Введення завдань проекту - студопедія
Наступним кроком у створенні проекту є «Введення завдань проекту». Цю операцію необхідно виконувати в таблиці в поданні «Діаграма Ганта». Далі в таблиці 1 додатка представлені вихідні дані проекту «Навчальний проект».
Приклад введення завдань в поданні «Діаграма Ганта» представлено на малюнку 2.10.
Малюнок 2.10 - Введення завдань в поданні «Діаграма Ганта»
Щоб ввести задачу, слід встановити табличний курсор на перший рядок таблиці «Діаграма Ганта» і ввести з клавіатури назву завдання, потім необхідно натиснути «Enter» або перейти до іншої клітинки таблиці за допомогою миші або клавіш управління курсором.
Примітка - Якщо у вас існує перелік завдань набрані в Excel їх можна перенести в Project за допомогою копіювання даних.
Після введення нового завдання її тривалість приймається рівною одному робочому дню. Існує три способи змін тривалості.
Перший варіант - це в поданні «Діаграма Ганта» при фіксуванні завдання відразу ж проставляти її тривалість за допомогою календаря. Екранна форма представлена на малюнку 2.11.
Малюнок 2.11 - часового проміжку завдання
Щоб змінити тривалість, слід підвести покажчик миші до правого краю відрізка в поданні «Діаграма Ганта» так, щоб він прийняв вигляд стрілки, спрямованої вправо. Потім потрібно натиснути ліву кнопку миші і рухати миша вправо або вліво, щоб збільшити або зменшити тривалість виконання завдання. При переміщенні з'являється спливаюче вікно, в якому відображається час закінчення завдання і її тривалість. Вихідні дні не враховуються (коли ви переміщаєте мишу на діаграмі над вихідним днем, тривалість завдання не збільшується).
Тривалість можна також задати у вікні «Відомості про завдання» (малюнок 2.12). Це вікно викликається, якщо клацнути на завданні правою кнопкою миші і в меню вибрати пункт «Відомості ... ..».
Малюнок 2.12 - Екранна форма вибору меню "Про ....»
На вкладці «Загальні» відомостей про завдання розташовані поля «Назва» та «Тривалість». Екранна форма представлена на малюнку 2.13.
Малюнок 2.13 - Екранна форма «Відомості про завдання»
Прапорець «Попередня оцінка» говорить про те, що тривалість встановлена приблизно або взагалі не встановлена (за замовчуванням ця опція). Якщо вручну змінити тривалість завдання, то прапорець автоматично знімається.
В поле «Відсоток завершення» показано, яка частина завдання виконана на поточний момент.
В поле «Пріоритет» можна змінювати пріоритет завдання. Цей параметр використовується при вирівнюванні ресурсів.
Завдання в Microsoft Project - робота проекту нижнього рівня декомпозиції структури робіт, на яку можна призначати ресурси (трудові, матеріальні, витратні).
Перелік завдань в проекті визначають, як правило, особи, відповідальні за контроль реалізації проекту. Рівень деталізації операцій проекту повинен бути обов'язково узгоджений з відповідальним за проект (менеджером проекту) і з генеральним директором компанії. В основу декомпозицій повинен бути покладений принцип достатності, інакше таку операцію як, наприклад, «розробка грунту вручну» (тобто коли яму потрібно викопати), можна роздрібнити на елементарні операції типу: «пошук лопати», «перекур» і т. п. :)
Щоб визначити, коли зупинити декомпозицію і задовольнитися досягнутої ступенем деталізації, рекомендується використовувати наступні правила:
• на операції можна призначити певних виконавців, які зайняті на ній від початку і до кінця;
• тривалість виконання операцій порівнянна з періодом обліку виконання;
• на операції можна призначити вартість і витрата матеріалів.
Кожне завдання має свій тип - характеристику, що враховує, які елементи завдання є фіксованими, а які змінними.
Завдання в Microsoft Project можуть бути мати такі типи:
1. Фіксована тривалість (тривалість завдання залишається постійною незалежно від кількості призначених ресурсів (одиниць призначення) або обсягу трудовитрат). Т. е .:
· При зміні обсягу ресурсів перераховуються трудовитрати, а тривалість незмінна.
· При зміні обсягу робіт перераховується обсяг ресурсів, а тривалість незмінна.
2. Фіксовані трудовитрати (обсяг трудовитрат залишається постійним незалежно від будь-яких змін тривалості або кількості ресурсів (одиниць призначення), призначених цьому завданню.). тобто .:
· При зміні обсягу робіт перераховується тривалість, а трудовитрати незмінні.
· При зміні тривалості перераховується обсяг ресурсів, а трудовитрати незмінні.
3. Фіксований обсяг ресурсів (кількість одиниць призначення залишається постійним незалежно від обсягу трудовитрат або тривалості завдання). Т. е .:
· При зміні трудовитрат перераховується тривалість, але обсяг ресурсів не змінюється.
· При зміні тривалості перераховуються трудовитрати, але обсяг ресурсів не змінюється.
Планування з фіксованим обсягом робіт має сенс, тільки коли ресурси, призначені на завдання, додаються або видаляються.
Планування з фіксованим обсягом робіт не може бути застосовано, коли змінюються трудовитрати, тривалість, обсяг ресурсів уже призначених на завдання.
У свою чергу типи завдань «Фіксована тривалість» і «Фіксований обсяг ресурсів» можуть бути як з фіксованим обсяг робіт, так і без нього, Малюнок 2.14. Тобто тривалість завдання зменшується (галочка знята) або зростає (галочка стоїть) у міру додавання або видалення ресурсів для завдання, тоді як обсяг робіт по завданню залишається незмінним.
Малюнок 2.14 - Екранна форма «Відомості про завдання - Фіксований обсяг робіт»
Різниця в розрахунках завдань по кожному типу приведена на малюнку 2.15.
Малюнок 2.15 - Різниця в розрахунках для різних типів завдань
Якщо перейти в вистава «Використання завдань» то видно, що для різних типів завдань йде різний розподіл завантаження ресурсів в часі, малюнок 2.16.
На задачі з типом «Фіксовані трудовитрати» йде рівномірний розподіл трудовитрат на протязі тривалості всієї задачі. На завданнях з типами «Фіксований Обсяг Ресурсів» і «Фіксовані Трудовитрати», ті ресурси, у яких найменша завантаження, розподілені рівномірно протягом тривалість всієї задачі, а у тих ресурсів, у яких трудовитрати найбільші, їх завантаження віднесена вперед, тобто . на перші дні початку завдання.
Тобто можна зробити висновок, що щоб зменшити час виконання завдань з типами «Фіксований Обсяг Ресурсів» і «Фіксовані Трудовитрати» потрібно збільшити одночасно завантаження всіх найменш завантажених ресурсів.
Малюнок 2.16 - Розподіл завантаження ресурсів для різних типів завдань
Також можна зробити висновок, що якщо у вас на завданнях з типами «Фіксований обсяг ресурсів» і «Фіксовані трудовитрати» призначено однакове ресурсів і вказана їх однакова завантаження, то щоб зменшити тривалість завдання з таким типом, вам потрібно збільшити кількість всіх призначених ресурсів.
Рекомендації по використанню типів завдань:
• Рекомендується типи «Фіксовані трудовитрати» і «Фіксований обсяг ресурсів» використовувати на тих завданнях, де призначені однакові трудові ресурси) і інших типів не буде.
• Тип завдання «Фіксована тривалість» використовувати, коли всі ресурси навалено в купу. Наприклад, у будівельників це робочі, крани та ін. Вся завантаження буде рівномірно розподілена протягом всієї тривалості завдання.
• Дивна зауваження, але відповідне тут - там, де не призначається «різношерстий» пул ресурсів деталізує до принципу «одна задача - один виконавець».
Для того, щоб в проекті, у вас створювалися завдання з типом за замовчуванням «Фіксована тривалість», потрібно в меню «Файл» / «Параметри» / «Розклад», в області «Параметри планування для цього проекту» вибрати «Тип завдання за замовчуванням »/« Фіксована тривалість ».
Якщо вам в проектах потрібно поміняти тип завдання, потрібно або вивести колонку «Тип» і в ньому вибрати потрібний вам тип, Малюнок 2.17, або перейти до відомостей про завдання, і на закладці «Додатково» вибрати тип завдання, Малюнок 2.18.
Малюнок 2.17 - Вибір типу завдання за допомогою поля «Тип»
Малюнок 2.18 - Вибір типу завдання на закладці «Додатково»
Віха - важливе (ключове) подія проекту, контрольна крапка, в якій буде зрозуміло, що досягнутий певний проміжний результат проекту.
Зазвичай у списку завдань в MS Project віхи формулюються так: щось затверджено, щось завершено, щось підписано. Тобто віха констатує вчинення якогось факту. Як віх часто вказують підписання актів, отримання грошей на проект. Також прийнято в кінці кожної великої групи робіт (сумарною завдання) ставити «технічну» віху - «Група робіт завершена». навіть якщо за змістом в кінці цієї групи не підписується ніяких документів.
Керівництву, якому ви звітуєте, часто не до подробиць проекту, звітність «по віх» - загальноприйнята практика.
Віха зазвичай не має тривалості. Тому найпростіший спосіб позначити завдання як віху - в стовпці «Тривалість» поставити 0. тобто задати нульову тривалість. Project відразу змінить оформлення такого завдання в діаграмі (вона буде позначена ромбом, за замовчуванням).
Примітка - Щоб зробити задачу віхою, можна також вибрати цю задачу, натиснути кнопку «Відомості про завдання», перейти на вкладку «Додатково», а потім встановити прапорець «Позначити завдання як віху». Якщо потрібно, щоб завдання не відображалася як віха, навіть якщо її тривалість дорівнює нулю, зніміть прапорець «Позначити завдання як віху».
Приклад екранної форми «Відомості про завдання» представлений на рисунку 2.19 далі.
Малюнок 2.19 - Екранна форма «Відомості про завдання»
Завдання з ненульовий тривалістю буде позначена віхою і буде мати вигляд представлений в прикладі далі:
Приклад - Останньою завданням в кожній фазі проекту є одноденне оглядове нараду з керівництвом. Оскільки завдання має одноденну тривалість, то в додатку Microsoft Office Project вона не визначається автоматично як завдання-віха.