Переходимо на аутсорсинг як уникнути помилок при оформленні договору

Нюанси оформлення договору про аутсорсинг

Про особливості оподаткування за договором возмездного надання послуг дізнайтеся в "Енциклопедії рішень. Податки та внески" інтернет-версії системи ГАРАНТ. Отримайте безкоштовний доступ на 3 дні!

До договору про аутсорсинг застосовуються загальні правила про договір возмездного надання послуг (гл. 39 ГК України). Одними з найбільш важливих умов, які слід внести до такого договору, є:

перелік послуг, що надаються;
терміни надання інформації і результатів роботи;
відповідальність виконавця і замовника;
умови розірвання договору.

Розглянемо кожне з цих умов докладніше.

Перелік послуг, що надаються. При укладанні договору про аутсорсинг необхідно максимально повно описати провайдеру всі процеси, так чи інакше пов'язані з функцією, яку компанія планує йому передати, і заздалегідь перерахувати всі завдання виконавця. Директор по роботі з клієнтами BDO Unicon Outsourcing Галина Шаблінська уточнює: "Якщо в ході співпраці з'ясується, що компанії необхідні, наприклад, додаткові звіти, донастройку облікової системи, яка раніше не була обговорена, і інші послуги, - всі вони будуть оплачуватися як додаткові, тому що спочатку не входили в договір. Якщо ж заздалегідь максимально докладно обговорити всі з провайдером, то завжди можна досить чітко планувати свої витрати на аутсорсинг навіть при необхідності масштабування бізнесу ".

Аутсорсинг - передача організацією на підставі договору певних бізнес-процесів на обслуговування іншій компанії, що спеціалізується у відповідній області.

Аутстаффінг (позиковий працю) - здійснення працівником за розпорядженням роботодавця праці в інтересах і під контролем юридичної або фізичної особи, що не є працедавцем даного співробітника.

Договір надання послуг - договір, за яким виконавець зобов'язується за завданням замовника надати послуги (юридичні, бухгалтерські, аудиторські, консультаційні, інформаційні та т. Д.), А замовник зобов'язується оплатити ці послуги (ст. 779 ЦК України). Цей договір слід відрізняти від договору підряду, який регулює права і обов'язки сторін, пов'язані, як правило, з виготовленням або переробкою (обробкою) тієї чи іншої речі, виконанням будівельних робіт і ін. (Ст. 702-703 ЦК України).

Ключова помилка при укладанні договору аутсорсингу - це нечітке визначення обсягу послуг, що надаються, формально складені технічні завдання, формулювання, що допускають двояке розуміння прав і обов'язків сторін (наприклад, якщо вказати в договорі, що виконавець проводить експертизу укладених замовником договорів з контрагентами і представляє його інтереси в суді, то в рамках такого договору вже не можна вимагати від аутсорсингової організації надання консультаційних послуг з питань корпоративного права або участі в у регулюванні конфліктів з працівниками компанії).

Зразок договору про аутсорсинг

Додати в договір додаткові умови можна за допомогою додаткової угоди, підписаної обома сторонами. При цьому бажано заздалегідь визначити в договорі про аутсорсинг порядок оформлення такої угоди.

Терміни надання інформації. Чітко описані терміни надання послуги дозволяють і замовнику і аутсорсингової компанії уникнути розбіжностей. При цьому важливо опрацювати і зафіксувати терміни для обох сторін - в разі виникнення складних ситуацій завжди легко буде встановити, через кого виник простий в роботі і хто несе за це відповідальність. "Затримка звіту могла статися з вини аутсорсингової компанії, а через те, що співробітники клієнта не передали вчасно необхідну інформацію", - додає Галина Шаблінська.

Відповідальність сторін. Складнощі при взаємодії з аутсорсингової компанією найчастіше виникають в тому випадку, коли в момент укладення договору сторони недостатньо добре пропрацювали зони своєї відповідальності (наприклад, в договорі не визначена відповідальність виконавця за порушення встановлених термінів або не зазначено обов'язок замовника надати всю необхідну інформацію за запитом аутсорсингової компанії). У зв'язку з цим необхідно заздалегідь визначити всі зони і межі відповідальності як для замовника, так для виконавця (можна прописати, наприклад, що виконавець зобов'язаний повідомити замовника про неможливість виконати те чи інше завдання у встановлений термін - в іншому випадку він буде зобов'язаний виплатити замовнику неустойку в зазначеному в договорі розмірі).

Умови розірвання договору. Договір про аутсорсинг може бути укладений на термін як від кількох місяців, так і до декількох років (це, перш за все, залежить від завдань, які ставить перед собою замовник). При цьому доцільно передбачити в договорі умову про подальшу його пролонгації (наприклад, якщо після закінчення терміну дії договору ні замовник, ні виконавець не висловлять бажання його розірвати, договір про аутсорсинг вважається продовженим на той самий строк). Разом з тим і виконавець, і замовник мають право відмовитися від виконання договору в односторонньому порядку до закінчення зазначеного терміну, відповідно відшкодувавши всі збитки або сплативши понесені витрати (ст. 782 ЦК України). Однак при розірванні договору про аутсорсинг з недобросовісними компаніями, у організації-замовника можуть виникнути певні складнощі, пов'язані з вивантаженням баз даних і передачею функцій іншої компанії. Щоб уникнути всіх цих проблем, Галина Шаблінська радить заздалегідь узгодити умови "розставання": в якому форматі і в які терміни буде передана вся необхідна інформація, включаючи дані з облікової системи провайдера, чи буде це зроблено безкоштовно або у скільки це обійдеться замовнику, чи готова буде компанія-виконавець у разі потреби надавати консультаційні послуги замовнику після розірвання договору і т. д.

Галина Шаблінська, директор по роботі з клієнтами BDO Unicon Outsourcing:

"Необхідність установки KPI при роботі по аутсорсингової моделі - питання спірне. Міжнародний аутсорсинг рухається в цьому напрямку і західні компанії активно використовують KPI, співпрацюючи з провайдерами аутсорсингових послуг, але вУкаіни ситуація зовсім інша. Ми, наприклад, зустрічаємо вимоги до KPI тільки у своїх міжнародних замовників. Але в українських реаліях вони все одно залишаються скоріше формальністю. Не завжди коректно встановлювати ключові показники ефективності, якщо ми говоримо про надання послуг: у нас є вихідні дані і ми, як аутсорсингова компанія, розуміємо, якого результату від нас очікує замовник, а вся проміжна частина лежить в зоні нашої відповідальності. Якщо при цьому замовник буде вимагати збільшення продуктивності конкретних учасників проекту, це може позначитися на загальній якості надання послуги. Тому іноді правильніше буде обійтися SLA [Угода про рівень надання послуги. - Ред.] ".

Аутсорсинг і заборона на позиковий працю

"Варто зазначити, що про повну заборону лізингу персоналу мови не йде. Заборона торкнеться більшою мірою недобросовісних роботодавців, які використовували аутстаффінг для ухилення від своїх зобов'язань перед співробітниками. Наприклад, це можуть бути організації, що мають небезпечне виробництво, які економили на пільги і додаткові виплати персоналу, офіційно у них не оформленим ", - переконана Галина Шаблінська.

Разом з тим експерт наголошує, що аутстаффінг і аутсорсинг - це дві абсолютно різні моделі. У першому випадку мова йде про "оренду" конкретних фахівців. При цьому співробітники знаходяться на території компанії-замовника, але роботодавцем для них є організація-виконавець. У другому випадку компанія платить за послугу. Якщо максимально спростити, то при аутсорсингу юридичних функцій замовник купує не конкретної юриста, а процес юридичного супроводу діяльності компанії, - скільки людей і хто конкретно буде при цьому залучений в процес з боку аутсорсингової організації, замовника не хвилює. Головне, пам'ятати, що компанія-виконавець зобов'язана надати послуги особисто, тобто без залучення інших організацій, якщо інше не передбачено договором (ст. 780 ЦК України).

Крім того, в договорі про аутсорсинг, на відміну від договору про аутстаффінгу, відсутня інформація про графік роботи співробітників, розмір їх заробітної плати, інших умовах роботи або будь-яких вимогах до підбору персоналу. Винятки становлять вимоги про наявність у аутсорсингової компанії фахівців, що мають певну кваліфікацію або сертифікати. Однак ця інформація може бути вказана як в договорі, так і в вимогах до постачальника під час проведення тендера (в тому випадку, якщо він проводиться замовником).

Ще одна відмінність між аутсорсингом і аутстаффінг - це межі відповідальності. У першому випадку виконавець відповідає за якість послуг (вимоги до якості, конкретний вимірний результат і т. Д.). У другому випадку виконавець не несе ніякої відповідальності за результат роботи найманих фахівців - він відповідає тільки за налагоджений процес оформлення трудових відносин, своєчасну виплату працівникам заробітної плати та дотримання інших вимог трудового законодавства.

Таким чином, закон № 116-ФЗ ніяким чином не зачіпає аутсорсингові компанії і не впливає на їх діяльність. Всі ці відмінності слід обов'язково мати на увазі при укладенні договору. "В ідеалі при оформленні договору про аутсорсинг необхідно уникати формулювань, які свідчать про те, що персонал виконавця буде надавати послуги замовнику на його території. Наприклад, при наданні послуг з бухгалтерського обслуговування працівники виконавця працюють у свого роботодавця, замовник лише надає необхідні документи", - розповідає Світлана Золотарьова.

Лілія Хакимова, керівник відділу юридичних послуг BDO Unicon Outsourcing:

"У більшості випадків в угоді фігурують тільки ключові контактні особи або співробітники, відповідальні за ті чи інші ділянки проекту. В цілому ж в таких документах не вказується повний список співробітників аутсорсингової компанії, які надаватимуть послугу, або їх кількість - цей список може змінюватися в Під час роботи і замовник найчастіше взагалі не цікавиться цим питанням, йому важливий тільки результат. При цьому якщо для компанії-замовника це критично, вона може закріпити за собою в договорі конкретну робочу групу - список иц, які будуть надавати їй послуги. У такому випадку вказати, що всі ці співробітники працюють в офісі виконавця, слід обов'язково ".

Консультування та проведення спільних зустрічей, як правило, здійснюється на території аутсорсингової організації, але нерідко фахівці направляються до замовника (наприклад, для збору необхідної інформації). При цьому вони не підкоряються внутрішньому трудовому розпорядку, що діє у компанії-замовника. Кваліфікувати це як позиковий працю не можна. "Природно, в договорі про аутсорсинг має бути умова про те, що даний працівник не виконує розпорядження замовника, а просто збирає документи", - уточнює Світлана Золотарьова.

Сторони також можуть внести в договір умова про проведення зустрічей за участю фахівців аутсорсингової компанії на території замовника - причини, тривалість і частота таких зустрічей повинні бути чітко позначені. "У договорах з нашими клієнтами ми завжди окремо описуємо послугу виїзної перевірки документів (якщо ці документи зберігаються в архіві на території замовника) або вказуємо, що фахівець нашої компанії повинен з певною частотою зустрічатися з ключовими особами замовника (наприклад, для отримання всіх необхідних підписів на документах, що містять конфіденційну інформацію та персональні дані, які ми не можемо відправляти поштою або кур'єрською службою). У всіх договорах ми, крім того, обговорюємо можливість і частоту прове дення нарад з особистою присутністю співробітників і конференц-дзвінків ", - доповнює Лілія Хакимова.

Таким чином, компаніям, що передає або планують передати на аутсорсинг частину бізнес-процесів, не слід хвилюватися, що на подібній послузі відіб'ється заборона на позиковий працю. Головне, врахувати всі нюанси і правильно оформити договір з аутсорсингової компанією.