Майстер правил

Отже, ми розглянули основні аспекти роботи з електронною поштою: створення повідомлення, відправка і прийом, а також відповідь, пересилання і установка параметрів електронної пошти. Все це, без сумніву, дозволяє на гідному рівні організувати вашу комунікаційну діяльність. Але розглянуті нижче можливості Outlook, дозволяють не тільки організувати цей процес, але і оптимізувати його, що робить Microsoft Outlook лідером серед поштового програмного забезпечення.

Майстер правил - це спеціальний засіб Outlook, що допомагає обробляти електронну пошту. Правила визначають дії, які повинні автоматично виконуватися для тих чи інших повідомлень. Створене правило застосовується програмою Microsoft Outlook до вступників або до відправлені повідомленнями.

Правила Outlook

Правила - це набір умов, дій і винятків для обробки і впорядкування повідомлень. Кожне правило складається з трьох елементів: одного або декількох умов, що описують повідомлення, до яких застосовується дане правило; одного або декількох дій, що визначають операції, які потрібно виконати з повідомленнями, що задовольняють умовам, і одного або декількох винятків, що вказують, до яких повідомленнями не повинно застосовуватися це правило. Наприклад, всі повідомлення, отримані від вашого керівника (умова), крім тих повідомлень, які мають високу важливість (виняток), ви можете автоматично перемістити в окрему папку (дія).

У табл. 9.7 наведено стандартні види правил і їх опис.

Перевірка повідомлень після отримання

Застосувати це правило, коли отримані повідомлення

Перевірка повідомлень після відправки

Застосувати це правило, коли відправлені повідомлення

Переміщення нових повідомлень від кого-небудь

Застосувати це правило, коли отримані повідомлення від <отправители или список рассылки> перемістити в папку <имя>

Повідомлення при отриманні важливих повідомлень

Переміщення повідомлень на основі змісту

Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, що містять <текст> в тексті або в поле Тема (Subject). Перемістити в папку <имя>

Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, що містять <текст> в поле Тема (Subject). видалити їх

Відмітка повідомлень від кого-небудь

Застосувати це правило, коли отримані повідомлення від відправники або список розсилки>. Встановити для них позначку <действие и срок>

Переміщення відправлених повідомлень

Припинення обробки всіх наступних правил

Застосувати це правило, коли отримано повідомлення. Зупинити подальшу обробку правил

Таблиця 9.7.Стандартние види правил і їх опис

створення правила

Давайте розглянемо роботу Майстра правил (Rules Wizard) на наступному прикладі. Припустимо, що ви є Інтернет-передплатником і кожен день вам приходять повідомлення від сервера підписки (в моєму випадку, це новини дня від CityCat). Природне бажання - автоматично переміщати новини в спеціально створену для них папку. Але припустимо, що крім новин від CityCat приходять і повідомлення про погоду. Більш того, якщо повідомлення (новина) матиме вкладення, не хотілося б поміщати його в цю папку.

Таким чином, можна задати наступне правило: "Переміщати нові повідомлення в папку CityCat за умови, що відправник - CityCat і тема повідомлення містить текст" новини ", за винятком тих випадків, коли електронний лист містить вкладення".

Приклад 9.31. створення правила

> Сервіс> Майстер правил.

Створити правило на основі шаблону

Виду правил Переміщення нових повідомлень від кого-небудь

<отправители или список рассылки>

Ім'я: = <Имя папки>

Помістити в папку Вхідні

містять <текст> в поле "Тема"

Додати новий: = <текст> (Рис. 9.47)

Крім містять вкладення

Name of Rule: = <Имя правила>

Виконати це правило на повідомленнях, які вже знаходяться в папці Вхідні

Після натискання кнопки Готово (Finish) буде запущено правило для елементів папки Властивості користувача (Personal Folders). Тепер правило повністю готове до роботи.

Робота з правилами

Всі створені правила знаходяться в списку Застосувати правила в наступному порядку (Apply rules in the following order) діалогового вікна Майстер правил (Rules Wizard). Можна створювати, змінювати, перейменовувати і видаляти правила за допомогою відповідних кнопок.

У разі необхідності можна відключати або включати режим виконання правил. Для цього зніміть або встановіть прапорець поруч із режиму.

Якщо є більше одного правила, то можна змінювати послідовність їх виконання за допомогою кнопок Вгору (Move Down) і Вниз (Move Up). У деяких випадках порядок виконання правил має велике значення.

Також, крім автоматичного, Майстер правил підтримує ручне виконання створених правил.

Приклад 9.32. "Ручне" виконання правил

Включаючи вкладені папки

Застосувати до Всі повідомлення

На закінчення даного розділу я хочу привести ряд зауважень і порад по роботі з Майстром правил.