Мистецтво ділового листа

Листи - вітання покупцям

Серед всіх видів листів і службових записок найбільш важливими є ті, які пов'язані з продажем. Але в них і найлегше заплутатися. Наведені нижче листи можна використовувати в різних торгових ситуаціях практично в будь-якій галузі.

У листах 1.8, 1.9 продавець вітає нового клієнта, розповідає про послуги, що надаються, згадує про спеціальну знижку.

Листи 1.11 і 1.12 схожі. Лист 1.12 може бути використано в сфері послуг або як послання виробника оптовим торговцям. Зауважте, однак, що лист 1.12 покладає відповідальність за зв'язок з клієнтом на плечі продавця. Так і має бути.

Проста записка з подякою в листі 1.14 також може бути написана від руки. У ній міститься не тільки подяку замовнику за витрачений час, але і представлення нового продавця. Останній рядок може варіюватися, щоб надати записці більш особистий характер. Наприклад, якщо клієнт говорив про свого сина [дочки], останній рядок може бути змінена, щоб відобразити це:

Я був радий почути про успіхи Вашого сина і розумію, чому Ви так пишаєтеся ім.
Цей рядок буде випереджати подяку за гостинність, надану Вами мені вчора.

Завжди дуже важко представити клієнтові нового співробітника. У такому листі-поданні можуть допомогти прикметники. Зверніть увагу на рядок в листі 1.15, в якій йдеться про компетентність нового торгового агента. Така характеристика зазвичай пробуджує цікавість клієнта і полегшує зустріч з ним.

Лист 1.16 менш вдало. Рекомендаційний лист має бути більш переконливим. Ймовірно, фірмі слід було б самій зателефонувати клієнту, щоб підтвердити час зустрічі. Для комерсанта немає нічого важчого, ніж несподівано вступити в діловий світ клієнта.

Лист 1.17 - виправлений варіант листа 1.16. Саме, так слід складати рекомендаційні листи.

Лист 1.18 - довгоочікуваний лист з невеликого банку з Західного узбережжя, який успішно обслуговує своїх клієнтів вже протягом 18 років, незалежно від теперішньої економічної ситуації. На жаль, банкіри часто забувають, що вкладники можуть бути найбільшими діловими партнерами. Тому налагоджена система поштового зв'язку має для них першорядне значення.

Лист 1.5. Коротке ознайомлювальний лист
Шановний
Наша фірма займається постачанням шкільних програм. Ми пропонуємо брошуру, в якій зібрані програми, які можуть скласти фонд для Вашої школи.
Ці програми успішно пройшли перевірку в понад 1000 державних і приватних школах по всій країні. Всі без винятку школи відгукуються про них позитивно.
Якщо Ви зацікавлені в придбанні будь-який з наших програм, я був би щасливий обговорити з Вами це питання. Я буду у Вашому районі на наступний [день] і заздалегідь подзвоню, щоб домовитися про зустріч.

Лист 1.6. Енергійне і ефективне ознайомлювальний лист від агента з продажу нерухомості.
Шановний
Мабуть, Ви, як і багато наших покупців, що не користувалися кредитом протягом минулого року через високі відсоткові ставки. Тепер, коли ставки знизилися до розумного рівня, Ви, можливо, захочете розглянути переваги одного кредиту з однієї виплатою в порівнянні з кількома кредитами з безліччю виплат.
Я хотів би зустрітися з Вами, щоб розповісти про переваги такого об'єднання кредитів і з'ясувати, чим би міг бути Вам корисний з урахуванням Вашого фінансового становища.
Я подзвоню Вам, щоб призначити взаємно зручний час.

Лист 1.7. Вітальний лист новому мешканцеві, яке може сприяти добрим відносинам і розвитку бізнесу в майбутньому
Шановний
Я радий вітати Вас у Вашому новому будинку.
Як мешканець, Ви можете користуватися всіма зручностями, в тому числі басейном, сауною, спортивним залом і тенісним кортом. Однак я переконливо прошу, щоб Ваші гості користувалися спеціальною стоянкою для автомобілів, що дозволить уникнути незручностей для інших мешканців.
Дякую Вам за вибір [номер квартири] і щиро сподіваюся, що Ваша нова квартира зручна. Прошу Вас дати мені знати, чи можу я бути чимось Вам корисний.

Лист 1.8. Лист новому мешканцеві від власника місцевого магазину
Шановний
Вітаємо Вас в місті [назва міста]. Ми раді, що Ви вибрали саме цей район і сподіваємося, що він Вам сподобається. [Назва фірми] знаходиться тут з [рік] і пропонує найширший асортимент високоякісних електропобутових приладів. Ми також продаємо відновлені або старі вироби, на які встановлюємо гарантійний термін користування. До речі, Ви можете замінити у нас Ваші старі електроприлади на нові. Якщо ж Вам необхідно відремонтувати якийсь електроприлад, у якого закінчився гарантійний термін, ми зробимо необхідний ремонт і забезпечимо його річною гарантією на всі замінені частини.
Телефонуйте мені. Я буду радий відповісти на будь-яке питання про нашу фірму або районі. В якості спеціального вітання я пропоную Вам право [-_%] знижки на будь-який новий або старий електроприлад.
З нетерпінням чекаю зустрічі з вами.

