Управлінський облік в компанії n

Якщо Ви керівник, то напевно Вам буде знайома ситуація, коли важливі рішення доводиться приймати на вічко або ґрунтуючись на власному чуття тільки тому, що отримання потрібної інформації займає надто багато часу. Та ж інформація, яку все-таки вдається отримати, часто буває занадто об'ємна і досить непросто з неї вибрати необхідне. Крім того, не завжди можна бути впевненим у достовірності наданих даних.

Причому найцікавіше, що на Вашому підприємстві система управлінського обліку вже може бути створена, але вона часто дуже складна і використовується неефективно. Як зазначив Р. Аккофф: "У фірмах, що мають діючі інформаційні системи, більшість менеджерів страждають від надлишку неадекватної інформації, а зовсім не від нестачі потрібної".

Управлінський облік. У Вас з цим все в порядку?

Для того, щоб управлінську інформацію можна було ефективно використовувати, вона повинна відповідати деяким певним критеріям. Що ж являють собою ці показники?

Перевірте себе, наскільки Ваші управлінські звіти задовольняють всім цим вимогам. Якщо Ваша інформація не відповідає хоча б трьом з перерахованих критеріїв, це говорить про те, що систему управлінського обліку треба реорганізовувати.

Безумовно, для кожного підприємства в його конкретної ситуації найбільшу актуальність представляють тільки деякі з перерахованих факторів, однак практика показує, що в міру задоволення першочергових проблем, що залишилися, в разі несвоєчасного їх усунення, з часом доставляють все більше і більше незручностей. Таким чином, якщо підходити до питання оптимізації системи управлінського обліку в комплексі, в кінцевому підсумку це дозволить заощадити чимало часу і коштів.

Впровадження системи управлінського обліку.

Варто зазначити, що процес управлінського обліку на підприємстві включає в себе дві основні складові:

• організація процесу збору-передачі інформації, тобто відповіді на питання: хто збирає, групує і оцінює дані; хто складає звіти і в які терміни і т.п .;
• процедура складання звітів (використання різних методів угруповання і оцінки управлінської інформації).

Сьогодні ми поговоримо тільки про першу з них - про те, як впровадити (або реорганізувати) систему управлінського обліку в компанії. Що являють собою управлінські звіти, які фінансові технології використовуються для їх складання і як ними грамотно користуватися - це тема наступної статті.

Перш, ніж займатися впровадженням управлінського обліку, визначте цілі і завдання, для вирішення яких впроваджується система. Вирішіть для себе абсолютно ясно: чого ж ви хочете бачити в якості кінцевого результату.

Потім зробіть "фотографію робочого дня" процесів отримання і обробки інформації, тобто визначте, яким чином управлінський облік на вашому підприємстві здійснюється в даний час. Зробіть опис бізнес-процесів, прорисуйте організаційну та фінансову структури, уточніть кількість підрозділів і які функціональні обов'язки закріплені за кожним з них. З'ясуйте, як відбувається регламент передачі даних: хто, в які терміни, в яких обсягах і кому повинен надавати інформацію.

Так, наприклад, процес підготовки управлінської звітності можна представити у вигляді такої послідовності дій:

• визначаються джерела даних і збирається необхідна інформація;
• інформація групується за однорідними ознаками - якщо облік ведеться тільки у вартісних показниках - за рахунками управлінського обліку, якщо немає, то по регістрах управлінського обліку (наприклад, функції менеджменту, функції забезпечення і т.д.);
• вибираються критерії для оцінки і оцінюються дані (по МСФО, наприклад, ресурси можна оцінювати декількома способами: за фактичною, яка амортизується та поточної вартості);
• на основі отриманої інформації складається звіт.

Однак тут часто виникають питання: чи потрібен взагалі аутсорсинг? Чи варто залучати для проведення цих робіт консалтингові компанії або все-таки можна обійтися внутрішніми ресурсами?

