Стандарти для текстових документів

Стандарти для текстових документів. Погляд технічного письменника.

Правила виконання текстових документів регламентовані в стандартах декількох систем - ЕСКД [1, 2], ЕСПД [3] та ін.

Відзначимо, що стандарт [3] не поширюється на текст програми, оформлення якого регламентовано іншим документом [4], що входять в цю систему.

Цікаво, що тільки в назву стандартів [3, 5] винесено словосполучення «друкованим способом», хоча і в стандарті [1] виконання оригіналів текстових документів передбачено такими ж способами, а саме:

Слід зазначити, що машинописний спосіб виконання текстових документів в даний час не використовують, як практично не використовують і машинний спосіб через повсюдне поширення в якості периферійних пристроїв принтерів.

Якщо стандарт [1] розрізняє способи виконання оригіналів та копій документів, то в стандарті [3] про способи виготовлення копій нічого не сказано.

Про друкарському способі виконання документів у всіх стандартах написано тільки те, що вони повинні виконуватися «відповідно до вимог, що пред'являються до друкарським виданням» .Про самих правилах ніяких згадок в стандартах немає.

З цього випливає, що при тиражуванні текстових документів друкарським способом може знадобитися випускати два першотвору - один на формах, передбачених в стандартах [1, 3], другий - для типографського видання.

Текстові документи, виконані на аркушах паперу, формати яких встановлені в стандартах [8, 9], відрізняються насамперед нераціональним використанням паперу з-за того, що значна частина площі листа відведена під службові цілі (рисунок 1).

Тому при тиражуванні листа на копії будуть відтворені написи на службових полях, які не нужниепользователям копій -Дата заміни і кількість замінених листів, архівні номери оригіналів і т.п. інформація.

Слід також враховувати, що необхідність відтворення різного роду рамок, які використовуються для записів службової інформації, призводить до витрати значного кількість тонера при тиражуванні документів на принтерах.

Те, що розміщені на сторінках текстових документів різного Родя рамки практично не використовують, підтверджує і стандарт [5], в п. 2.10 якого записано: «Рядок зміни заповнюють тільки на аркушах замінених і нових, при цьому заповнюють і лист реєстрації змін ... При заміні всіх аркушів оригіналу заповнюють тільки лист реєстрації змін »

До речі, лист реєстрації змін (ЛР) користувачеві документу не відправляють, а про внесені в ЛР зміни знає тільки розробник документа і співробітник архіву.

У рідкісних випадках копію ЛР відправляють в організації, які проводять атестацію та сертифікацію виробів або програм.

Малюнок 1. Форми титульного і наступних листів текстових документів по [9]

Більш економно використана площа аркуша паперу в формах, встановлених стандартами системи ЕСПД [3] (малюнок 2), але і в цьому випадку близько 30% площі листа пустує.

Через невелику запечатуваної площі сторінки, при друці простих текстових документів у зменшеному форматі зазвичай виникають труднощі - надрукований текст може виявитися нечитабельним.

У зв'язку з тим, що оригінали, виконані за вимогами стандартів [1, 3] істотно відрізняється від оригіналу, з якого виконують тиражування документа друкарським способом, підприємству доводиться підтримувати в актуальному стані два першотвору, що веде до подвоєння витрат на підтримку архівних копій.

Усунути недоліки, що виникають із-за використання при оформленні текстових документів стандартів [1, 3] та ін. Можливо навіть при використанні діючих стандартів.

Наприклад, стандартом [10] передбачено, що в якості оригіналу можна використовувати екземпляр документа, виданого друкарським способом, завізований справжніми підписами осіб, які розробили даний документ і відповідальних за нормоконтроль [11] документації.

Малюнок 2. Форми титульного і наступних листів текстових документів по [3]

Для виключення нераціональних витрат на створення і підтримку в актуальному стані декількох оригіналів, доцільно відмовитися від використання форм, встановлених в стандартах [1, 3] і виконувати текстові документи таким чином, щоб один і той же оригінал був однаково придатний для тиражування як розмножувальної технікою, так і друкарським способом (рисунок 3).

Фактично це передбачає випуск текстових документів за правилами, встановленими для оформлення стандартів [12,13].

Малюнок 3 показує, що використання площі паперового аркуша при такому оформленні зростає, сторінки не захаращені таблицями для службових записів так, як це було показано вище на малюнках 1 і 2.

Малюнок 3. Титульний і наступний аркуші текстових документів

Малюнок 4 Інформація про кількість сторінок, літерних і форматі документа

Стандартом [15], як і стандартом [5] передбачені випадки, коли при внесенні змін можна не заповнювати різні таблички, ( «блоки внесення змін»), що ще раз підтверджує можливість відмови від них.

При зіставленні стандартів ЕСКД і ЕСПД, що регламентують підготовку текстових документів, не можна не звернути уваги на те, що багато вимог і процедури регламентовані в них по-різному, що неминуче веде до зростання витрат при підготовці документів та проведенні нормоконтролю [11] готових документів.

Використання ж стандарту [12] в якості основного документа, що регламентує правила оформлення текстових документів, дозволяє істотно знизити витрати, в тому числі і за рахунок уніфікації правил їх підготовки.

Приклад виконання такого текстового конструкторського документа, як технічні умови, в формі стандарту організації наведено тут [16].

Які ж зміни в стандартах [1, 3] і подібних до них треба зробити?

По-перше, слід скасувати ці стандарти або, хоча б, прідатьетім стандартам на довідковий характер.

По-друге, рекомендувати використовувати в якості основного документа з оформлення текстових документів для всіх систем документів стандарт [12].

По-третє, виключити з діючих стандартів рекомендації щодо способів виконання оригіналів і копій, мікрофільмів тощо стали явним анахронізмом.

По-четверте, виключити з текстів стандартів всі згадки про машинописного способу виконання документів і про друкарській машинці [3].

І найголовніше, при оформленні таблиць, графіків, малюнків і іншого матеріалу текстових документів завжди слід користуватися не стандартами, а довідниками, подібного [17].

література

[1] см. п. 3.3 ГОСТ 2.105-95.

[2] машинописного. машинописна, машинописне (спец.). -прілага-тельное за значенням пов'язане з машинописом. Машинописний текст.

[3] Наприклад, в [1] написано: «Абзаци в тексті починають відступом, рівним п'яти ударам друкарської машинки (так в тексті стандарту!).