Лист 1.9. Лист новому мешканцеві від власника фірми побутових послуг
Шановний
Вітаємо Вас в нашому [назва міста] і пропонуємо Вам посвідчення на право [-_%] знижки на чистку Ваших килимів, портьєр і м'яких меблів.
Наша компанія оснащена обладнанням для чищення шампунем або парою і дезодорування Ваших килимів. Одночасно ми звернемо увагу на будь-який турбує Вас пляма і подбаємо про збереження Вашого килима і меблів під час чищення.
Ми обслуговуємо даний район _______ років і сподіваємося, що Ви дасте можливість показати прекрасну роботу і майстерність нашого персоналу.

Лист 1.11. Лист з додатковою інформацією від власника магазину
Шановний
Минуло більше шести місяців з тих пір, як Ви відвідали нас в останній раз, і ми зовсім втратили Вас з уваги.
Якщо у Вас буде можливість, будь ласка, загляньте до нас. Думаю, що Ви будете здивовані деякими новими товарами, які ми пропонуємо. Як один з наших постійних клієнтів, Ви, звичайно, маєте право користуватися 10% -ою знижкою.
З нетерпінням чекаємо Вас.

Лист 1.12. Лист з додатковою інформацією, яка може бути використана в сфері послуг або виробником
Шановний
Минуло досить багато часу з тих пір, як ми в останній раз надавали Вам послуги.
Ми ввели ряд нововведень, які, я впевнений, можуть зацікавити Вашу компанію. Хотів би продемонструвати деякі з них. Я подзвоню Вам, щоб домовитися про зустріч.
Дякую Вам за увагу і витрачений час.
З повагою

Лист 1.13. Лист з додатковою інформацією зі станції технічного обслуговування автомобілів
Шановний
Минуло більше шести місяців з тих пір, як ми обслуговували Ваш автомобіль, і ми втратили Вас з уваги.
Запрошуємо Вас відвідати нашу станцію техобслуговування для безкоштовного огляду Вашого [марка автомашини]. Регулярний огляд автомобілів дозволяє вчасно виявити дрібні неполадки і запобігти великий ремонт, а також забезпечує Вашу безпеку.
Сподіваємося, що Ви приймете наше запрошення. Ми думаємо, що час з 8. 00 до 13. 00 в будь-який будній день буде зручно для Вас. Попередня домовленість не потрібна.

Лист 1.14. Лист з висловленням подяки від нового продавця
Шановний
Дякую Вам за надану мені можливість зустрітися з Вами і Вашими співробітниками вчора вдень.
Я знаю, що [ім'я] обслуговував Вас протягом декількох років і придбав багато друзів у Вашій фірмі. Дозвольте мені запевнити Вас, що якість Вашого обслуговування залишиться такою ж високою, як і при ньому. Це завжди було відмінною рисою [назва компанії]. Гостинність, надану Вами мені вчора, пояснює, чому [ім'я] відгукувався про Вашу фірму з великою повагою.

Лист 1.15. Лист, що знайомить з новим торговим агентом
Шановний
З величезним задоволенням повідомляю Вам, що [ім'я] представляє тепер нашу фірму в Вашому районі.
[Ім'я] деякий час працював з нашою бухгалтерською документацією в [назва міста] і вельми компетентний у цій галузі. У нього [неї> є кілька чудових ідей з приводу комерційної діяльності в Вашому районі.
[Ім'я] буде у Вашому районі [дата] вранці і хотів би зустрітися з Вами в цей час.
Ми зателефонуємо, щоб дізнатися, чи влаштовує Вас цей час.

Лист 1.16. Невиразне рекомендаційний лист
Шановний
Ми призначили [ім'я] новим представником у Вашому районі. [Ім'я] деякий час працював в нашій фірмі і добре знає всі аспекти її діяльності. [Ім'я] прибуде в [місто] вранці [дата] і звернеться до Вас. Якщо для Вас зустріч у вказаний час з яких-небудь причин не зручна, повідомте нам.

Лист 1.17. Виправлене лист 1.16, більш переконливе і включає згадка про дзвінок фірми, що підтверджує час зустрічі
Шановний
Ми призначили [ім'я] новим представником у Вашому районі. [Ім'я] працював з нами протягом ______ років. Він має багатий досвід в сфері нашої діяльності. [Ім'я] прибуде в [назва міста] вранці [число] і звернеться до Вас, якщо це зручно. Я подзвоню Вам, щоб уточнити час. Думаю, що [ім'я] зуміє блискуче проінформувати Вас про те, що відбувається в діловому світі.

Лист 1.18. Лист з банку, що підтверджує його зобов'язання перед клієнтом
Шановний
Хочу скористатися наданою мені можливістю особисто подякувати Вам за те, що Ви вибрали саме наш банк. Я знаю, як важко вибрати банкіра, і Ваше рішення переконує мене у правильності прийнятого у нас порядку ведення банківської справи.
Хочеться вірити, що вкладникам приносить задоволення спілкування зі співробітниками в будь-якому з наших філій. Ми застосовуємо новітню комп'ютерну технологію, але ніколи не відмовимося від особистих зобов'язань перед Вами. Клієнт - наша головна турбота. Основну увагу ми приділяємо персонального банківського обслуговування і особистим взаєминам з клієнтами.
Сподіваюся, що Ви скористаєтеся будь-якої з наших численних служб, які із задоволенням візьмуть на себе всі Ваші турботи по фінансовим операціям.

У мене теж є власний досвід розсилки вітальних листів у відповідь на заявки на покупку журналу або підписку на нього через сайт. У наступному випуску.