Чи можуть комерційні організації використовувати гриф «дсп»
Ми отримали цікаве питання Новомосковсктеля. І коли стали розбиратися в ньому, зрозуміли, що він може бути корисним багатьом і відповідь на нього може вилитися в цікаву статтю. Ось про що нас запитали:
Тема: Безкоштовні консультацііПодскажіте, будь ласка, чи належать документи з грифом «Для службового користування» до розряду документів конфіденційного характеру? Якими нормативними актами регулюється порядок роботи з документами, що мають гриф «ДСК»? Чи можуть комерційні структури відправляти вихідні документи з таким грифом або це прерогатива органів державної влади? Заздалегідь дякую.
Світлана Галкіна, завідуюча канцелярією, м Суми
Хоровод різних видів таємниць на тлі прогалин законодавства
- загаль
- обмеженого доступу.
1. Обмеження доступу до інформації встановлюється федеральними законами з метою захисту основ конституційного ладу, моральності, здоров'я, прав і законних інтересів інших осіб, забезпечення оборони країни і безпеки держави.
2. Обов'язковою є дотримання конфіденційності інформації, доступ до якої обмежується федеральними законами.
3. Захист інформації, що становить державну таємницю, здійснюється відповідно до законодавства Укаїни про державну таємницю.
4. Законами України встановлюються умови віднесення інформації до відомостей, що становлять комерційну таємницю, службову таємницю та іншу таємницю, обов'язковість дотримання конфіденційності такої інформації, а також відповідальність за її розголошення.
5. Інформація, отримана громадянами (фізичними особами) при виконанні ними професійних обов'язків або організаціями при здійсненні ними певних видів діяльності (професійна таємниця), підлягає захисту у випадках, якщо на ці особи федеральними законами покладено обов'язки по дотриманню конфіденційності такої інформації.
На нашу думку, під конфіденційним документом слід розуміти інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, яка містить комерційну, службову або іншу охоронювану законом таємницю, з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати і забезпечувати захист, доступ до якої обмежується федеральними законами, а також її володарем.
До службової інформації обмеженого поширення відноситься несекретна інформація, що стосується діяльності організацій, обмеження на поширення якої диктуються службовою необхідністю.
Службову таємницю необхідно відрізняти не тільки від державної. але і комерційної. а також іншої захищеної законом таємниці.
Комерційна таємниця - режим конфіденційності інформації, що дозволяє її власникові при існуючих або можливих обставин збільшити доходи, уникнути невиправданих витрат, зберегти положення на ринку товарів, робіт, послуг або отримати іншу комерційну вигоду.
Отже, документи, створені в процесі життєдіяльності організацій і індивідуальних підприємців, які здійснюють господарську / комерційну діяльність і відповідають вищевказаним ознаками, будуть ставитися саме до комерційної таємниці. І відповідно до статті 6 Федерального закону «Про комерційну таємницю» на них повинен бути нанесений гриф «Комерційна таємниця» із зазначенням її володаря.
Залишилося визначитися з терміном «інша охороняється законом таємниця». Мова, зокрема, йде про:
І це не повний перелік можливих «таємниць»!
Що робити комерційної організації?
Організація, що здійснює комерційну діяльність. може проставляти на своїх документах гриф «Комерційна таємниця» в силу Федерального закону «Про комерційну таємницю», причому в законі конкретно обумовлюється склад інформації такого грифа (його зразок наведено в прикладі 1).
Даний гриф зазвичай ставлять у верхньому правому куті.
5) нанесення на матеріальні носії (документи), що містять інформацію, що становить комерційну таємницю, грифу «Комерційна таємниця» із зазначенням власника цієї інформації (для юридичних осіб - повне найменування і місце знаходження, для індивідуальних підприємців - прізвище, ім'я, по батькові громадянина, що є індивідуальним підприємцем, і місце проживання).
Строго кажучи, комерційним організаціям поки ніяким законом прямо не дозволено використовувати гриф «Для службового користування» (гриф «ДСК»). І в їх розпорядженні залишається тільки гриф «Комерційна таємниця», але його явно недостатньо!
Наприклад, будь-який роботодавець має документи, що містять персональні дані працівників, доступ до яких повинен бути обмежений в силу Трудового кодексу України та Федерального закону «Про персональні дані». А ставити на кадрових документах гриф «Комерційна таємниця» якось нелогічно. Адже якщо згадати визначення комерційної таємниці (ми привели його вище), в ньому мова йде про інформацію, що дозволяє збільшити доходи і уникнути невиправданих витрат, отримати комерційну вигоду. Але в ТК України та Федеральному законі «Про персональні дані» постійно йде мова про конфіденційність інформації. Тому вже зараз деякі організації використовують у своїй роботі для подібних документів позначку «Конфіденційно». яку проставляють штампом.
Така позначка може супроводжуватися спеціальним повідомленням, текст якого багато в чому залежить від того, в яких документах воно робиться. Наприклад, позначка «Конфіденційно» в тексті листа, спрямованого по електронній пошті, може виглядати наступним чином:
І таких прикладів, які не вкладаються в рамки комерційної таємниці, можна привести масу! Тому в силу неврегульованості цього питання законодавством комерційні організації змушені самі «винаходити велосипед».
При прийнятті рішення про використання грифу або позначки обмеження доступу до інформації потрібно також пам'ятати про відповідальність, передбачену законодавством України за несанкціонований доступ, розголошення або продаж відомостей, що мають подібний реквізит. Ви змушені будете організувати на своєму підприємстві конфіденційне діловодство. А воно передбачає:
- призначення посадової особи, відповідальної за облік, зберігання і використання таких документів;
- встановлення порядку підготовки і розмноження таких документів;
- окрему реєстрацію документів та формування справ;
- організацію видачі та зберігання документів;
- перевірку наявності документів;
- відповідне архівне зберігання і знищення документів.
Свої рекомендації ми дали. На що в законодавстві можна спертися - вказали. Але рішення, використовувати чи ні гриф «ДСК», а також повнота відповідальності за подібний крок залишаються за вами.
Смольянинова М.В.,
юрист інвестиційної компанії
Журнал "Нові системи фінансового обліку"