Кожен з цих підходів має свої переваги і недоліки і в кінцевому підсумку вирішувати Вам, який зробити вибір. Може бути, висловлю не зовсім типову точку зору, але на мій погляд, найоптимальніший варіант - це найняти консультантів, щоб вони навчили Ваших співробітників як це треба робити правильно. Причому, як відомо, найкращий спосіб навчання - це навчання на прикладі, тому бажано, щоб консультанти разом з Вашими працівниками зробили опис декількох бізнес-процесів на Вашому підприємстві і підготували кілька регламентів.

Після цього порівняйте існуючу систему управлінського обліку з тими результатами, які ви хотіли б бачити в кінцевому підсумку, і ви без особливих зусиль зможете визначити, де у вас найслабші місця і що треба змінити, щоб домогтися потрібного ефекту.

Проведення цих процедур дозволить Вам визначити, як далеко ви перебуваєте від бажаного результату і що необхідно зробити, щоб його досягти.

Крок другий. Проведення перетворень.

Всі необхідні зміни зафіксуйте документально: пропишіть регламенти із зазначенням обсягів і термінів надання інформації та визначенням відповідальних і міри відповідальності в кожному підрозділі за підготовку інформації. Крім цього, призначте відповідального за управління всією системою управлінського обліку (старший менеджер по всім секторам + загальне керівництво).

Оцініть наявні ресурси: необхідний персонал, рівень його підготовки, надійність; офісні приміщення, засоби комунікації, технічні засоби підготовки і розподілу звітів.

Складіть сітковий графік з докладним описом всіх необхідних дій і термінів, до яких вони повинні бути виконані.

Підготуйте детальний бюджет внутрішніх і зовнішніх витрат.

Приступайте до виконання плану - почніть з наказу і усного розпорядження з боку старших керівників.

Слідкуйте і контролюйте хід роботи, вносячи при необхідності зміни.

Кілька слів про автоматизацію системи управлінського обліку.

За дослідженнями експертів компанії PriceWaterhouseCoopers, останнім часом все більшу кількість грошей українські підприємства витрачають на впровадження систем управління підприємством.

Але подібні системи вимагають вкладення чималих коштів, причому витрати будуть не одноразовими - на консалтинг зазвичай йде в кілька разів більше грошей, ніж коштує сама система. Так, наприклад, вартість навчання однієї особи для систем типу SAP R3 або Baan вимірюється в тисячах доларів.

У яких випадках варто автоматизувати управлінський облік і коли можна обійтися без цього? На невеликих підприємствах (до 500 осіб) цілком можна обійтися без оного або розробкою власного програмного забезпечення, але для більших підприємств краще закуповувати готові продукти.

На даний момент існує непоганий вибір інформаційних систем, як імпортних, так і вітчизняних розробок на будь-який смак і достаток. Однак бажано, щоб та інформаційна система, яку Ви плануєте у себе встановити, була вже успішно впроваджена на підприємстві зі схожим з Вашим профілем діяльності. Цим Ви уникнете проблем з тривалою доопрацюванням системи.

При виборі платформи також варто враховувати, що з часом обсяги запитуваної інформації будуть зростати (за законом Мура, кожні 18 місяців її кількість подвоюється), і тому можливості системи треба розглядати в перспективі, а не тільки в межах поточного моменту. Інакше може трапитися так, що система, яка зараз Вас повністю задовольняє своїми можливостями, то до моменту впровадження може безнадійно відстати від вимог часу.

Процес впровадження системи зазвичай займає від 6 до 18 місяців, в залежності від розмірів підприємства і складності поставлених завдань, але в деяких випадках можуть знадобитися і більш тривалі терміни. Це, в основному, пов'язано з адаптацією системи до потреб підприємства.

Практичний приклад впровадження системи управлінського обліку на підприємстві.

В якості ілюстрації до всього вищесказаного розглянемо процес реорганізації системи управлінського обліку на промисловому підприємстві "N" з розгалуженою філіальною структурою, на якому працює близько 5,5 тисяч осіб.

