Порядок реєстрації та розміщення гостей, порядок реєстрації іноземних громадян - технологія

Розселення гостей є наступним етапом операційного процесу, який складається з зустрічі, реєстрації, вручення ключа і супроводу до номера.

Можливі два види зустрічі:

в аеропорту або на вокзалі (на далеких підступах);

біля входу в готель або в вестибюлі (на ближніх підступах).

Зустріч на далеких підступах дозволяє до прибуття в готель познайомитися з гостем, скласти або скорегувати програму обслуговування, розповісти про готель і послуги, що надаються. Про таку зустріч домовляються при бронюванні.

У готелях високого класу гостей зустрічає швейцар, який вітає їх біля входу.

У невеликих готелях гість підходить до стійки служби прийому і розміщення, де його вітає адміністратор. У тому випадку, якщо клієнт приїжджає до готелю не в перший раз, то бажано звернутися до нього по імені. Це справить позитивне враження. Правилом для багатьох готелів є те, що адміністратор стоїть за стійкою, а не сидить. Цим він підкреслює свою повагу до гостя.

Розрізняють два типи клієнтів, які прибувають для реєстрації. Одні з них заздалегідь забронювали місця в готелі, інші - ні. Поселення в готель клієнтів по броні в автоматизованих готелях займає кілька хвилин.

При попередньому замовленні дані про клієнта уже відомі із заявки на бронювання. Адміністратор уточнює номер заявки, вибирає необхідний модуль у комп'ютерній системі, і проводить реєстрацію. Від гостя потрібно лише підписати реєстраційну картку.

Процес реєстрації гостей без попереднього бронювання займає більше часу, іноді до 5-ти хвилин. В даному випадку адміністратор враховує характер розміщення, необхідного гостю. Крім того, в процесі спілкування з гостем потрібно обговорити такі питання, як вартість номера, терміни розміщення, порядок оплати. Під час цього обговорення працівник готелю, володіючи основами психології, задає і інші питання, які дозволяють судити про платоспроможність гостя. Нормальним для більшості готелів є прохання до гостя показати його кредитну картку, яка є свого роду гарантією його платоспроможності. У тому випадку, якщо клієнт є володарем золотої картки однієї з провідних кредитних компаній, таких як «Америкен експрес», «Віза» або «Майстер кард», цього виявляється цілком достатньо, щоб не турбуватися про оплату.

Згідно з «Правилами надання готельних послуг в РФ»: «виконавець зобов'язаний укласти із споживачем договір на надання послуг. Договір на надання послуг укладається при пред'явленні споживачем паспорта, військового квитка, посвідчення особи, іншого документа, оформленого в установленому порядку і що підтверджує особу споживача ».

Заповнивши картку, гість підписує її, тим самим укладаючи з готелем договір, що підтверджує вид розміщення, тривалість проживання і вартість номера.

Після того як гість заповнив анкету, адміністратор звіряє дані анкети і паспорти гостя, вписує в анкету номер кімнати, в якій буде жити гість, дату і час прибуття і підписує її. Далі адміністратор виписує дозвіл на поселення - документ, що дає право на заняття номера або місця в номері. Дозвіл на поселення повинно бути виписано в двох примірниках, для касира і портьє або чергового по поверху в картотеку для контролю своєчасного виїзду.

Після оплати гість одержує 2-й екземпляр рахунку, за яким він здійснює оплату за проживання і надані послуги. При реєстрації гостеві виписується рахунок за проживання, який включає в себе тариф номера (або місця), помножений на число діб, оплату бронювання, оплату додаткових послуг, які гість замовляє при реєстрації і різні готельні збори.

Адміністратор заповнює візитну картку (картку гостя) - документ на право входу в готель і одержання ключа від номера. Карта гостя завжди виписується в одному екземплярі, і повинна містити наступні дані: прізвище гостя, номер кімнати і терміни проживання. Після закінчення оформлення коридорний або посильний проводжають гостя до наданого йому номера, допомагаючи донести багаж.

Під час реєстрації багаж прибувають в готель знаходиться у вестибюлі. У великих готелях є спеціальне приміщення, куди піднощики багажу заносять речі гостей. Для ідентифікації багажу зручно користуватися талонами, на яких записана прізвище власника, а після реєстрації вписується номер кімнати. Такий талон видає швейцар або підношувач багажу при вході гостя в готель. Таким чином спрощується робота підношувачів багажу. У разі відсутності талона гість вказує на свій багаж, показує дозвіл на поселення, де записаний номер кімнати, і підношувач відносить багаж до номера. У номері він показує гостеві, як користуватися обладнанням і розповідає правила безпеки.

