Зміна головного бухгалтера і передача справ акт передачі документів

Вітаю! У цій статті ми поговоримо про зміну головного бухгалтера в організації.

Як підготуватися до зміни головбуха;
Як організувати передачу відповідальності;
Кого необхідно повідомити про зміни.

Головний бухгалтер в організації

Працювати головбух може за безстроковим або строковим трудовим договором. З ним можливе встановлення повної матеріальної відповідальності, при якій співробітник повинен цілком відшкодовувати заподіяну фірмі збиток. В інших ситуаціях відповідати за шкоду компанії співробітник може в обсязі не більше своєї середньої зарплати.

Уявити головного бухгалтера до звільнення з ініціативи керівника можна, якщо:

Співробітник розголосив комерційну таємницю. встановлену законом (до подібної таємниці не відносяться фінансовий стан підприємства, установчі та податкові документи);
Бухгалтер заподіяв серйозної шкоди майну фірми;
Відбулася зміна власника підприємства (з виплатою колишньому співробітнику належної компенсації).

Догляд бухгалтера з посади сильно відрізняється від звільнення будь-якого іншого співробітника. Як особа, що взаємодіє з державними органами і провідне великий документообіг, бухгалтер зобов'язаний перед своїм відходом передати всі справи своєму наступникові, керівнику, іншому відповідальній особі.

Процедура передачі обов'язків необхідна навіть в разі зміни головного бухгалтера при зміні керівника, тому що головбух «прив'язаний» до підприємства і його бухгалтерії, а не до директора.

Якщо працівник іде з посади за власним бажанням. до розірвання трудового договору є ще два тижні. З ініціативи керівництва - три місяці. За цей час керівнику належить не тільки знайти заміну головбухові, але і випустити наказ, провести перевірку всіх паперів, а також інвентаризацію.

Передача справ головного бухгалтера

Законодавчо процедура передачі справ при звільненні головбуха ніяким чином не закріплена, і на кожному підприємстві виробляється своя послідовність.

Але найчастіше вона не сильно відрізняється від стандартної схеми:

Етап 1.Руководітель видає наказ, який містить:

причина зміни головного бухгалтера;
перелік повноважень посади, переданої новому співробітнику;
відповідальні особи та інші (навіть сторонні) учасники процедури;
терміни, в які слід передати всі повноваження;
термін закриття облікових процесів (відповідно до строків податкової звітності).

Етап 2. Бухгалтер завершує поточні облікові процеси:

робить потрібні бухгалтерські записи;
здає в податкову звітність;
готує первинні документи;
всі папери підшиваються.

Терміни, відведені на всі облікові процеси, фіксуються в наказі директора. Але в будь-якому випадку процес не може затягнутися довше, ніж на три місяці.

Етап 3. Проводиться інвентаризація фінансових коштів.

У великій організації важко перевірити всі майно, тому можна провести вибіркову інвентаризують цію:

доходів і витрат фірми;
вкладень;
дебетової і кредиторської заборгованостей.

Документ із результатами інвентаризації підписується в трьох примірниках. Один залишається в бухгалтерії, інші підшиваються до примірників акта прийому-передачі старого і нового співробітників.

Етап 4. Перевіряється стан бухгалтерії: установчі документи, акти перевірок і так далі.

Повністю перевірити стан бухобліку можна за допомогою аудиторських компаній.

Перевірку документів при зміні головного бухгалтера може здійснити керівник, сам бухгалтер, сторонні аудитори або новий бухгалтер. Останньому особливо складно не розгубитися.

Йому необхідно знати, що саме потрібно перевіряти:

Етап 5. У вільному вигляді формується акт прийому-передачі, що відображає стан справ в організації на дату передачі повноважень.

Завантажити зразок акта прийому-передачі справ

Його підписують колишній бухгалтер і особа, яка приймає його повноваження.

Після підписання всіма сторонами акту передачі, старий співробітник прощається з посадою, а новий офіційно виходить на роботу.

Стандартний акт містить наступні пункти:

реквізити учасників процесу;
терміни;
номер наказу про передачу повноважень співробітника;
повний список перехідних документів;
характеристики бухгалтерії;
реквізити бланків звітності;
опис фінансового обліку (каси, чекові книжки, банківські рахунки);
система обліку розрахункових операцій (банківські виписки);
номер останньої довіреності на отримання матеріальних цінностей;
порядок розрахунку з працівниками.

Мінімальний варіант акту передачі містить лише перелік прийнятих обов'язків бухгалтера, але краще перестрахуватися і включити туди також додаткову інформацію, залишки по рахунках. Далеко не всі можливо засвоїти на слух, тому акт повинен містити всі відомості, необхідні для ведення балансу.

Після передачі документів новий головбух офіційно повністю вступає на посаду і приймає на себе відповідальність. Але можливі ситуації, коли деякий час в організації продовжують працювати два бухгалтера. В такому випадку розмежування їх обов'язків і терміни спільної роботи вказуються в наказі керівника.

Відповідальність колишнього бухгалтера

Необхідно пам'ятати, що якщо новий бухгалтер під час роботи виявить помилки свого попередника, він не несе за них ніякої відповідальності.

Адміністративну і навіть кримінальну відповідальність за свої помилки колишній бухгалтер несе навіть після звільнення. Притягнути до відповідальності за фінансові та податкові порушення можна протягом року, за інші - протягом двох місяців.

Адміністративні порушення, виявлені після закінчення терміну давності, залишаться для бухгалтера безкарними.

Найбільш часто бухгалтери стикаються з відповідальністю за:

Якщо після звільнення співробітника з'ясується, що їм було завдано матеріальних збитків фірмі, варто для початку з'ясувати, чи була зафіксована договором його матеріальна відповідальність.

Якщо діяла угода про повну матеріальну відповідальність, винному доведеться сплатити відшкодування в повному обсязі;
Чи не відповідальний матеріально співробітник відшкодовує збитки не більше своєї середньої заробітної плати.

Кого повідомляти при зміні головного бухгалтера

Законодавство України не зобов'язує повідомляти в податкову службу або інші державні органи про зміну головного бухгалтера в організації. Особливу повідомлення в податкову подається лише у разі зміни директора.

Але при бажанні податкову службу можна оповістити про зміну відповідальної особи, яка підписує і подає податкову звітність - тобто головного бухгалтера. Тим більше що багато відділення наполегливо вимагають сповіщати їх в подібних ситуаціях.

Для цього колишній головбух направляє до податкової повідомлення у вільній формі і прикладає до нього копію наказу про своє звільнення.

Обов'язково слід повідомити про зміну головного бухгалтера в банк. Наслідок невиконання неприємне - все грошові операції компанії будуть припинені.

Пакет документів, що додаються потрібно уточнити в банку.

Він може відрізнятися, але в основі завжди лежать:

копії внутрішніх документів фірми, що підтверджують зміну співробітника;
банківська картка зі зразком підпису нового співробітника, який отримує доступ до банківських операцій від імені компанії;
ксерокопія паспорта нового бухгалтера;
нотаріально завірений відбиток печатки фірми;
супровідний лист.

Всі копії документів засвідчуються директором підприємства: П.І.Б. підпис і позначка «копія вірна».