Протокол зборів засновників

Документ під назвою «Протокол зборів засновників» - один з найважливіших в пакеті документації, що супроводжує поточну діяльність підприємств і організацій, що знаходяться в організаційно-правовому статусі ЗАТ, ВАТ, ТОВ або ПАТ.

Необхідно враховувати і той факт, що в разі спірних і конфліктних ситуацій, даний документ може бути оскаржений в суді.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк протоколу зборів засновників .doc Завантажити зразок заповнення протоколу зборів засновників .doc

Навіщо потрібен протокол зборів засновників

Вже починаючи з самого відкриття Товариства, збори засновників встановлює деякі правила і порядок його роботи, затверджує форми документів, призначає відповідальних осіб і т.д. і все це докладно фіксується в даному документі. В процесі подальшої діяльності протокол також періодично буває необхідний.

Слід зазначити те, що документ застосовується в двох типах ситуацій:

  1. перші чітко визначені законом (відкриття-закриття Товариства, затвердження Статуту, вихід учасників, призначення директора, розподіл доходів і збитків і т.п.),
  2. другі - факультативні або кажучи інакше добровільні (розгляд і прийом нормативних актів, узгодження угод і т.д.).

Що робити якщо хтось із учасників зборів засновників голосує «проти»

Зазвичай засновники компаній сходяться в думках, але, як в будь-якому правилі, тут є свої винятки, і іноді хтось буває проти більшості. В цьому випадку, думка учасника слід занести в документ з обгрунтуванням і додатком документів (якщо такі були надані). Надалі даний засновник протягом двох місяців може оскаржити рішення зборів в судовому порядку.

Якщо ж в суд надумає звернутися учасник зборів, котрий проголосував «за» рішення будь-якого питання в установленому загальними зборами порядку, і це було зафіксовано в протоколі належним чином, то його шанси на успішне завершення судового розгляду буде вкрай невеликі, тому в таких випадках, краще спробувати домовитися з співзасновниками мирним шляхом.

Порядок проведення зборів засновників

Як було сказано вище, приводом для зборів засновників можуть послужити самі різні обставини. Порядок дії тут такий:

  1. спочатку загальним голосуванням призначається голова зборів і секретар (правда, дана процедура не є обов'язковим до виконання, оскільки досить часто в складі засновників Товариства всього два учасники).

При цьому, якщо головою зборів повинен бути обов'язково один із засновників організації, то секретарем може бути абсолютно будь-який співробітник підприємства.

Функція секретаря - протоколювання дій присутніх і внесення всіх необхідних записів в документ, а також забезпечення учасників потрібною кількістю копій.

У деяких випадках збори стверджує схему голосування, яке може проходити шляхом простого підняття рук або ж протоколированием думок.

  • Потім, на порядок денний виносяться проблеми і завдання, за якими потрібно прийняти якесь рішення.

    На зборах може обговорюватися як одне питання, так і відразу декілька. Всі вони обов'язково повинні бути вписані в протокол.

  • Після того, як учасники винесуть вердикт, він також заноситься в документ.
  • На завершення протокол підписується усіма присутніми, включаючи секретаря, які таким чином засвідчують факт того, що вся інформація в нього внесені вірно.

    • Правила написання та оформлення документа

    Протокол зборів засновників не має строго встановленого, уніфікованого зразка, писати його можна у вільному вигляді. Як правило, на підприємствах є шаблон документа, за яким він і оформляється. Основна умова. протокол повинен містити відомості

    • Про компанію,
    • датою складання,
    • учасниках зборів,
    • темі (якщо їх декілька, вони вказуються окремими пунктами)
    • і вирішенні.

    Писати протокол можна як на фірмовому бланку організації, так і на стандартному аркуші А4 формату в тій кількості примірниках, в якому це необхідно.

    Після проведення зборів, протягом десяти днів кожного його учасника слід забезпечити своїм примірником протоколу, а одну копію, завірену за всіма правилами, передати на зберігання в архів організації, де вона повинна міститися рівно стільки, скільки належить за законом для подібного роду документів.

    Приклад складання протоколу

    Тут представлений найпростіший варіант протоколу зборів засновників, на основі якого легко можна зрозуміти, як складати більш складні документи.

    Спочатку бланка пишеться

    • найменування компанії (в повній відповідності з установчими документами),
    • населений пункт, в якому здійснює діяльність підприємство
    • і дата зборів.

    Рядком нижче вписується номер протоколу (по внутрішньому документообігу організації).

    Далі йде описова частина:

    1. по порядку перераховуються учасники (вписується прізвище, ім'я, по батькові повністю і розмір частки в статутному капіталі),
    2. призначається голова і секретар (при необхідності),
    3. вказуються питання, які стоять на порядку денному (окремими пунктами),
    4. вписується рішення (також окремими пунктами по кожному питанню).

    Якщо зборам були представлені будь-які документи, які зіграли свою роль під час обговорення питань, їх потрібно обов'язково вказати в додатку. На завершення протокол обов'язково повинен бути підписаний всіма учасниками зборів, включаючи секретаря (якщо такий мав місце бути).

    Протокол зборів засновників