Організація, її внутрішнє і зовнішнє середовище
Що таке організація
Організація - група людей, діяльність яких координується для досягнення поставлених загальних цілей.
Група повинна відповідати вимогам:
- наявність не менше двох осіб, які вважають себе частиною групи;
- наявність мети, яка приймається як загальна для всіх членів організації;
- наявність членів групи, які працюють разом для досягнення спільних цілей.
Організації бувають формальні і неформальні. Формальні організації - це організації, які офіційно зареєстровані і діють на підставі існуючого законодавства і встановлених регламентів.
Неформальні організації - організації, які діють поза рамками законодавства, при цьому групи виникають спонтанно, але люди взаємодіють один з одним досить регулярно. Неформальні організації існують у кожної формальної організації.
Ресурси організації. До них відносяться: кадри організації, капітал, матеріали, технологія, інформація, які складають внутрішнє середовище організації. Мета кожної організації припускає перетворення різних ресурсів для досягнення встановленої мети.
Залежність організації від зовнішнього середовища. Організація повністю залежить від навколишнього світу, тобто зовнішнього середовища як щодо ресурсів, так і по відношенню до своїх клієнтів або споживачів. Зовнішнє середовище включає економічні умови в даній країні, урядові акти, профспілки, конкуруючі організації, споживачів, а також громадські погляди, техніку і технологію в цілому.
Поділ праці в організації. Розрізняють горизонтальний і вертикальний розподіл праці. Горизонтальний розподіл праці - це поділ на паралельно функціонуючі підрозділи усередині організації. Складні великі організації здійснюють горизонтальний поділ за рахунок утворення підрозділів, що виконують специфічні конкретні завдання і домагаються конкретних специфічних цілей. Такі підрозділи часто називають відділами або службами. Вертикальний розподіл праці - це координація роботи складових частин організації: відділів, служб, різних підрозділів. Діяльність з координування роботи інших людей і складає сутність управління.
Необхідність управління в організації. Щоб організація могла домогтися своїх цілей, завдання її підрозділів повинні бути скоординовані шляхом вертикального поділу праці, тому управління є істотно важливою діяльністю для організації. У зв'язку з цим організація повинна призначати керівників і визначати коло їхніх обов'язків і відповідальності.
Організація як відкрита система
Організації взаємодіє із зовнішнім середовищем, повинна пристосовуватися до змін у ній, щоб нормально функціонувати, і в силу цього повинна розглядатися як "відкрита система". Відкрита система залежить від енергії, інформації, матеріалів, які надходять із зовнішнього середовища. Будь-яка організація є відкритою системою, так як завжди залежить від зовнішнього середовища.
З точки зору системного підходу, організація як відкрита система - це механізм перетворення вхідної інформації або ресурсів в кінцеву продукцію (в відповідності зі своїми цілями). Основні різновиди ресурсів входу: матеріали, обладнання, капітал, робоча сила. Ситуаційний підхід дозволив розширити теорію систем за рахунок розробки концепції, згідно з якою рішення в будь-якій ситуації визначається зовнішніми і внутрішніми факторами і обставинами. Таким чином, менеджер до прийняття рішення повинен обов'язково проаналізувати всі наявні фактори, що впливають на дану проблему, для успішного її вирішення.
Зовнішні фактори поділяються на фактори прямого впливу і непрямого впливу.
Зовнішня і внутрішнє середовище організації
Середовище прямого впливу включає фактори, що безпосередньо впливають на діяльність організації:
а) Постачальники. Постачальниками капіталу в основному є банки, акціонери і приватні особи. Чим краще йдуть справи у даній організації, тим більше шансів отримати кредит на пільгових умовах у постачальників капіталу.
б) Трудові ресурси. Без потрібних фахівців належної кваліфікації не можна ефективно використовувати складну техніку та обладнання.
в) Закони держави. Організації зобов'язані виконувати не тільки федеральні, але і регіональні закони. Державні органи забезпечують примусове виконання законів у сфері своєї компетенції.
г) Споживачі. Споживачі вирішують, які товари і послуги для них бажані, тобто вони визначають напрямки і можливості зростання організації. У ринковій економіці діє принцип: "Споживач - король ринку".
д) Конкуренти. Керівництво підприємства повинно розуміти, що незадоволені потреби споживачів створюють вільні ніші на ринку для конкуруючих організацій.
Середовище непрямого впливу складається з факторів, що не мають прямого і негайного впливу на діяльність організації:
а) Стан економіки країни. Керівництво організації, особливо при виході на міжнародний ринок, має враховувати економічну ситуацію в тій країні, в яку постачає свій товар, або з якої організація має ділові відносини. Стан світової економіки впливає на вартість ресурсів і здатність покупців придбати товари і послуги. Якщо в економіці прогнозується спад, то необхідно зменшити запаси готової продукції, щоб подолати труднощі збуту, крім цього слід врахувати збільшення або зменшення ставки відсотка на позики, можливе коливання курсу долара або інших твердих валют.
Рухливість середовища - це швидкість, з якою відбуваються зміни в навколишньому середовищі організації. У деяких галузях, наприклад, у фармацевтичній, електронної, хімічної, космічної та ін. Зміни відбуваються відносно швидко. В інших галузях процеси зміни середовища більш уповільнені.
Структура організації
Структура організації є елементом її внутрішнього середовища.
Структура організації - взаємовідносини рівнів управління з функціональними областями організації для найбільш ефективного досягнення цілей.
Схема організаційної структури фірми:
Структура організації тісно пов'язана з характерним для неї специфічним розподілом праці і вимогами побудови системи контролю в організації.
Будь-яка організація має поділ праці, але не просто випадковий розподіл роботи між усім персоналом організації, а спеціалізований поділ праці. Воно означає закріплення конкретної роботи за тією людиною, яка краще за всіх в організації зможе її виконати, тобто за фахівцем. Прикладом може служити поділ управлінських функцій між фахівцями з фінансів, виробництва, збуту і т.д.
Сфера контролю включає в себе сукупність осіб, підлеглих конкретного керівника. Залежно від кількості цих осіб, розрізняють широку і вузьку сфери контролю. При широкій сфері контролю організація має плоску структуру управління, а при вузькій - багаторівневу структуру.