7 Кроків планування, яке працює, тайм-менеджмент, управління проектами
Є люди, які пробують планувати, але після 1, 2 спроб прописати план дня, які закінчуються невдачею, вони вирішують, що планування - це дурниця і не варто цим займатися.
Крок 1. Мета планування.
Це перше, що варто зрозуміти, коли ви починаєте планувати. Для чого я планую? Яких цілей я хочу досягти за допомогою плану? Планування без розуміння мети схоже на карго-культ.
Під час другої світової війни американці на Філіппінах побудували військову базу. Вона була потрібна, щоб літаки, які бомбили японців, могли по шляху дозаправлятися. Щоб не тримати на островах зайвий особовий склад як підсобних робітників, вони почали використовувати місцевих жителів.
Місцеві жителі за це отримували їжу та одяг. Всім було добре і солдатам і місцевим.
Війна закінчилася, база стала не потрібна і солдати поїхали. Місцеві жителі звикли до одягу і їжі були цього явно не раді. Вони вирішили почати виконувати ті ж ритуали, що виконували солдати, щоб з неба спустилася велика залізний птах і дала їм їжу.
Вони стали сидіти на вишках і дивитися в імпровізовані біноклі. Стали ходити строєм. Викрикувати речівки, які лише віддалено нагадували речівки солдатів. Набивали собі татуювання у вигляді зірок, але залізні птахи не прилітали.
Планування без розуміння цілей планування = карго культ.
План сильно залежить від мети. Наведу два приклади.
Якщо моя мета стати кращим працівником, то мій план буде рясніти завданнями, пов'язаними з роботою, я буду затримуватися після роботи і намагатися приходити раніше.
Якщо моя мета - це баланс між роботою і сім'єю. То я буду навпаки намагатися швидше виконати свою роботу і раніше піти додому.
Запам'ятайте, мета це перше, що потрібно визначити при плануванні.
Крок 2. Система планування.
Наступне, що потрібно зробити - це зрозуміти, яка система планування найкраще підходить саме вам.
Всі люди різні. Хтось любить мороженої, а хто його не любить. Хтось вважає за краще мотоцикли, а хтось машини. Хтось встає рано, а хтось пізно. Точно також і моделі планування у людей відрізняються.
Можна виділити два основних підходи в плануванні: Європейський і Східний.
Європейський підхід планування.
Ви заздалегідь визначаєте, які завдання в процесі дня ви хочете виконати, і розписуєте час їх реалізації по годинах.
7:30 - 8: 00- ранкові процедури і збори на роботу
8:00 - 8:30 - дорога до роботу
Східний підхід в плануванні
Є жорсткі і гнучкі завдання.
Гнучкі = потрібно зробити, але немає точного часу початку. Наприклад, прочитати книгу, до кінця тижня написати статтю. Ви можете в будь-який момент почати її виконувати.
Коли планування йде по цій моделі, то плануються тільки жорсткі завдання, а інші виконуються в порядку пріоритетності, коли є час.
Комусь більше підходить європейський підхід (цей підхід більше мотивує), комусь більше східний (він дозволяє уникнути зайвої обов'язковості).
Важливо зрозуміти, який підхід більше підходить вам. Як це зробити? Спробувати кілька днів пожити по кожному з цих підходів.
Вам необхідно фіксувати ваші завдання в якомусь джерела, щоб все, що вам потрібно зробити найближчим і не найближчим часом було у вас перед очима.
Коли у вас буде список завдань, ви зможете починати планування вашого наступного дня відштовхуючись від результатів попереднього.
Крок 4. Потрійне планування і візуалізація, принцип 60%.
Планувати свій день потрібно мінімум три рази. Увечері (попереднє планування), вранці (більш точне планування), перед кожною великою завданням.
Спочатку, ввечері ви обмірковуєте свій наступний день. При цьому ви забиваєте завданнями тільки 60% того часу, яке маєте. Решту часу бажано залишити прозапас.
Вранці також необхідно знайти час, щоб ще раз пробігтися по плану і свізуалізіровать його. Що значить свізуалізіровать план?
Потрібно прокрутити в голові процес виконання плану. Це дозволить вам себе натренувати його виконувати, а також дозволить знайти в ньому слабкі місця.
Візуалізацію зазвичай при плануванні упускають, але при цьому вона є корисним доповненням до плану.
Перед виконанням кожної великої завдання також важливо проводити більш детальне планування її виконання.
Такий підхід дозволить максимально налаштувати себе на рішення.
Крок 5. Ранкові ритуали.
Будь-яке ранок бажано починати з ритуалів. Дій, які налаштовують вас на результативний день.
Мої ранкові ритуали наступні.
Обливання холодною водою.
20-30 хвилин ранкова фізична розминка.
Все це займає по часу близько години.
Не залежно від того, який у мене був вечір і ніч ці ритуали дозволяють мені швидко повернути психіку в норму.
Раджу і вам завести свої ритуали і починати з них день.
Крок 6. Показати план одного.
Якщо у вас є хтось, кому можна показати ваш план обов'язково зробіть це. Це допоможе вам по-перше скласти план краще, а по-друге інша людина з великою ймовірністю знайде неточності в вашому плані.
Крок 7. Підведення підсумків.
В кінці дня перед наступним вечірнім плануванням, бажано підвести підсумки минулого дня. Можна робити це письмово (якщо ви ведете щоденник), можна подумки. Головне це робити регулярно.