Методи документообігу - реферати безкоштовно для вас

Методи управління документообігом в організації

Практично на всіх підприємствах, особливо на підприємствах державного підпорядкування, існують загальні відділи. Їх назва варіюється - це може бути відділ загального діловодства, загальний відділ, управління справами і т.д. але найголовніше - суть даного підрозділу залишається однаковою на всіх підприємствах незалежно від назви і полягає вона в організації потоків документів на даному підприємстві (наказів, розпоряджень, доручень, листів і т.д.). Розглянемо основні види документів, атрибутику документів, потоки документів і роботи, які використовуються в роботі цих підрозділів. Крім центрального документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіг (в підрозділах підприємства, в відділах спеціалізованого діловодства і т.д.).

Основні принципи організації канцелярської роботи

В даному розділі перераховані основні принципи організації сталого та керованого документообігу для організації. Всі вони викладені в літературі і відомі практично будь-якого керівного працівника, але як показує практика вони досить часто порушуються.

Основним принципом документообігу є те, що ні у кого не існує локальних архівів документів. Будь вхідний документ, який не потрапив до загального архів документів, є потенційним клієнтом на невиконання. В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи не враховані в канцелярії губляться найчастіше за все.

В організації повинен існувати тільки один канал надходження вхідних документів. Навіть якщо прийом документів побудований за розподіленої схемою (див. "Методи зв'язків із зовнішнім світом"), то це зроблено тільки для підвищення швидкості обробки документів. Всі такі підрозділи миттєво надають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв'язку з канцелярією). Можна розглядати, що такі віддалені пункти реєстрації документів є підрозділами канцелярії.

Для повноти картини документообігу на підприємстві система документообіг не повинна закінчуватися на відповідальних виконавців, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Типи документів, класифікація та їх взаємозв'язку

Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, які використовуються в роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває дуже небагато, а саме всього на всього 3 види:

• Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

• Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: "Прошу дати довідку з питання ... в термін до ...").

• Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Так само через канцелярію проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішнє організацію це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять в сторонню організацію.

Документи кожного з цих видів можуть бути достатні різноманітні. Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки і т.д. Зазвичай під типом документа на підприємстві розуміється саме ці ділення, причому ще й детальніші (припустимо, якщо листи, то чому присвячені - скарги, пропозиції, побажання і т.д.). З точки зору канцелярії даний розподіл досить нецікаво, хоча у внутрішній повній системі діловодство воно безумовно необхідно. Далі тут буде розглядатися тільки канцелярські види документів - вхідні, внутрішні та вихідні.

Перш за все всі документи, що проходять через загальний відділ володіють унікальним реєстраційним номером (можливо свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Мало того, будь-який папір не має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ. Документом її робить саме наявність на ній реєстраційного номера.

Атрибути документів у кожного партнера вельми різноманітні. У той же час можна виділити загальну частину атрибутів, які зустрічаються практично у всіх організаціях. Причому ці загальні атрибута трохи різні у всіх типів канцелярських документів.

Загальні атрибути документів

Основним атрибутами канцелярського документа є:

1.Регістраціонний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно.

2.Источники документа (контрагент). Вказує звідки отримано документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх та вихідних документів це або підрозділ або конкретну особу з керівництва підприємства.

3.Ответственний виконавець документа. Вказує співробітника підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ (для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди один і тільки один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при змінений кадрового складу підприємства).

4.Код документа за номенклатурою справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того чи іншого кола типових питань, що вирішуються підприємством в своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше дана номенклатура була досить статичної, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік.

Атрибути, що залежать від типів документа

Далі в документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа.

• Вхідні документи мають крім базових атрибутів ще:

• Контрольний термін виконання. Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказаний) або з типу вхідного документа, яка визначає терміни відповіді на ті чи інші вхідні документи (наприклад, заява громадян про надання громадянства СРСР повинні бути розглянуті протягом 6 місяців з дня подачі заяви в консульський відділ).

• Контролює особа. Зазвичай це одна з перших осіб підприємства, яке призначає конкретного виконавця документа і ставити резолюцію "Про виконання доповісти" Даний атрибут проставляється не на всіх вхідних документах, а тільки на найбільш важливих, відповідальних. Чи не порожній аргумент викликає необхідність в разі завершення обробки документа посилати повідомлення про проходження документа відповідному суб'єкту.

• Внутрішні документи крім стандартних атрибутів можуть володіти ще наступними:

• Список підрозділів підприємства для ознайомлення.

Інші новини по темі: