Призначення зустрічей, ведення ділової переписки
Які ж бувають зустрічі і як їх призначити?
Відповідаємо: ділові і не тільки.
- Зустріч з клієнтом за результатами "холодних" дзвінків: її призначити просто, головне - доручити це спеціалісту з телемаркетингу.
- Зустріч з партнером (чинним або потенційним): потрібно підготуватися і запросити партнера прямо в офіс або забронювати столик в ресторані.
- Зустріч з одним або будь-який інший симпатичною вам персоною: слід визначитися з метою, часом і датою зустрічі (можливо, знадобиться вивчити афішу заходів) і бути готовим до імпровізації в разі несподіваної відмови.
При призначенні зустрічей можуть виникнути тільки 3-якої складності:
Ваш партнер для зустрічі не погоджується зустрічатися з вами взагалі (найчастіше це спостерігається в спілкуванні з потенційними клієнтами або з коханою людиною - після того як ви посварилися)
Кожне зі скрути доставить вам менше клопоту, якщо ви делегіруете цю рутинну комунікацію віддаленого асистентові.
У першому випадку для цього потрібен сценарій дзвінка (ми можемо скласти його самі на основі будь-якої інформації по цій темі, яку отримаємо від вас).
У другому - нам необхідно дізнатися контактні дані та мета дзвінка.
Ну, і в третьому - повідомте нам, коли ви будете готові до зустрічі, а ми вже про неї домовимося. Вважається, що якщо зустріч призначає асистент, то в очах вашого оточення і можливих співрозмовників ви стаєте ще більш важливим і цікавим людиною, яка не витрачає свій час даремно :)
Для цієї проблеми поштові служби вже знайшли рішення - встановити автовідповідач з тим текстом, що підготуєте ви самі. Як правило, такий спосіб використовують банки, різні агентства, налаштувавши автовідповідь типу "Ваша заявка прийнята. Наші фахівці обов'язково зв'яжуться з вами найближчим часом". Але і цього може не вистачити! Клієнти будь-якого інтернет-магазину, наприклад, будуть раді, якщо їм зателефонують відразу ж після одержання листа, зададуть питання або просто повідомлять про передбачувану дату виконання замовлення - нехай і листом.
І тому ми знову нагадуємо вам про те, що готові в будь-яку робочу хвилину прийти до вас на допомогу і: