Обробка вхідних і вихідних документів - студопедія

Надходить в організацію кореспонденція приймається і обробляється централізовано службою документаційного забезпечення управління: канцелярією, загальним відділом та ін. (Далі - канцелярія).

Обробка вхідної кореспонденції здійснюється, як правило, в день надходження; в першу чергу обробці підлягають телеграми.

Документи на машинних носіях передаються без розтину упаковки, обробляється тільки супровідний лист.

Конверти, як правило, знищуються, крім наступних випадків:

· Дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа;

· На документі відсутня реквізит «Дата документа»;

· Дата документа істотно відрізняється від дати його отримання;

У зазначених випадках конверт приєднується до документа і після його використання підшивається разом з ним в справу.

Проект вихідного документа розробляється виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем.

Підготовлений проект передається на підпис керівнику. Разом з ним можуть бути представлені інші документи, на підставі яких розроблявся проект.

Керівник організації має право внести зміни і доповнення в що підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю.

Після підписання двох примірників вихідний документ передається секретареві для реєстрації. Реєстрації підлягають документи, що направляються вищим органам, ініціативні вихідні документи, що вимагають виконання (відповіді).

Документи реєструються в канцелярії на реєстраційно-контрольних картках або в журналі після їх підписання керівником організації або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень. Після цього документи підлягають відправці через канцелярію або експедицію.

На кожен ініціативний документ, що вимагає відповіді, заповнюється, як правило, два примірника реєстраційно-контрольної картки: один екземпляр поміщається в довідкову, другий - в контрольну картотеку по очікуваної дати отримання відповіді (дату вказує укладач документа на копії, якщо термін не зазначений в тексті документа). У разі ненадходження відповіді в термін кореспонденту направляється лист-нагадування.

Відомості про документи-відповідях реєструються на картках, на яких були зареєстровані відповідні документи-запити.

Відправка вихідних документів, в тому числі створених за допомогою засобів обчислювальної техніки, здійснюється канцелярією або експедицією відповідно до чинних Поштових правил.

Відправляються документи передаються в канцелярію або експедицію організації в незаконвертованном вигляді, повністю оформлені, при необхідності - з відміткою укладача про вид поштового відправлення (замовлене, бандероль).

У канцелярії або експедиції перевіряється правильність оформлення документів: наявність необхідних реквізитів, додатків, відповідність дати відправлення датою підписання і реєстрації та ін. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.

На замовну кореспонденцію складається опис розсилання, в якій відправник вказує своє прізвище та проставляє дату відправки. Опис зі штемпелем відділення зв'язку підшивається в справу канцелярії. Копії вихідних документів підшиваються в справи згідно з номенклатурою справ.

Відправка машиночитаємих документів проводиться в упаковці, що відповідає технічним вимогам щодо збереження носіїв і записаної на них інформації. При цьому додається копія супровідного листа, що підшивається в справу на загальних підставах.