Як складати графік відпусток ключові моменти

Відповідно до чинного законодавства нашої країни всім особам в обов'язковому порядку покладається тимчасове звільнення від основної роботи. У трудовій практиці таке звільнення називається відпустку. ТК Україна передбачає як оплачувані, так і неоплачувані його види, призначені для відпочинку співробітників підприємств, або ж для вирішення ними будь-яких інших завдань, не пов'язаних з їх трудовою діяльністю.

Що являє собою графік відпусток

Це особливий вид документа, складання якого є необхідним і обов'язковою умовою для будь-якої фірми чи організації незалежно від її виду і типу трудової діяльності. Даний документ являє собою відповідний розклад, в якому вказані і детально розписані дати щорічних відпусток всіх працівників конкретної компанії або фірми.

При цьому графік може змінюватися в будь-який момент за особистим погодженням працівника зі своїм безпосереднім керівником, але здійснюватися ця процедура повинна в період не пізніше, ніж за 14 календарних днів до фактичного настання заздалегідь визначеної дати виходу у відпустку.

Для перенесення свого часу відпочинку та чи інша людина зобов'язаний надати письмову заяву своєму керівництву.

Правила складання

При складанні подібного документа необхідно дотримуватися наступних обов'язкових правил:

Ключові моменти

Незважаючи на те, що даний план в обов'язковому порядку складається щороку по одному і тому ж алгоритму, твердження цього документа часто викликає питання і нерозуміння.

При оформленні необхідно дотримуватися наступних важливих моментів:

Особи, які мають право на подовжений відпустку

Кому можуть бути надані щорічні додаткові відпустки

Працівники, які мають право на надання відпустки в зручний для них час

Неповнолітні співробітники фірми.
Громадяни, чиї дружини оформили і перебувають у відпустці через вагітність або наступних пологів.
Ветерани, які брали безпосередньо особисту участь в бойових діях.
Особи, чиї дружини є військовими.
Ветерани, інваліди та учасники Великої Вітчизняної війни, а також ті, хто пропрацював не менше 6 місяців в тилу ворога.
Почесні донори нашої країни.
Люди, що постраждали від впливу радіаційних випромінювань, отриманих внаслідок аварії на атомному реакторі.
Громадяни, які отримали важкі фізичні недуги від впливу радіаційних випромінювань на випробувальному полігоні.
Особи, які ведуть свою трудову діяльність не за основним місцем роботи, а за сумісництвом.
Жінки, які мають відпустку, в зв'язку з вагітністю та поколіннями.

Завантажити зразок графіка відпусток в форматі MS Word.

Основні підходи

В кінці року всім керівникам компаній необхідно пам'ятати, що терміни остаточного затвердження і здачі подібного плану чітко позначені чинним законодавством. Цей процес є досить важким і трудомістким, а, отже, підготовку до нього необхідно починати не в останні моменти, а завчасно.

Терміни підготовки ніде і ніким не обумовлені, кожен керівник повинен при виборі часу спиратися на штат своєї організації, з огляду на фактичну кількість персоналу.

Залежно від цього фактора і специфіки діяльності фірми можуть бути використані 2 підходи:

Складений і затверджений графік буде основним документом, який регламентує відпускну діяльність протягом усього наступного календарного року. Таку методику раціональніше всього використовувати на особливо великих підприємствах, чисельність персоналу яких обчислюється тисячами людей, оскільки в цьому випадку без відповідного документа неможливо відстежити і врахувати всі відпустки. Також цей підхід хороший в компаніях, чия діяльність заснована на безперервному виробництві чого-небудь, з використанням змінних графіків робіт для своїх службовців. В такому випадку відповідність плану відпусток дозволить уникнути небажаних простоїв в роботі з причини відсутності або нестачі персоналу. До того ж, людина може спробувати відмовитися від основної відпустки, намагаючись заробити велику суму грошей або ставлячи інші цілі, а це, в свою чергу, загрожує серйозними санкціями з боку компетентних органів, що стежать за дотриманням трудових договорів і законодавчих норм. Наявність графіка дозволить уникнути подібної проблеми, оскільки наймач має право облямувати співробітника в примусову відпустку, зберігаючи йому при цьому заробітну плату на цей період.
Формальний підхід має прямо протилежну специфіку. Він існує у вигляді документації, що не регламентує догляд персоналу у відпустку і, в свою чергу, надається лише по-різному компетентним органам і організаціям, що здійснюють відповідні перевірки. Цей метод хороший для невеликих фірм з маленьким штатом. Зазвичай, з огляду на нечисленного кількості співробітників, подібні організації мають досить демократичними стилем управління, що сприяє оформлення відпусток в будь-який період часу, який може бути взаємовигідний для обох сторін і досягається він шляхом усних угод. Однак в кінці року необхідно привести складений раніше графік в нормальний вигляд, щоб дати відпочинку працівників в ньому відповідали датам реальних відпусток і заяв.

