Як скласти чек лист, блог ЛБК

Якщо ви працюєте в інтернеті, то з чек-листами знайомі не з чуток. Чек-лист (англ. Chek list - контрольний список), по суті, невелика шпаргалка із зазначенням виконання необхідних дій для досягнення певних результатів.

Швидше за все, ви самі щодня користуєтеся чек-листами, заповнюючи в Todoist список майбутніх справ.

До того ж, чек-лист може використовуватися для перевірки виконання роботи співробітників, для нагадування необхідних дій самому собі і колегам по роботі.

Як правильно скласти чек-лист, щоб робота була ефективною? Про це в нашій статті!

Навіщо потрібен чек лист

1. Чек-лист - це список, який містить ряд необхідних пунктів для будь-якої роботи або процедури.

Виконуючи роботу, кожен співробітник може відзначати пункти зі списку, і це дозволить дізнатися про стан виконання цієї роботи, а також на якому етапі реалізації проекту знаходиться ваш колега.

Часто в поспіху можна легко забути важливу деталь. Ефективний чек-лист дозволяє відстежити, чи всі пункти для завершення завдання були виконані.

Так, співробітники можуть заміняти один одного в разі появи форс-мажорних обставин. Тому що легко зможуть звіряти свої дії з чек-листом. До того ж, чек-лист дозволить уникнути багатьох помилок через неуважність.

2. Економія робочого часу. З чек-листом на виконання одного завдання буде витрачатися набагато менше часу, тому що співробітники чітко бачать, що їм необхідно конкретно зробити, а не витрачати час даремно на продумування плану роботи. Це все дозволяє підвищити ефективність роботи офісу і компанії в цілому.

4. Підвищується швидкість навчання нових співробітників. Коли в компанії є база готових чек-листів по виконанню різних завдань, то ввести в курс справи нового співробітника не складе труднощів, досить коротко розповісти суть завдання і дати чек-лист для самостійної роботи.

5. Високий результат і зменшення числа помилок.

Чек-листи можуть застосовуватися в самих різних галузях: існують чек-листи для маркетологів, офіціантів, дизайнерів, пілотів, організаторів проектів і т.д.

Робота з чек-листом зводиться до того, що виконавши одну дію, його слід зазначити в чек-листі. Таким чином, відзначаючи всі пункти, можна побачити, як скоро і наскільки ефективно виконана робота.

До речі кажучи, якщо ви користуєтеся таск-менеджерами, то ви щодня складаєте чек-листи для ефективності роботи і життя в цілому. Головне правило для складання чек-листів: один пункт - одна операція.

Як скласти чек-лист

Робота з чек-листом зводиться до складання контрольного списку передбачуваних справ. Зважаючи на свою універсальність, чек-листи поширені у всіх сферах життя. До того ж, головний показник цінності чек листа - це стислість і чіткість позначених дій, які необхідно здійснити, рухаючись до досягнення результату.

1. Скласти чек-лист просто: кожен пункт - це мінімальна повна операція, що вимагає виконання. Бажано прописувати кожен пункт в позитивної формі: «візитки розроблені, товари замовлені, переговори проведено».

2. Використовуйте не більше 20-25 пунктів.

3. Ідеальний чек-лист передбачає наявність відмітки про виконання завдання.

4. Кожен пункт значущий для цілісності всієї системи і його відсутність може порушити цю цілісність.

5. Чек-лист повинен виглядати естетично - тоді з ним буде приємніше працювати. Тому обов'язково номерні списки.

6. Роздрукуйте чек-лист для зручності роботи, щоб кожен співробітник міг брати його при необхідності і тримати під рукою.

Можна давати ще багато порад щодо складання чек-листа, проте, краще наочно подивитися, як складені наші чек-листи в Лабораторії Бізнес Кейсів, і стане зрозуміло, як ви можете скласти власний Перелік пунктів для контролю роботи співробітників або підготовки до важливих заходів.

У нас досить багато вдалих чек-листів, і для прикладу один з них на тему «Конструктор заголовків» ви можете завантажити собі і робити власні чек-листи за образом і подобою;).