Механізм обліку виконаних робіт

Для організації системи KPI необхідно вести облік робіт виконаних співробітниками.

Цитата з Положення про використання KPI.

Глава 2. Механізм обліку виконаних робіт

Облік ведеться на основі завдань, що створюються в рамках робочої групи корпоративного порталу: Назва вашої групи. Завдання співробітникам ставляться як самими співробітниками, так і керівником відділу.

За замовчуванням пріоритет у створюваної завдання - низький. Керівник відділу може підвищувати пріоритет завдання, щоб орієнтувати співробітника на потрібні роботи.

Роботи, які є обов'язковими і виконуються без урахування пріоритету в першу чергу:

звітність

Звітність складається керівником відділу на основі закритих протягом звітного місяця завдань.

Особливості обліку. Тут треба розписати особливості обліку робіт у вашому відділі, наприклад:

Види робіт

Тут треба написати ваші умови виконання всіх видів робіт відділу. наприклад:

Основним завданням відділу є своєчасне оновлення базової документації по продуктам. Завдання по оновлень виконуються в першу чергу, не дивлячись на наявність завдань з пріоритетом Середній і Високий. Невиконання завдань по оновлень в терміни регламенту караються штрафами.

Завдання по оновлень мають назву виду: «Оновлення, дата, модуль».

Для реалізації системи обліку виконаних робіт використовується інструменти Завдання і Конструктор звітів. Це штатні інструменти Бітрікс24. що дозволяють створювати прозорі для всіх звіти за завданнями, які мають механізми завдання термінів, повідомлень, нагадувань і так далі.

створення завдань

Всі роботи в відділі виконуються з обов'язковою постановкою завдання на кожну роботу. Скоротити час на постановку завдань можна використовуючи заздалегідь створені шаблони.

Завдання можуть створюватися як керівником відділу і призначатися конкретному виконавцю, самими співробітниками на себе. В останньому випадку необхідно, щоб співробітники або створювали завдання від імені керівника, або, як мінімум ставили його в список спостерігають.

Обов'язкова умова! Завдання має створюватися в рамках робочої групи відділу. В іншому випадку у керівника будуть великі витрати часу на відстеження завдань і включення їх в місячну відомість.

Не рекомендується створювати завдання на декількох співробітників співвиконавцями. У цьому випадку завдання буде зараховуватися в звіті тільки основного виконавцю. Якщо необхідно розподілити роботи в рамках одного завдання між декількома співробітниками краще використовувати механізм подзадач.

Банальності. назва завдання повинно бути зрозумілим, опис робіт в тексті завдання - конкретним і чітким.

Поля в формі створення завдання, мінімально необхідні для системи KPI:

Виконання завдання і звіт по ній

Виконавець звітує тут про виконання, керівник виносить своє рішення про прийом / НЕ прийомі завдання з поясненням свого рішення:

Після виконання роботи завдання закривається, виставляється, якщо потрібно, оцінка роботі.