Штатний розклад як обов’язковий документ в організації

ШТАТНИЙ РОЗПИС ЯК ОБОВ'ЯЗКОВИЙ ДОКУМЕНТ У ОРГАНІЗАЦІЇ

У тому, що штатний розпис є обов'язковим документом для бюджетних організацій, сумнівів немає. По-іншому справа йде з комерційними організаціями, адже трудовим законодавством такої вимоги не встановлено. Деякі роботодавці ігнорують необхідність складання цього документа. Але, як то кажуть, все обходиться до разу. Штатний розклад не тільки є предметом перевірки контролюючих органів, воно може знадобитися при судових розглядах в разі спору з працівниками при скороченні чисельності або штату організації і т. Д. Про штатний розпис ми і поговоримо в нашій статті.

В "Сучасному економічному словнику" <1> під штатним розкладом розуміється затверджений, ухваленого переліку чисельного складу працівників підприємства, установи із зазначенням їх кількості, посад, посадових окладів, особливостей оплати.

Чи обов'язково штатний розклад? У Трудовому кодексі про штатний розклад згадується в ст. ст. 15, 57 ТК РФ, згідно з якими трудова функція працівника визначена як робота "за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації, конкретного виду доручається працівникові роботи". Тим самим нехай і побічно, але трудовим законодавством дається вказівка ​​на ведення в організаціях такого документа.

Якщо в організації проводилося скорочення штату або чисельності працівників, штатний розпис, видане до скорочення, новий штатний розклад і відповідні накази будуть одними з основних доказів у суді в разі спору з працівником. Також штатний розклад підтверджує, що в організації відсутні вакантні посади, у випадках, встановлених Трудовим кодексом, коли працівникові повинен був запропонований переклад, в тому числі при скороченні штату (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Тобто, незважаючи на відсутність у роботодавця обов'язки вести штатний розклад, він може бути навіть притягнутий до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про працю та охорону праці, якщо зазначений документ відсутній.

Форма штатного розкладу

<4> "Про Порядок затвердження штатних розписів працівників бюджетних і казенних установ МЧСУкаіни і цивільного персоналу рятувальних військових формувань МЧСУкаіни".

<5> "Про затвердження типових структури і штатного розкладу кримінально-виконавчої інспекції".

<6> "Про введення форм штатних розкладів закладів охорони здоров'я".

Комерційні організації за основу, як правило, застосовують уніфіковану форму Т-3, затверджену Постановою N 1, доповнюючи її або, навпаки, виключаючи певні графи. Незважаючи на те що застосування цієї форми не обов'язково, а носить лише рекомендаційний характер, вона зручна у використанні, оскільки містить всі необхідні реквізити. Розглянемо, як ця форма заповнюється.

В першу чергу в неї вносяться такі відомості:

- найменування організації - вказується в точній відповідності з установчими документами. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках;

- код за ЄДРПОУ - вказується згідно інформаційного листа органу державної статистики;

- Номер документа. При первинному складанні штатного розпису присвоюється N 1, а в подальшому застосовується наскрізна нумерація;

- дата складання вказується поточна;

- в рядку "На період" вказуються період дії штатного розкладу і дата його введення в дію;

До відома. Якщо ви не збираєтеся складати штатний розпис на певний період, потрібно вказати тільки дату набрання нею чинності.

- в гриф обмеження доступу до документа вносяться реквізити наказу по основній діяльності, яким був затверджений даний документ, а нижче вказується загальна кількість штатних одиниць організації або підприємства.

Потім заповнюються десять граф форми.

Графа 2 - "Код". У ній вказуються номера підрозділів, які присвоюються в порядку, що дозволяє визначити підпорядкованість і структуру всієї організації.

Графа 4 - "Кількість штатних одиниць". У ній вказується кількість штатних одиниць (в тому числі неповних - "0,5", "0,25" і т. Д.).

Графа 5 - "Тарифна ставка (оклад) та ін. Руб.". У цій графі вказується фіксований розмір оплати праці за посадою за виконання норми праці за одиницю часу або виконання трудових обов'язків за місяць. Це може бути як фіксований розмір оплати праці працівників в рублевому численні, так і відсотки (від виручки, прибутку) або коефіцієнт трудової участі (КТУ), коефіцієнт розподілу та ін. Відповідно до законодавства РФ, колективним і трудовим договорами, угодами та іншими нормативними актами організації (абз. 3 розд. 1 Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених Постановою N 1).

Графи 6, 7 і 8 - "Надбавки, руб.". Це доплати і надбавки компенсаційного характеру і стимулюючі виплати (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством України ( "північні" надбавки, надбавки за особливі умови праці та ін.), А також встановлені роботодавцем (за складність, пов'язані з режимом роботи і т. д.).

Графа 10 - "Примітка". У неї вноситься будь-яка інформація, що відноситься до штатного розпису: відрядна або погодинна оплата праці, локальні нормативні акти організації, що встановлюють розмір оплати праці, види і розміри надбавок, і т. Д.

Звертаємо увагу, що в штатному розкладі вказуються не прізвища співробітників, а тільки посади, в тому числі вакантні.

Часто виникає питання: чи може філія або представництво мати свій штатний розклад? Вважаємо, що все залежить від того, наскільки наділений повноваженнями керівник такої філії. Якщо йому надано право розробляти структуру і штатну чисельність філії, складати штатний розклад і вносити в нього зміни, то має сенс оформляти окремий штатний розпис, але при цьому слід розробити чітку процедуру узгодження оформлення та внесення змін з керівником організації. Якщо ж все кадрові та структурні перестановки здійснюються керівником організації, складається одне штатний розклад організації, а у філії досить мати копію або виписку з нього.

Отже, роботодавець може використовувати уніфіковану форму, може видозмінити її, доповнивши будь-якою інформацією, а може взагалі розробити нову. У будь-якому випадку застосування конкретної форми штатного розкладу має бути відображено в обліковій політиці організації.

Порядок затвердження штатного розкладу

Штатний розклад складається за уніфікованою формою, підписується начальником відділу кадрів і головним бухгалтером і затверджується наказом керівника або уповноваженим ним на це особою. Друк на ньому проставляти не обов'язково. Якщо штатний розклад складено на кількох аркушах, потрібно або прошити його і пронумерувати, або на кожному аркуші передбачити рядки для підписів.

Погоджувати штатний розклад з представницьким органом працівників чи ні, залежить від того, чи стосується даний документ до локальних нормативних актів. З одного боку, штатний розпис є таким актом, а з іншого - організаційно-розпорядчим документом.

Що таке локальний нормативний акт? Це акт, яким регулюються трудові та інші безпосередньо пов'язані з ними відносини.

В силу ст. 8 ТК Україна роботодавці приймають локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства і іншими актами, що містять норми трудового права, колективними договорами, угодами. У випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, роботодавець при прийнятті локальних нормативних актів враховує думку представницького органу працівників (за наявності такого).

До локальних актів, при складанні яких необхідно враховувати думку представницького органу, Трудовим кодексом віднесено графіки змінності (ст. 103), локальні нормативні акти, що встановлюють системи оплати праці (ст. 135), правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 190) та ін.

Так, дійсно в штатному розкладі вказуються розміри посадових окладів, надбавок і особливості оплати, але все ж основним документом, що встановлює систему оплати праці, є такий локальний акт, як положення про оплату праці, який вже узгоджений з представницьким органом працівників. Тому в будь-якому випадку штатний розклад роботодавець стверджує самостійно, якщо тільки обов'язок узгодження з представницьким органом не передбачена колективним договором або угодою (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).

Зверніть увагу! Згідно ч. 3 ст. 68 ТК Україна при прийомі на роботу роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю, однак знайомити зі штатним розписом не потрібно. Мало того, якщо працівнику знадобиться штатний розклад, роботодавець з метою дотримання вимог про передачу персональних даних (ст. 88 ТК РФ) може видати йому тільки виписку з даного документа, що містить відомості тільки про його посади і виплати.

У Листі N 428-6-1 до змін штатного розкладу чиновники відносять перейменування структурних підрозділів або посад, зміна окладів, скорочення чисельності або штату працівників. До цього переліку можна додати виняток вакантних посад або цілих підрозділів, а також введення нових штатних одиниць.

Зміни в штатному розкладі пропонується оформляти або виданням наказу про відповідну зміну, або затвердженням нового штатного розкладу. Вважаємо, що при будь-якій зміні зручніше стверджувати новий розклад, щоб не заглядати в інші документи, а відразу бачити нову структуру, посади та ін. Наказ про внесення змін видається в будь-якому випадку. Потім видається наказ про затвердження нового штатного розкладу, причому слід вказати дату, з якої новий розклад вступає в дію. Наведемо зразок такого наказу.

│ Товариство з обмеженою відповідальністю "Алмаз" │

│ про затвердження штатного розкладу │