оформлення відпустки

Закон України регулює дотримання прав кожного працівника на відпочинок зі збереженням займаної ним посади і нарахуванням заробітної плати. Перед оформленням відпустки працівнику підприємства бухгалтер повинен визначити:

  1. Розрахунковий період.
  2. Розмір доходу за цей період.
  3. Середній заробіток.

На підставі цих даних обчислюються відпускні. Однак, як показує практика, при їх визначенні та розрахунку виникають деякі нюанси.

Порядок оформлення відпустки. У яких випадках надається відпустка?

Працівник підприємства може взяти оплачувану відпустку в наступних випадках:

  • якщо він працює в організації не менше півроку, то має право взяти відпустку за перший рік роботи;
  • якщо співробітник працює 1-й рік, то по закінченні 6 місяців роботи він може взяти відпустку тільки з дозволу керівництва;
  • з другого року роботи і далі працівник має право йти у відпустку відповідно до внутрішнього графіку.

Оформлення відпустки. Крок 1. Визначення розрахункового періоду

Цей період не повинен бути більше одного року. Він залежить від терміну, протягом якого співробітника трудиться у конкретного роботодавця.

При визначенні розрахункового періоду слід враховувати наступні нюанси:

  • якщо початок відпустки припадає на один рік, а його закінчення - на інший, то в якості розрахункового періоду береться календарний рік, що передує відпустці;
  • якщо термін роботи співробітника на підприємстві становить менше 1 року, то розрахунковим періодом буде той час, який він відпрацював за фактом. Відлік починається з 1-го дня роботи і до останнього числа місяця, що передує відпустці.
  • якщо працівник бере відпустку в тому ж місяці, в якому він працевлаштувався, то в розрахунок береться фактично відпрацьований час;
  • якщо працівник не отримував зарплату в попередньому відпустці календарному році, то розрахунковим періодом будуть останні місяці, протягом яких він її отримував.

Трудовий Кодекс України допускає, щоб підприємства встановлювали і інший розрахунковий період, згадуючи про нього в колективних договорах або інших внутрішніх документах. Положення співробітників при цьому не повинно бути погіршене.

Виплати, за якими не нараховуються відпускні

Законодавство наказує не включати в розрахунковий період ті дні, коли співробітник:

  • був на лікарняному;
  • отримував середню зарплату;
  • перебував у неоплачуваній відпустці;
  • їхав у відрядження;
  • брав участь в страйках;
  • був в оплачуваній відпустці;
  • мав простої і так далі.

При розрахунку відпускних не враховуються такі виплати:

Статті, зі зразками документів

Оформлення відпустки. Крок 2. Заробіток за розрахунковий період

Щоб його визначити, потрібно розрахувати заробіток працівника в його рамках. Для цього необхідно врахувати всі доходи, які закон допускає застосовувати для розрахунку відпускних. Це можуть бути:

  • премії і винагороди;
  • зарплата за фактично відпрацьований час;
  • компенсаційні виплати;
  • різні надбавки і доплати.

Потім розраховується середньоденний заробіток і самі відпускні. При цьому слід враховувати, цілком чи був відпрацьований розрахунковий період. Від цього буде залежати формула розрахунку середньої зарплати.

Якщо розрахунковий період був відпрацьований повністю, то базова формула для визначення середнього доходу співробітника виглядає так:

Середня зарплата (СДЗ) = Зарплата за розрахунковий період (ЗП) / (12 місяців * 29,3 дня)

У цій формулі 29,3 дня - це середньомісячне число днів.

При неповністю відпрацьований розрахунковому періоді середня денна зарплата (СДЗ) визначається наступним чином:

СДЗ = ЗП / (повне число відпрацьованих місяців (КПМ) * 29,3 дня + сума неповністю відпрацьованих календарних днів в місяцях (КНМ)).

Тут КНМ = 29,3 днів / кількість днів у місяці (КД) * відпрацьовані дні (ОД).

Після того, як буде розрахована середньоденна зарплата, отриманий результат потрібно помножити на число відпускних днів. Отримана сума і буде відпускними працівника.

Комплект документів для відпустки

Розглянемо необхідні документи для оформлення відпустки працівника. Якщо працівник працює перший рік, то підставою і першим документом для оформлення відпустки буде його заяву з проханням надати відпустку. Якщо працівник працює не перший рік, то його відпустка вноситься в графік відпусток. Нижче представлені необхідні документи для першого і другого випадку.

оформлення відпустки

Комплект документів для оформлення відпустки працівника: інфографіка

Приклад розрахунку відпускних

При повністю відпрацьованому розрахунковому періоді:

За цей термін розмір нарахувань склав 300000 рублів.

СДЗ = 300000 / (12 * 29,3) = 853,24 руб.

Потім розраховується сума відпускних: 853,24 * 28 = 23890,72 рубля.

Дохід за розрахунковий період: 350000 - 50000 = 300000 руб.

ОД = 30 - 20 = 10 днів;

КНМ = 29,3 / 30 * 10 = 9,77 днів;

СДЗ = 350000 / (11 * 29,3 + 9,77) = 1053,99 руб .;

Сума відпускних становить: 1053,99 * 28 = 29512,85 руб.