Передача особових карток працівників на архівне зберігання

Особова картка - документ, що містить персональні дані працівника. Згідно з існуючими вимогами особова картка співробітників організаціями всіх форм власності, які є джерелами комплектування державних муніципальних архівів, в установленому порядку повинна передаватися в державні, муніципальні архіви або зберігатися в організації. Ця рекомендація може бути використана недержавними організаціями, що здійснюють зберігання документів по кадрам. У статті розглянуто особливості оформлення здавальної опису на весь комплект справ з особового складу за конкретний рік разом з наказами по особовому складу, особистими справами та іншими документами з особового складу, термін зберігання яких перевищує 10 років, а також окремий випадок цієї практики - оформлення опису особистих карток для здачі в архів в разі, якщо за рік звільнився тільки одна людина.

Особисті картки відносяться до уніфікованих форм документів первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Встановлено дві форми особистих карток: форма N Т-2 і форма N Т-2 ГС (МС). Форма N Т-2 ГС (МС) заводиться на державних службовців, форма N Т-2 - на всіх інших співробітників. Особиста картка містить персональні дані співробітника (дата і місце народження, освіта, місце проживання тощо) та заповнюється при надходженні його на роботу.

Протягом трудової діяльності працівника в особисту картку вносяться відомості про призначення його на посаду, переміщення за посадою, відпустки, звільнення.

Приклад. Розділ III Положення про військовий облік (витяг):

30. З метою забезпечення постановки громадян на військовий облік за місцем роботи працівники, які здійснюють військовий облік в організаціях:

б) заповнюють особисті картки відповідно до записів в документах військового обліку. При цьому уточнюються відомості про сімейний стан, освіту, місце роботи (підрозділі організації), посаду, місце проживання або місце перебування громадян, інші відомості, що містяться в документах громадян, прийнятих на військовий облік;

31. З метою збору, зберігання і обробки відомостей, що містяться в особових картках громадян, які підлягають військовому обліку, організації та їх посадові особи:

а) визначають громадян, що підлягають постановці на військовий облік за місцем роботи і (або) за місцем проживання, і вживають необхідних заходів до постановки їх на військовий облік;

б) ведуть і зберігають особисті картки громадян, поставлених на військовий облік, в порядку, визначеному Міністерством оборони Укаїни.

Приклад. З п. 2.8 Вказівок щодо застосування Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання:

Відмітка ЕПК означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися в державні, муніципальні архіви або зберігатися в організації. Дана позначка призначена для застосування організаціями всіх форм власності, які є джерелами комплектування державних муніципальних архівів, а також може бути використана недержавними організаціями, що здійснюють постійне зберігання своїх документів.

На архівне зберігання передаються особисті картки співробітників тільки після звільнення останніх з конкретної організації. При цьому картки систематизуються по роках звільнення співробітників, а всередині років - за алфавітом прізвищ, імен та по батькові співробітників. При великих обсягах зазначених документів і перевищенні встановлених обсягів справ протягом року (не більше 250 аркушів у справі та при товщині корінця не більше 4 см, включаючи палітурка) проводиться розподіл особистих карток на томи. Також можливі варіанти окремого формування карток (по кожній формі - в кожну окрему справу).

Головна проблема, з якою стикаються архівісти при прийомі особистих карток від кадрових служб організацій, - відсутність відомостей про звільнення співробітників (дат звільнення і підстав до них): на жаль, кадровики іноді забувають вказувати ці відомості в особових картках.

У процесі ведення особистих карток може виникнути така ситуація, коли в зв'язку з відсутністю вільного місця для заповнення тих чи інших розділів картки доводиться заводити нову. В цьому випадку архівного зберігання підлягають обидві картки. Виняток можуть становити лише випадки мимовільного дублювання записів.

Іноді при веденні особистих карток використовуються в повному обсязі її сторінки (листи) або їх просто немає. У цьому випадку можливо як прийняття заходів до відновлення відсутніх аркушів і / або записів, так і передача документів по їх фактичному стану та наявності. Але в останньому випадку даний факт повинен бути врахований упорядником передмови до зведеного опису справ з особового складу при складанні зведеного опису, яка складається архівом організації (організацією) на підставі здавальної опису та документів до неї.

У першій графі опису вказуються порядкові номери одиниць зберігання (справ) за описом; в другій - індекс справи за номенклатурою: порядковий номер підрозділу (як в номері опису, в даному випадку - 06) і номер справ всередині підрозділу (в даному випадку - 07); в третій - заголовок справи; в четвертій - крайні дати справи; в п'ятій - кількість листів; в шостий - необхідні примітки.

Нижче наведено зразок здавальної опису особистих карток підрозділу. Опис зазвичай складається на весь комплект справ з особового складу за конкретний рік разом з наказами по особовому складу, особистими справами та іншими документами з особового складу, термін зберігання яких, згідно з Типовим переліком, перевищує 10 років.

│ Начальник відділу кадрів │

│ ____________________ А.Г. Романов│