Поняття і види діловодства

У процесі діяльності організації приймаються різні управлінські рішення, створюються і вико-ються різноманітні документи, що розкривають плани роботи, визна-ділячи і регулюють зв'язку та взаємодія як всередині неї, так і з іншими організаціями та установами, а також окремими людьми. Поняття "документ" (документована інформація) визначається в Законі [1] як зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або в установлених законодавством Укаїни випадках її матеріальний носій. Документи відображають відомості про події, явища об'єктивної дійсності, містять норми і правила організації праці і поведінки людини, його положення в організації і в суспільстві. У них фіксується, передається і зберігається інформація, що має і наукове, і прикладне значення. Складання, оформлення і рух документів в організації є завжди актуальним, тому працівники повинні знати основи делоп-роизводства, володіти навичками складання та оформлення документів. Документаційне забезпечення управління (діловодство) - вид службової діяльності, що забезпечує документування управлінської діяльності та організації роботи з документами.

Стосовно до функцій управління (основним і забезпечую-щим) розрізняють два види діловодства: спеціальне і загальне (рис. 16). Спеціальне діловодство обслуговує основні функції органу управління, його спеціальну (зовнішню) діяльність, наприклад, складання і оформлення навчальних, виробничих, облікових документів. Загальне діловодство - це документування управ-ленческих діяльності, пов'язане із здійсненням забезпечують функцій апаратами управління.

Нормативна база діловодства в Укаїни являє собою сукупність законів і нормативних правових актів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації, і включає в себе:

У число законодавчих актів Укаїни в сфері інформації та документації входять наступні федеральні закони, що регламентують діловодство:

Діяльність організації по документуванню і здійсненню документообігу регламентована нормативними актами, які ділять на дві групи: групу спеціальних нормативних актів, виданих тільки для регулювання діловодства, і групу нормативних актів, предметом регулювання яких яв-ляется і інша діяльність, не пов'язана зі здійсненням діловодства.

Другу групу нормативних актів складають нормативні акти, кото-які поряд з регулюванням різних сторін діяльності організації регламентують і деякі аспекти діловодства. Наприклад, накази, що регламентують виробничо-господарську діяльність організації, де одновремен-но з виробничою діяльністю встановлюється порядок оформлення, обліку, реєстрації, зберігання відповідних документів.

Діловодство являє собою систему документаційного забезпечення всіх сторін службової діяльності органу управління, яка включає документування та документообіг (рис. 17). Документування управлінської діяльності включає в себе всі процеси, пов'язані з запису і оформлення необхідної для здійснення управлінських дій інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документообіг - рух документа всередині установи, тобто вчинення технічних операцій з отримання, реєстрації, зберігання документів і т. Д.

Організація, ведення та вдосконалення системи документаційного забезпечення управління на основі єдиної технічної політики і застосування сучасних технічних засобів в роботі з документами, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в організаціях здійснюється адміністративно-правовими підрозділами (відділом, управлінням, канцелярією, секретаріатом , в загальному сенсі - підрозділом діловодства).

У секретаріатах, канцеляріях і інших службах, де ведеться діловодство, повинна бути визначена персональна відповідальність співробітників за конкретний його ділянку. Залежно від обсягу документообігу облік документів ведеться в журналах або картках із застосуванням засобів обчислювальної техніки. При організації діловодства розробляється номенклатура справ і оформляються журнали обліку документів, картотек і закінчених провадженням справ, в яких враховуються всі справи, журнали, книги і картотеки.