Як правильно виставляти рахунки іноземному клієнту

Рахунок: що це таке?

Рахунок, а також фактура - це комерційний документ, який видає покупець. Він містить інформацію про ціну і кількість товару, способах і термінах оплати.

Цей документ важливий як для клієнта так і для покупця, тому що продавцеві важливо мати копію для облікових, а клієнтові важливо зареєструвати свою покупку.

Як повинен виглядати рахунок?

Найголовніше в Вашому рахунку - це його доступність і зрозумілість. Також непогано використовувати елементи фірмового стилю компанії на бланках рахунку. При цьому інформацію написану в рахунку можна умовно розділити на 6 блоків.

Блок 1: Ваші дані

Це основний блок інформації про Вас - відомості про Вашу компанію (якщо ви фрілансер, то ваше повне ім'я), логотип, контактні дані, платіжна інформація та інші.

У Європі, якщо Ви є зареєстрованим як платник податку ПДВ, потрібно також додати реєстраційний номер платника ПДВ.

Блок 2: правила гри

Тут важливо позначити дату виписки, ПІБ, дату до якої потрібно сплатити рахунок, валюту оплати і номер замовлення.

Часто тут використовують термін «net 30», який позначає платіж протягом 30 днів, а також зустрічається позначення «10/15, net 30»: - це знижка 10% при платежі протягом 15 днів при терміні оплати 30 днів.

Але для уникнення непорозумінь, краще, все-таки, написати це простою мовою, позначивши дату до якої важливо зробити платіж. Також важливо писати назви місяців повністю. Тільки в цифровому форматі вони можуть бути сприйняті двозначно, бо, формати дат в різних країнах різні.

Блок 3: ваш клієнт

Варто вказувати конкретну людину і його офіс, оскільки фірма може мати безліч філій. Це забезпечить отримання грошових коштів швидше і без непорозумінь.

Блок 4: назву і номер документа

Як правило, в назву виноситься слово «рахунок», але залежно від типу рахунку це може бути «фактура» (bill), «рахунок-фактура» (tax invoice), «рахунок-проформа» (pro-forma), «швидкий рахунок »(quick invoice) і інші. Якщо Вам важко визначити точно який рахунок у Вас, то просто дотримуйтеся слова «рахунок».

Номер рахунку - це його унікальний ідентифікатор, що застосовується для встановлення відповідності. Ніколи не використовуйте однакових номерів для різних документів.

У деяких країнах номера рахунків повинні йти обов'язково за хронологією, якщо ж Ви не хочете поширювати інформацію про кількість зроблених Вами замовлень, то можете збільшувати номер Вашого замовлення на випадкове число кожного разу, наприклад: перший рахунок «00012», другий «00017», наступний «00022» і так далі.

Блок 5: список товарів і / або послуг

Тут важливо дуже ясно і детально описати за що конкретно Вам будуть платити, а саме: найменування товару або послуги, кількість, ціна за одиницю товару, знижка, податковий збір і кінцева сума підлягає до сплати.

При цьому не забувайте, що саме Ви погоджували з клієнтом і на яких умовах обіцяли йому Ваші товари.

Двічі перевіряйте Ваш рахунок, особливо в реквізитах, місці доставки, номер рахунку і дані одержувача.

Ще одна річ, на яку варто звернути увагу - це записи про кількість і ціну за одиницю: звіртеся з правилами. Наприклад, якщо комерційна компанія в Великобританії зареєстрована як платник ПДВ, то регламент Податково-митної служби Її Величності по частині рахунок-фактур говорить, що в рахунок повинна включатися ціна одиниці товару.

Проміжні та підсумкові суми з урахуванням і розшифровкою всіх податків повинні бути підраховані внизу таблиці.

Переконайтеся, що все в підсумку зрозуміло і точно написано. Адже якщо клієнт не зможе зрозуміти що до чого в Вашому рахунку, то його навряд чи оплатять і не звернуть уваги.

Блок 6: особисті побажання

висновок

Щоб Вам було легше - можете використовувати 10 безкоштовних шаблонів.