38) Реквізит «позначка про виконавця», його значення

Ø гриф затвердження (Затвердження керівником (своєї організації або вищестоящої) (стверджую Ген. Директор ТОВ «зоря» підпис, розшифровка і дата); Затвердження шляхом видання іншого документа (наказ, постанова, розпорядження). Такий вид затвердження використовується, коли реалізація затверджується документа вимагає додаткових заходів, роз'яснень. (ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора від і №))

Ø віза узгодження (включає в себе найменування посади, розпис, розшифровка і дата. Розташовується нижче підпису або на зворотному боці)

Ø гриф узгодження. (СОГЛАСОВАНО наказом зам директора від і № або ПОГОДЖЕНО юрисконсультант розпис, розшифровка і дата. Розташовується нижче підпису, а в тих випадках, коли документ затверджується - верхня частина сторінки на рівні грифа затвердження.)

Обов'язковий склад реквізитів, який надає створюваним документам юридичну силу:

2. Назва документа (наказ, положення і т.д.).

3. Дата створення документа, його затвердження, набуття чинності.

4. Реєстраційний індекс (номер) даного документа відповідно до прийнятої в компанії системою реєстрації.

6. Підпис керівника організації або уповноваженого ним відповідальної особи.

7. Візи узгодження для тих видів документів, які без таких віз не матимуть повної юридичної сили.

9.Гріф затвердження документа

10. відмітка про завірення копії

40) Уніфікація тексту документа. Способи подання уніфікованих текстів (анкети, таблиці, трафаретні тексти).

Уніфікація ( «уно» - приводити в однаковість) полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних функцій і завдань. Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і змінним функцій управління. Особливу роль уніфікація документів відіграє для впровадження в діяльність організацій електронного документообігу.

Серед основних принципів уніфікації документів можна виділити наступні:

- уніфікація від загального до приватного полягає в побудові формуляра - зразка документа для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів, а також розробки уніфікованих форм документів.

- однаковість форм документів, правила побудови, складання та оформлення забезпечується шляхом трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення умовних скорочень.

- комплексність уніфікації (при її проведенні повинні передбачатися вимоги до документа на всіх стадіях його створення з урахуванням параметрів технічних засобів і програмного забезпечення).

Виділяється 4 напрямки уніфікації документів від загального до конкретного:

Уніфікація форматів паперу

Уніфікація форм документів (передбачає визначення складу реквізитів та місце їх розташування на аркуші паперу)

Понятійна уніфікація (приведення до однаковості термінології). Основні терміни та визначення, що застосовуються в діловодстві міститися в законодавчих і нпа, в термінологічних стандартах (ГОСТ-Р 511 - 98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»), в словниках і т.д.

Трафаретні тексти і методика їх розробки

З метою уніфікації текстів документів розробляються трафаретні тексти для типових управлінських ситуацій, що містять заздалегідь надруковану постійну інформацію документа. Змінна інформація карбується пізніше або вписується упорядником документа від руки.

Розробка трафаретних текстів доцільна для наступних видів управлінських документів: заяви, довідки, трудовий договір, акти і т. Д.

Методика розробки трафаретних текстів:

1) Виявлення типових управлінських завдань;

2) Збір інформації, необхідної для їх вирішення;

3) Складання проекту уніфікованого тексту документа, що відображає виявлену типову ситуацію;

4) Узгодження проекту з фахівцями, складовими ці документи або працюють з ними;

5) Остаточне редагування проекту і його оформлення відповідно до вимог ГОСТ.

44. Способи подання уніфікованих текстів (анкети, таблиці, трафаретні тексти)

Уніфіковані тексти документів можуть бути представлені у вигляді трафаретного тексту, анкети або таблиці.

Трафаретні тексти для типових управлінських ситуацій містять заздалегідь надруковану постійну інформацію документа. Змінна інформація карбується пізніше або вписується упорядником документа від руки.

Для уніфікації текстів документів характерне використання таблиць, яке припускає надання повного тексту документа в табличній формі або його частини.

Уніфікації тексту сприяє також уявлення тексту документа у вигляді анкети. Анкети, як правило, розробляються в кадрових службах організацій, щоб отримати додаткові відомості про співробітників. Постійна інформація в анкеті повинна бути представлена ​​в ретельно сформульованих питаннях з однозначним розумінням. Змінна інформація може бути виражена заздалегідь підготовленою відповіддю (так / ні), числовими показниками або розгорнутими відповідями.