Попереднє замовлення місць дає можливість заздалегідь підготувати номери до заселення, спланувати роботу адміністраторів і підношувачів багажу. Напередодні заїзду групи адміністратор заповнює картку підготовки і заселення номерів (картку броні).

Після того, як гість заповнив анкету, адміністратор звіряє дані анкети і паспорти гостя, вписує в анкету номер кімнати, в якій буде жити гість, дату і час прибуття і підписує її. Після цієї процедури гість оплачує номер, і адміністратор видає йому ключ.

При поселенні туристської групи до готелю її керівник пред'являє адміністраторові направлення туристської фірми: документ, що підтверджує право проживання даної групи в готелі і гарантує, що оплата зроблена, і список групи, оформлений відповідно до вимог паспортного режиму.

Адміністратор повідомляє номери кімнат, які заброньовані для даної групи. Туристи з групи розміщаються звичайно у двомісних номерах, і тільки для керівника групи надається одномісний номер. Всі туристи заповнюють анкети, в графі мета приїзду слід писати: туризм. Адміністратор заповнює групове дозвіл на поселення за безготівковим розрахунком, де вказуються номери кімнат, в яких будуть жити туристи.

Кожному гостю адміністратор виписує візитну картку. Рахунок за проживання при реєстрації групи не виписують, тому що оплата здійснюється за безготівковим розрахунком.

Дуже часто в туристських фірмах разом з путівкою туристам видають ярлики з номерами для багажу. Номер на ярлику відповідає порядковому номеру туриста в списку групи, який знаходиться у керівника групи. Порівнявши номери на багажі й у списку групи, підношувач визначає номер кімнати, і доставляє туди багаж.

Часто для того щоб не сплачувати ще добу проживання, туристи звільняють номери, а багаж здають до камери схову, але за групою залишається один номер для відпочинку туристів.

Порядок реєстрації іноземних громадян

В'їзд в Україну вимагає отримання візи.

Віза - це спеціальний дозвіл уряду країни на в'їзд - виїзд, проживання або транзитний проїзд через її територію. Дозвіл може бути проставлено в паспорті, або являти собою окремий документ: наприклад, групова туристична віза.

одноразові і багаторазові;

індивідуальні та групові;

в'їзні, виїзні, транзитні та ін.

Для здійснення прикордонного контролю передбачені картки прибуття або вибуття іноземця, які прикріплюються до національних паспортах іноземних громадян. Відмітку про реєстрацію перебування на території України виробляють на зворотному боці аркуша національного паспорта, на якій наклеєна віза.

Після прибуття в пункт призначення в'їжджає зобов'язаний протягом трьох діб, виключаючи свята і вихідні дні, представити свій паспорт для реєстрації.

Для того щоб готель мав право самостійно реєструвати іноземних громадян, слід отримати ліцензію на міжнародну туристичну діяльність.

Під час реєстрації в готелі адміністратор звертає увагу на термін дії візи, проставляє в візі реєстраційний номер гостя, назва готелю і дату реєстрації. У деяких готелях іноземні громадяни не заповнюють анкету. В рахунок іноземця включається державне мито в розмірі 20% від мінімального розміру оплати праці (МРОТ), якщо це перший пункт реєстрації після перетину кордону.

При реєстрації адміністратор в першу чергу повинен зробити ксерокопію паспорта іноземного гостя, його міграційної карти і візи. Також обов'язково потрібно звернути увагу на дату в'їзду гостя в країну, тому що за законом іноземний громадянин зобов'язаний зареєструватися в країні прибуття протягом доби з моменту в'їзду в неї. Якщо цей закон їм порушений, то готель не має права його реєструвати і розміщувати. В іншому випадку на готель накладається грошовий штраф. Після того, як ксерокопії зроблені, адміністратором заповнюється повідомлення про прибуття іноземного громадянина, який складається з основної і відривний частин. Основна частина повідомлення разом з оригіналом міграційної карти передається в Федеральну міграційну службу (ФМС). Всі дані заносяться в журнал обліку анкетних даних для іноземних клієнтів. Відривна частина повідомлення знаходиться в готелі до від'їзду гостя, після його виїзду вона також передається в ФМС.