Ми вже говорили про те, що на різних рівнях управління необхідні різні види інформації. Характерною особливістю даного підприємства є те, що по-перше, інформація потрібна на різних рівнях управління (дільниця, філія, центральний офіс), а по-друге, для різних функціональних підрозділів підприємства (наприклад, фінансовий відділ, відділ збуту, економічний відділ).

У підприємства існує розгалужена філіальна мережа і тому процес підготовки інформації здійснювався за наступною схемою: після отримання вказівки керівництва про обсяг і вид необхідної інформації, складався макет документа, який розсилався по філіях. У свою чергу філії дану форму розсилали по ділянках, де і проходило її заповнення. Потім готові звіти ділянок узагальнювались в філіях і передавалися в центральний офіс, де проходила їх остаточна обробка. Якщо форма подачі інформації не зовсім влаштовувала її користувачів, то весь процес повторювався заново.

З огляду на велику кількість різних відділів і служб, які регулярно запитували подібну інформацію, навантаження на персонал ділянок була колосальною, і терміни підготовки звітів і заповнення всіх цих документів часто зривалися. Варто відзначити, що часто інформація, запитувана різними підрозділами, містила загальні дані, тільки в різних комбінаціях. Це, до речі, характерно для багатьох великих структур холдингового типу.

Таким чином, головною проблемою обліку розглянутого підприємства була відсутність у керівництва своєчасної та точної інформації про стан справ внаслідок занадто великої тривалості процесу збору та обробки даних.

Провівши діагностику стану управлінського обліку на підприємстві та проаналізувавши підготовлювану інформацію, команда перетворень прийшла до висновку, що в ситуації, що склалася найбільш оптимальним рішенням буде щоденне формування бази всіх даних в електронному вигляді, з можливістю для користувачів самостійно формувати всі необхідні звіти. У філіях на той момент вже існувало розроблене власними силами підрозділів програмне забезпечення, але воно було всюди різнотипним і не задовольняло всі зростаючим вимогам. З огляду на масштаби підприємства і обсяги виконуваних завдань, було прийнято рішення про впровадження корпоративної інформаційної системи. За основу була прийнята одна з українських платформ (не буду називати, яка саме, тому що, на думку багатьох фахівців, це був не найвдаліший вибір).

Крім того, керівництво підприємства часто запитує інформацію, в якій фігурують одні й ті ж дані, але в різних комбінаціях, таким чином, форми звітів регулярно потрібні різні. Тому було прийнято рішення доопрацювання програмного забезпечення, в результаті чого у користувачів з'явилася можливість самостійно створювати звіти в рамках інформаційної системи (тобто з автоматичною обробкою даних) за принципом конструктора.

Впровадження системи управлінського обліку.

Впровадження системи в цілому тривало близько року, доробка програмного забезпечення окремих модулів тривало ще протягом близько двох років. В процесі реалізації проекту команда перетворень зіткнулася з певними проблемами, серед яких варто особливо виділити власне впроваджувальні проблеми (проблеми, пов'язані з впровадженням змін) і організаційно-кадрові проблеми.

Крім цього, робота над впровадженням корпоративної інформаційної системи дозволила виявити недоробки в організації обліку. Так висвітилася деякі проблеми, які раніше пояснювали недоліками ручної обробки даних, а насправді були пов'язані з порушенням регламентів в частині термінів передачі інформації. Наприклад, для вітчизняних підприємств досить характерною є ситуація, коли не збігаються звітні дані підрозділів збуту та бухгалтерії - збут доповідає про отримані кошти, а вони ще не показані в бухгалтерській звітності.

Та ж ситуація була і в даному прикладі, причому вона надавала досить сильний вплив на достовірність інформації про реалізацію. Причиною цього було несвоєчасне відображення бухгалтерією коштів, що надійшли (платіжних доручень та векселів) в базі даних програми і затягування закриття бухгалтерського балансу в цілому по підприємству.

Проблеми, пов'язані з впровадженням змін.

Одна з перших проблем, з якими зіткнулася команда перетворень - була уніфікація форми надання вихідної інформації. Ми вже говорили про те, що існувало на момент впровадження програмне забезпечення в підрозділах підприємства було різнотипним, відповідно в кожному з них висувалися свої вимоги до формату бази даних (тобто використовувався різний шрифт, порядок цифр, скорочення в заголовках і т.д .). Тому перше, що довелося зробити - привести всі вихідні дані до єдиного "знаменника", уніфікувавши їх.

Також незабаром з'ясувалося, що використовувався неоднорідний підхід до сортування інформації - в різних підрозділах застосовувалися різні критерії, що теж впливало на достовірність формованих даних. Так, наприклад, ряд підрозділів неправильно відносили споживачів за належністю до класифікації ЗКГНГ ​​і ОКПО, що призводило до нестикування інформації в різних звітах. В результаті був розроблений "Паспорт споживача", що містить в загальній базі всі необхідні дані про споживачів продукції.

Варто також відзначити, що протягом періоду переходу на нове програмне забезпечення зросло навантаження на співробітників у зв'язку з необхідністю підтримувати одночасного стару і нову бази даних.

На першому етапі впровадження інформаційної системи пересічні дані в різних звітах часто були суперечливі, і тому доводилося їх регулярно вивіряти. З огляду на великі обсяги оброблюваної інформації, процес налагодження регулярного потоку достовірних даних зайняв досить багато часу - близько 12 місяців.

Наслідком такого тривалого впровадження стало те, що співробітники підприємства довгий час не користувалися можливостями інформаційної системи, вважаючи за краще старі методи, які були більш звичні (не треба розбиратися, як користуватися системою) і надійні (немає необхідності перевіряти дані). І це незважаючи на те, що подібні способи забирали набагато більше часу!

Організаційно - кадрові проблеми.

Крім питань, пов'язаних з впровадженням змін, команді перетворень довелося зіткнутися з низкою організаційних і кадрових проблем. Так, істотний вплив на терміни запуску системи надав недолік кваліфікаційного IT-персоналу в підрозділах компанії, що, в принципі, є досить стандартною проблемою для вітчизняних підприємств.

Певні труднощі у персоналу викликало і освоєння обчислювальної техніки укупі з програмним забезпеченням. Незважаючи на те, що проводилося централізоване навчання працівників навичкам спілкування з інформаційною системою, ряд співробітників виявився неготовим до освоєння нових методів робіт.

Через деякий час після впровадження системи встала ще одна проблема. Після того, як інформаційна система почала функціонувати в робочому режимі, з'явилася можливість автоматичної обробки інформації та відпала необхідність в частині персоналу, який регулярно готував дані звіти на папері. Виникло питання: що робити з людьми? З цілком об'єктивних причин, ротація і скорочення кадрів при проведенні перетворень неминуча і практично жодне серйозне нововведення не обходиться без цього процесу. Тому потрібно бути готовим до цього заздалегідь.

Що ж вийшло в результаті? Вдалося скоротити більш ніж в 3 рази оперативність підготовки інформації, підвищити її достовірність. Так, якщо раніше дані надавалися, в основному, укрупненно, без розшифровки за складовими, то зараз стало легко перевірити кожну операцію, в зв'язку з чим виявилося практично неможливим приховування або спотворення інформації. На даний момент кожен з користувачів центрального апарату має можливість самостійно сформувати необхідні йому дані, не запрошуючи їх у інших підрозділів (при цьому контроль доступу забезпечує потрібний ступінь безпеки). Це дало можливість також знизити навантаження на нижні ланки управління підприємства в частині підготовки звітної інформації та дозволило їм більше часу приділяти виконанню своїх прямих виробничих обов'язків.

Версія для друку