Облік бланків суворої звітності приклад проводок

Багато підприємств та ВП при роботі з населенням за допомогою здійснення грошових розрахунків застосовують бланки суворої звітності. Використання цих документів замінює контрольно-касові апарати. У той же час облік бланків, зберігання, інвентаризація та знищення підкоряються встановленим правилам.

Застосування бланків суворої звітності

При наданні послуг фізичним особам допускається використання бланків суворої звітності. Це зачіпає розрахунки з населенням, які здійснюються готівкою або з використанням пластикових платіжних карт.

При роботі з юр.лицами використання бланків не передбачено. На цих умовах розрахунки ведуться за допомогою ККМ.

Бланки суворої звітності мають право використовувати як організації, так і фіз. особи при здійсненні підприємницької діяльності.

Хто має право застосовувати БСО?

Для тих, кому дозволено використовувати БСО, ці документи прирівнюються до касового чеку, дають можливість керівництву заощадити на придбанні і обслуговуванні касового апарату.

Разом з тим застосування бланків має дотримуватися за нормами законодавства, інакше накладаються штрафи розміром 3 000 - 4 000 для фіз. осіб, 30 000 - 40 000 - щодо організацій.

Крім БСО, що представляють собою квитанції при розрахунках з населенням, до бланків подібного виду відносяться і інші документи, такі як трудові книжки, лікарняні листи, проїзні документи, наряди, талони.

Вимоги до випуску та оформлення бланків

Бланки виготовляються друкарським способом або із застосуванням інших автоматизованих систем. Останній варіант передбачає дотримання наступних умов:

належить мати захист використовуваної автоматизованої паспортної системи від несанкціонованого доступу ззовні;
потрібно зберігати дані про операції не менше 5 років;
при заповненні бланків і випуску потрібно присвоювати унікальні номери і серію.

Податкові органи мають право зажадати інформацію про випущених автоматизованим способом бланках. Що стосується автоматизованої системи, за допомогою якої виготовляються подібні документи, відбувається облік і фіксація, використовувати з цими цілями стандартний персональний комп'ютер не вийде, так як мова йде не про просте принтері.

Якщо придбання БСО здійснюється на стороні (купівля бланків, виготовлених друкарським способом), то під час приймання товару слід створити спеціальну комісію. У складі комісії обов'язково повинні бути працівники, в подальшому працюють безпосередньо з подібними документами. З ними ж в укладаються договори про матеріальну відповідальність. Випускаються акти, які свідчать про кількість, наявність бланків, номера та серії.

При оформленні документів повинні бути передбачені створення відривних частин або хоча б однієї додаткової копії.

Заповнення бланків проводиться із зазначенням вжитих грошових сум, наданих послуг, дати реалізації, підписами продавця і покупця. Зіпсований в процесі заповнення бланк суворої звітності вважається недійсним і підлягає обов'язковій заміні.

Облік бланків суворої звітності. приклад проводок

Облік придбаних бланків суворої звітності фіксується в книзі обліку БСО, прошнуровані та пронумерована, завіреної підписами відповідальних осіб. Форму книги допускається розробляти самостійно або скористатися затвердженим регістром.

Ніяких помарок і виправлень в бланках суворої звітності бути не повинно. В іншому випадку документ визнається недійсним. Подібні бланки перекреслюються і прикладаються до книги обліку БСО.

Інвентаризація бланків відбувається нарівні з інвентаризацією готівки та інших подібних документів, що зберігаються в касі у матеріально відповідальних осіб.

При інвентаризації бланків відбувається перерахунок. Отримані дані звіряються з поточними даними обліку. Крім того, звертається увага на наявність необхідних відомостей в документі. Проводиться облік зіпсованих примірників.

Організації враховують бланки на позабалансовому рахунку 006. Застосовується умовна оцінка витрачених коштів, яка часто фактично схожа з реальними витратами на виготовлення або придбання документів.

Для відображення операцій в бухгалтерському обліку використовуються такі рахунки:

10 - «матеріали»;
20, 26 - витрати в виробничих організаціях;
44 - витрати в установах торгівлі.

Придбання бланків, роздрукованих друкарським способом, допускає прийняття можливого ПДВ до обліку, самі витрати можна врахувати у витратах як при ОСНО, так і при ССО.

Приклад. Організація, що надає реалізацію послуг населенню в роздріб, придбала БСО на загальну суму 5 400 рублів (в тому числі ПДВ 823,73 рубля). Якими проводками необхідно відобразити операції в обліку?

Дт 44 - Кт 60 - 4576,27 рублів. Прийнято на витрати придбані БСО.
Дт 19 - Кт 60 - 823,73 рубля. Виділено ПДВ.
Дт 68 - Кт 19 - 823,73 рубля. Сума податку прийнята до відрахування.
006 - 4576,27 рублів. Бланки враховані на позабалансовому рахунку.

Далі в міру використання документи списуються в Кт позабалансового рахунку 006. БСО враховуються на цьому рахунку аж до їх знищення в зв'язку з вичерпаним терміном зберігання.

Зберігання та знищення бланків суворої звітності

Термін зберігання БСО (відривних корінців документів) не повинен бути менше 5 років. Місце зберігання являє собою спеціально обладнане приміщення або металеві сейфи, що виключають можливості псування або крадіжки. Поряд з корінцями та додатковими екземплярами ведеться облік і зіпсованих, які прийшли в непридатність примірників.

По закінчення встановленого терміну бланки підлягають знищенню, але не раніше місяця з дня проведення останньої інвентаризації. Результати інвентаризації підлягають оформленню.

Для знищення більш непридатних документів з простроченим терміном зберігання складається окремий акт. Підписується керівництвом при створенні спеціальної комісії. Склад комісії законодавчо не регулюється. Доцільно припустити, що членами можуть бути керівник, представники бухгалтерської служби, матеріально відповідальна особа, кадрові співробітники. Ті ж умови знищення передбачені і для зіпсованих примірників.