачі співробітникам, чітко позначивши осіб, відповідальних за кожен етап.

Зверніть увагу, що форму розрахункового листка і порядок видачі його працівникам потрібно затвердити навіть в тих організаціях, де заробітна плата перераховується на банківські карти (лист Роструда від 18.03.10 № 739-6-1).

Книги обліку трудових книжок

Про трудові книжки ми вже побіжно згадали на початку статті. Але крім самих трудових книжок, організація повинна вести ще два пов'язаних з ними документа. Це прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї. а також книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Зразки книг можна знайти в постанові МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок».

При складанні даних книг потрібно пам'ятати, що чиновники не тільки затвердили їх форми і правила ведення, а й чітко визначили той підрозділ, який має заповнювати кожну з них. Так, ведення прибутково-видаткової книги покладено на бухгалтерію, а ведення книги обліку руху трудових книжок - на той підрозділ організації, яка займається оформленням прийому і звільнення працівників. Ці вимоги зафіксовані в пункті 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду України від 16.04.03 № 225 (далі - Правила ведення і зберігання трудових книжок).

Також не забудьте, що дані книги ведуться в паперовому вигляді. Вони повинні бути прошиті, опечатані та завірені підписом керівника, а листи в книгах належить пронумерувати. Обидві книги зберігаються протягом 75 років, а значить, їх можуть зажадати при будь-якої перевірки.

Особова картка працівника

Ще один документ, побічно пов'язаний з трудовими книжками, - особова картка. Про необхідність ведення особистих карток працівників йдеться, зокрема, в пунктах 12 і 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок. Форма особової картки затверджена наказом Мінстату № 1 (форма Т-2). Заповнюється вона на кожного співробітника і зберігається в організації протягом 75 років.

На цьому перелік обов'язкових для будь-якої компанії кадрових документів закінчується. Однак трудове законодавство згадує ще й інші документи, які повинні з'являтися в компанії в тих чи інших випадках. Про них ми детально поговоримо наступного разу.

* «Про затвердження« Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання ».