Основні види організаційно-розпорядчих документів

Інструкція - нормативний правовий акт організації, що встановлює правила, що регулюють організаційні, технічні (технологічні або інші спеціальні) сторони діяльності організації, її структурних підрозділів, працівників.

Інструкція як вид документа

Інструкції розробляються з різних напрямків і ділянок діяльності організації, але в практиці управлінської діяльності інструкції прийнято ділити на дві групи: інструкції організаційного типу та інструкції технічного характеру. До другої групи примикають інструкції, в яких пояснюються правила експлуатації різних приладів. Такі інструкції є посібниками з експлуатації, або експлуатаційними інструкціями.

Інструкція з охорони праці організації розробляється на підставі міжгалузевої або галузевої інструкції з охорони праці або на основі міжгалузевих або галузевих правил з охорони праці.

Від того наскільки правильно і раціонально поставлений документообіг залежить як швидко документи будуть доходити до виконавців, керівників, зацікавлених посадових осіб.

Інструкції, на відміну від правил, положень, регламентів, встановлюють порядок виконання конкретних видів робіт, причому, що виділяються в інструкції окремі операції повинні бути пов'язані в рамках одного процесу або сукупності взаємопов'язаних процесів. Інструкції, як правило, є документами, використовуваними працівниками постійно, щодня, тому вони повинні бути викладені чітко, ясно, зрозуміло, по можливості коротко, не допускаючи різних тлумачень. Правила, вимоги, що встановлюються в інструкціях, є обов'язковими. Контроль за виконанням інструкцій ведеться керівництвом структурного підрозділу (служби) і керівництвом організації.

Оскільки інструкціями встановлюється порядок виконання робіт, працівники при прийомі на роботу повинні бути ознайомлені з інструкціями під розпис. Ознайомлення з інструкціями проводиться кожного разу після їх переробки або затвердження нової інструкції на заміну раніше діяла. Крім того, інструкції - а їх в організації може бути безліч - повинні бути доступні для працівників. Для цього інструкції, як і інші нормативні документи, розміщують на сайті організації в складі нормативної бази.

За розробку інструкції, як правило, відповідає підрозділ (фахівці), в чиїй зоні відповідальності знаходиться виконання того виду роботи, діяльності або процесу, порядок виконання яких встановлюється інструкцією.

Наприклад, відповідальність за розробку інструкції з діловодства (ДНЗ) несе служба ДОУ.

Застосовувати інструкцію в роботі може більш широке коло працівників.

У процедурі розробки інструкції виділяється кілька етапів:

• підготовка проекту інструкції;
• узгодження проекту інструкції з зацікавленими підрозділами і особами;
• в необхідних випадках - експертиза проекту інструкції зацікавленими організаціями або особами;
• твердження інструкції керівником організації;
• ознайомлення працівників з інструкцією і впровадження її в діяльність організації.

В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, доц. зам. директора ВНІІДАД

Гіпермаркет професійної інформації