Порядок зустрічі делегації
Комерційний директор (за наявності відповідної посади - начальник відділу ЗЕД)
Порядок зустрічі делегації
Визначення кількісного і персонального складу осіб, зустрічаючих іноземних партнерів регламентується наступними протокольними правилами. Ранг і посада зустрічає глави делегації повинні відповідати рангу і посади приїжджає глави делегації, тобто якщо приїжджає глава іноземної фірми, то його повинна зустріти глава приймаючої фірми.
Глава приймаючої делегації для зустрічі гостей зазвичай прибуває в супроводі 2-3 чоловік (виходячи з ділових міркувань це можуть бути керівники окремих служб, фахівці, а також перекладач). Дамам, які прибули з делегацією, вручаються квіти (повністю упаковані в целофан, щоб пилок не забруднила костюми і не викликала алергію). Якщо гість приїжджає з дружиною, то його зустрічає глава делегації також з дружиною.
Привітання та представлення
Першим представляється глава приймаючої делегації. Якщо з ним приїхала його дружина зустрічати дружину гостя, то він представляє і її.
Другим представляється гість - голова прибулої делегації і представляє свою дружину.
Потім глава приймаючої делегації представляє супроводжуючих його осіб - членів делегації, які приїхали зустрічати гостей, по рангах (по низхідній). Якщо серед зустрічаючих є жінки, то їх представляють по рангах і в першу чергу.
Після цього глава прибулої делегації таким же чином представляє членів своєї делегації.
Під час представлення чоловіки, як правило, обмінюються рукостисканнями, жінки це роблять за взаємної згоди. При обміні рукостисканнями жінка перша подає руку чоловікові. Таким же пріоритетом користуються люди старшого віку по відношенню до молодих.
Керівник делегації подає руку члену делегації. Чоловік при рукостисканні знімає рукавичку з правої руки. На жінок це правило поширюється лише при вітанні один одного. Якщо одна з жінок зняла рукавичку для рукостискання, то інша слід її приклад.
Тепла зустріч сприяє створенню дружньої атмосфери в процесі роботи, тому зарубіжних гостей, які приїхали в фірму для ознайомлення з її діяльністю, або для вирішення робочих питань, глава фірми повинен зустріти і вітати на урочистому прийомі. Решту часу гостями можуть займатися інші співробітники. Проводжає гостей також глава фірми.
З перших хвилин візиту члени приймаючої делегації стикаються з проблемою дотримання правил етикету при зверненні до прибулих гостей.
Форми звернення, прийняті в багатьох країнах, бувають досить складні, визначаються національними традиціями, культурними особливостями. Назвемо лише загальні універсальні правила, яких можна дотримуватися в міжнародному спілкуванні.
При зверненні до офіційних осіб, що мають державний статус, військове звання, дипломатичний ранг, вчений ступінь, в більшості країн обходяться без згадки імені: "Пане міністре", "Пан посол", "Пане мер", "Пан полковник". Винятком є Німеччина, де в подібному випадку все ж приєднується прізвище: "Пан доктор Вольф". До жінок переважно звертатися за прізвищем чоловіка. При складних і труднопроизносимих іменах можна вдатися до міжнародної формі "мадам".
Звернення "сер" може вживатися по відношенню до людей старшого віку, до тих, хто займає більш високе положення, а також до досить відомим, високопоставленим особам, щоб уникнути частого повторення їх офіційних звань, рангів.
Висаджування по автомобілям
Програма візиту передбачає забезпечення гостей транспортом з метою доставки до місця проживання і подальших переміщень на весь час перебування в країні.
Згідно міжнародній протокольній практиці місця в автомобілях діляться на почесні і менш почесні. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні праворуч по ходу руху (рис. 1). Першим сідає і виходить пасажир, що займає найбільш почесне місце. Якщо гість приїхав з дружиною, то розсадження виглядає згідно (рис. 2). Правило, згідно з яким першим почесним місцем є місце на задньому сидінні праворуч по ходу руху, поширюється і на багатомісні автомобілі (рис. 3).