Підтвердження транспортних витрат - якими документами

Підтвердження транспортних витрат - документи, які необхідно для цього мати, ми перерахуємо далі - надзвичайно важливо для будь-якого платника податку на прибуток. Як документально обґрунтувати зазначені витрати і які при цьому є нюанси, розглянемо в нашому матеріалі.

Що таке транспортні витрати?

Транспортні витрати являють собою витрати організації, пов'язані з наданням послуг з доставки різних вантажів: товарів, матеріалів, основних засобів. Залежно від способу транспортування, виду товару, а також місць відправлення та призначення список документів, які обгрунтовують витрати, може змінюватися.

Згідно п. 1 ст. 252 НК Україна платник податку може врахувати витрати при обчисленні податку на прибуток, якщо вони мають:

• документальне оформлення,
• економічне обгрунтування.

Таким чином, для відображення транспортних витрат у витратах при визначенні податкової бази по податку на прибуток важливо мати їх реальне підтвердження на папері.

Найпоширенішим видом транспортних послуг є доставка товару від постачальника до покупця. Сторона, на яку «лягають» самі витрати, визначається умовами договорів купівлі-продажу. Витрати можуть бути понесені:

При цьому транспортування може здійснюватися такими особами:

• самим продавцем;
• покупцем з використанням власного автотранспорту;
• сторонньою компанією, з якою укладає договір або продавець, або покупець.

Розглянемо особливості документального оформлення витрат на доставку, здійснювану продавцем і покупцем при самостійній перевезення вантажів або із залученням посередника.

Які документи необхідно мати при доставці товару?

• рахунок-фактуру (виняток - застосування спецрежиму);
• товарну накладну за формою ТОРГ-12;
• інші товарно-транспортні документи - товарно-транспортну накладну (ТТН) і транспортну накладну (ТН).

ТОРГ-12 є первинним документом, складеним продавцем в 2 примірниках (один - для себе, інший - для покупця). Він містить інформацію про реалізовані матцінностей і є підтвердженням переходу права власності на них від продавця до покупця.

При цьому ТН не є документом, на підставі якого можна оприбуткувати товар, а служить первинним документом для обґрунтування транспортних витрат.

Що стосується ТТН (форма 1-Т), вона є первинним документом, не тільки підтверджує транспортні витрати організації, але і відображає інформацію, необхідну для списання та оприбуткування ТМЦ. ТТН містить дві частини - товарну і транспортну, а також включає такі реквізити:

Якими документами можна обґрунтувати перевезення вантажів постачальником?

Під перевезенням вантажів постачальником може розумітися 2 варіанти доставки:

• Постачальник самостійно здійснює доставку товару покупцеві.
• Постачальник укладає договір з перевізником, який транспортує товар до місця призначення.

Якщо постачальник, складаючи договір з покупцем, передбачає поставку товару власними силами, то доставка може бути здійснена з урахуванням таких особливостей:

1. Постачальник може не виділяти в договорі окремо вартість доставки, закладаючи її в ціну товару (перший випадок).
2. Постачальник має право прописати в договорі вартість доставки (другий випадок).

Залежно від вищевказаних умов змінюється документальне оформлення послуг доставки:

Якщо ж постачальник привернув посередника для перевезення товарів, організовується наступний документообіг:

• Постачальник може виписати ТТН в 4 примірниках. При цьому один примірник залишається у постачальника, три інших передаються посередникові, який здійснює транспортування. Посередник, здійснивши доставку, передає 3 примірники ТТН покупцеві, який проставляє на них свій підпис. Один бланк залишається у покупця. На підставі 2 залишилися копій посередник складає акт про виконані послуги (одна з цих копій, підписаних покупцем, разом з актом повертається продавцю).
• Якщо постачальник замість ТТН вирішив оформити ТН, потрібно зробити три екземпляри: один призначається перевізнику, другий - продавцеві, третій - покупцеві. Підтвердженням факту надання транспортної послуги для постачальника може бути копія ТН, підписаної покупцем і перевізником.

Як обгрунтувати транспортування, вироблену покупцем?

Якщо покупець укладає договір з посередником, то його дії повинні бути наступними:

• Можна оформити ТТН в 4 примірниках, де покупець заповнює тільки транспортний розділ. Після цього зазначені документи передаються перевізнику для заповнення постачальником товарного розділу. Заповнивши ТТН, постачальник передає 3 примірники перевізнику. Прийнявши вантаж, покупець залишає собі один екземпляр, а решта 2 вручає перевізникові, на підставі яких той складає акт.
• Якщо покупець складає ТН, то він повинен вказати себе в якості вантажоодержувача і вантажовідправника. Оформляється така ТН в 2 примірниках - один залишається у покупця, другий передається транспортної організації.

Документальне підтвердження витрат з міжнародних перевезень має свої особливості. Про них - в наших матеріалах:

Транспортні витрати зустрічаються практично в будь-який госпдіяльності. Наявність всіх необхідних підтверджувальних документів має велике значення і для постачальників, і для покупців, оскільки дозволяє скоротити витрати по сплаті податку на прибуток.