Складання графіка відпусток: оформлення документа

План відпусток повинен враховувати інтереси всіх сторін-учасниць: працівникові треба відпочити в зручний для нього період, а керівнику важливо, щоб відсутність співробітника не позначалося на виробничому процесі. У відділі кадрів обов'язково має бути присутня відповідна інструкція з діловодства, яка регламентує і контролює складання і оформлення подібного документа.

При оформленні його потрібно керуватися наступними правилами:

Відпустка не може бути надано раніше початку календарного року, за який людині надається час для відпочинку.
У великих організаціях найзручніше складати макети графіка всередині кожного підрозділу, відділу або цеху, які не пов'язані між собою в трудовому процесі. Здані в відділ кадрів подібні документи об'єднуються потім в офіційний план для відпочинку співробітників компанії з внесенням в нього ряду певних змін і коригувань, якщо такі потрібні.
Можливо попереднє проведення опитувань серед робочого персоналу, щоб кожна людина могла озвучити найбільш зручну для себе дату відпочинку. Проводиться зазвичай за участю керівника фірми або співробітника відділу кадрів і лінійного менеджера. Такий метод оформлення документів майже неможливий у великих організаціях, але для невеликих підприємств він є найбільш оптимальним.
Всі побажання персоналу, які стосуються передбачуваних дат відпочинку, повинні в обов'язковому порядку підтверджуватися їх підписом. Це допоможе уникнути виникнення конфліктних ситуацій у разі вчинення помилок з боку керівника або представника відділу кадрів.
Якщо побажання працівника щодо бажаного періоду відпочинку неможливо здійснити з об'єктивних причин, то після узгодження нового часу (яке влаштовувало б усі зацікавлені сторони) з співробітника необхідно взяти заяву і підпис, що свідчать про те, що він ознайомлений з рішенням і повністю з ним згоден.

Відповідальність за відсутність графіка відпусток

План відпусток складається відповідно до законодавства, тобто він є обов'язковим документом і відмовитися від використання його не є можливим.

Відсутність подібного документа або неподання його в зазначені законом терміни спричинить за собою такі санкції і адміністративні покарання:

Для посадових осіб передбачено штраф, розміри якого за рішенням компетентних органів можуть варіюватися від 1 до 5 тис. Руб.
Для індивідуальних підприємців. які здійснюють свою діяльність без створення юридичної особи, передбачені точно такі ж штрафні санкції, як і для посадових осіб, але вони можуть бути замінені на заборону будь-якої діяльності терміном до 90 днів.
Для юридичних осіб штрафи можуть становити від 30 до 50 тис. Руб. які, в свою чергу, також можуть бути замінені на заборону діяльності до 90 днів.
Для будь-яких наймачів, які порушують цю умову вже неодноразово, може бути застосований заборона на ведення будь-якої діяльності від 1 року до 3 років.

Кожному роботодавцю необхідно пам'ятати не тільки про необхідність складання плану відпусток, але також і про те, що це вкрай довгий і складний процес, який часто неможливо здійснити в найкоротші терміни. У зв'язку з цим підготовку даного документа потрібно планувати заздалегідь, встановлюючи їй адекватні терміни, які відповідають кількості персоналу в організації і специфіки її діяльності.