Обробка первинних документів

Бухгалтерський облік, згідно з законодавчими нормами повинен повністю відображати всю господарську діяльність, яка ведеться в організації і яким-небудь чином впливає на її фінансовий стан. В основі такого докладного обліку лежить робота з первинною бухгалтерською документацією. І хоча, існує думка, що «первинка» - це робота для самого недосвідченого бухгалтера, на ділі, вірне оформлення цих документів видається украй важливим.

Форма і реквізити.

Первинний документ може виглядати як завгодно, але мусить мати мінімум певної інформації. Існуючі норми дозволяють будь-якої організації використовувати наявні стандартні форми документації або ж вводити в обіг будь-які інші, розроблені самостійно. Однак другий варіант зустрічається рідко, адже грамотно розробити форму може тільки фахівець з певним рівнем кваліфікації, а наявні стандартні формуляри зручні у використанні і прості в розумінні.

Первинний документ може бути, як традиційно паперовим, так і електронним. Електронні форми повинні відповідати всім вимогам, які пред'являються і до паперового первинного документообігу, а також бути завірені електронним підписом уповноваженої особи. Однак, є одна важлива умова: якщо за договором з будь-яким з контрагентів організація зобов'язується надавати паперові варіанти документації, від електронних копій можуть і відмовитися, зажадавши стандартний варіант на папері.

Якого б вигляду не була «первинка», вона буде недійсною без наступних реквізитів і даних:

• Найменування виду документа і номера форми, якщо вона стандартна.
• Дати формування документації.
• Назви і основних реквізитів організації-укладача.
• Суті, змісту проведеної господарської операції.
• Вимірників здійсненої операції із зазначенням натуральних або грошових величин вимірювання.
• Вказівки посади і підпису співробітника, відповідального за оформлення факту господарського життя, а так само інформації, котра однозначно ідентифікує дана посадова особа.

Бухгалтерська робота, особливо з первинними документами - це обробка величезного обсягу інформації, отже, помилки в процесі просто неминучі. Однак найсерйозніші недоліки потрібно завжди пам'ятати і тримати їх відсутність під контролем.

По-перше, головний і непростимий бухгалтерський промах в «первинці» - це її відсутність. Причому мова йде як про повну відсутність реєстрації факту господарського життя, так і про відсутність паперових копій там, де це потрібно. Може здатися, що списання незначної кількості матеріалів, покупка одного тюбика клею та інше в цьому роді - дрібниця у море бухобліку, але це просто незаконно. Потрібно пам'ятати і про те, що деякі автоматичні дії, що здійснюються системами обліку, вимагають роздруківки паперових копій в обов`язковому порядку. Базовий набір первинної документації включає в себе:

• Ордери та чеки.
• Доручення про платежі і банківські виписки.
• Квитанції.
• Авансові звіти.
• Накладні, акти.
• Рахунки-фактури.

ВАЖЛИВО: Накладну і рахунок-фактуру можна замінити одним документом - ЕПД!

Незважаючи на те, що договору не перераховані в ПБО, як первинні документи, фактично податківці їх вимагають. Підставою для цього є той факт, що договірні відносини між юридичними особами повинні бути закріплені в письмовій формі. Крім того, від інформації, відображеної в договорі часто залежить, як саме правильно відобразити в податковому обліку той чи інший факт.

По-третє, наявні орфографічні та пунктуаційні помилки, підписи олівцем, недодрукованих текст, можуть викликати підозри у фальсифікації документа. Цього слід уникати, оскільки при податкових перевірках на подібне завжди звертають увагу.