Курсова робота - організація процесу комунікацій в організаціях

1.4 Моделі комунікації
Комунікація в організаціях - це складний і динамічний процес. Він може розглядатися як дія, як взаємодія і як власне процес. Залежно від цього і розрізняються моделі комунікації.
Комунікація як дію. У цій моделі джерело комунікації розробляє послання, що складається з символів. Символи потім перетворюються в сигнали, або кодуються. Сигнали посилаються через канали для одержувача інформації, який їх розшифровує або інтерпретує. Модель також включає звук, який впливає на процес. Модель комунікації як дії спочатку застосовувалася до електронної комунікації, проте використовувалася також для опису комунікації між людьми. Комунікація розглядалася як односторонній процес. У цій моделі немає місця для зворотного зв'язку.
Комунікація як взаємодія. Введення елемента зворотного зв'язку ознаменувало перехід до другого типу моделі - комунікації як взаємодії Дана модель неодноразово критикувалася за неточність. Пізніші моделі були розроблені таким чином, щоб відображати весь процес і динаміку комунікацій між людьми.
Комунікація як процес. Сучасні моделі комунікації є більш повними, оскільки відбивають комунікацію як процес. Найбільш важлива відмінність полягає в тому, що процес комунікації більше не розглядається як лінійний або циркулярний. Суттю моделі комунікації як процесу є те, що людина одночасно і постійно виступає в ній в ролі і джерела, і одержувача інформації. Розвиток цієї моделі відображає трансформацію уявлень про комунікації: від лінійної моделі до моделі процесу з акцентом на внутрішні і зовнішні чинники. [6]
1.5Тіпи комунікацій
Внутриличностная комунікація. Це комунікація, яка виникає всередині самого індивідуума. Це те, як індивідуум говорить сам з собою. Він є і посилає, і приймаючої інформацію стороною, його думки і почуття втілюються в послання, а мозок діє як канал для обробки цих думок і почуттів. Зворотній зв'язок - це те, що доповнює інформацію або відкидає її.
Міжособистісна комунікація. Комунікація з іншою людиною називається міжособистісної. Це найпоширеніший тип комунікації. У міжособистісної комунікації ми діємо і як приймаюча, і як посилає інформацію сторона. Посланням є надана інформація, каналом її передачі є зазвичай погляд або звук, а зворотним зв'язком - відповідь кожного учасника комунікації. Інтерв'ю часто розглядається як тип міжособистісної комунікації.
Комунікація в малій групі. У малій групі кожен індивідуум має рівний шанс брати участь в обговоренні, може бути легко почутий і взаємодіяти з іншими. Взаємодія ускладнюється, якщо група перевищує розмір 10-12 чол. Малі групи складаються з декількох індивідуумів, що посилають і отримують інформацію. У зв'язку з цим виникає велика ймовірність непорозуміння в групі. Канали зв'язку більш структуровані, ніж при міжособистісному спілкуванні, проте канали зворотного зв'язку і можливості для неї ті ж. Часто в організаціях малі групи називаються «командами». Популярність команд в організаціях не означає, що вони корисні в кожній ситуації. Не всі учасники завжди добре працюють в команді, деякі можуть краще функціонувати самостійно. Мій відділ можна назвати малою групою, тому що в ньому працює всього 12 чоловік, не рахуючи начальника. Так, взагалі, будь-який відділ - це мала група. Так ось, в моєму відділі всі співробітники розділені на зміни, тому що як я вже писала, відділ працює цілодобово. У нас дуже дружний жіночий колектив. До начальниці все звертаються на «ти», що створює можливість неформальних взаємин. Письмові накази вона віддає рідко. І то, в міру необхідності. Звичайно, в кожній зміні відносини дуже теплі і дружні.
Суспільна комунікація. В суспільної комунікації виступає (джерело інформації) передає послання аудиторії (одержувачам інформації). Суспільна комунікація виникає, коли група занадто велика, щоб всі її члени могли ефективно брати участь в її роботі. Канали ті ж, що і при міжособистісному спілкуванні або спілкуванні в малій групі (погляд і звук), проте можливе використання технічних засобів, зокрема засобів візуального впливу на аудиторію (діаграми, діапроектори і т. Д.). Можливості зворотного зв'язку проте обмежені. Більшість утворень, в яких діє громадська комунікативний зв'язок, є формальними, тому аудиторія зазвичай не інтерпретує виступаючого. Однак аудиторія в тій чи іншій формі виражає відношення до виступаючого. Громадська комунікативна зв'язок зазвичай нерегулярна. Цей тип комунікації може виникнути на зборах, церемоніях, прес-конференціях.
Внутрішня оперативна комунікація. Це структурована комунікація в межах організації, безпосередньо спрямована на досягнення цілей організації. Структура має на увазі, що комунікація є частиною діяльності організації. Робочі цілі організації співвідносяться з її безпосередньою діяльністю, наприклад виробничої або відноситься до сфери послуг прикладами такої комунікації є зв'язок між відділами підприємства, звіти відділу реалізації продукції або відомості складського обліку, які передають інформацію про потреби відділу оперативного планування виробництва. На жаль, в нашій організації не кожен співробітник знає основні цілі та завдання організації. Кожна людина обізнаний інформацією, тільки в рамках свого відділу.
Зовнішня оперативна комунікація. Ця комунікація пов'язана з досягненням організацією своїх цілей або Міжорганізаційні діяльністю. Вона здійснюється між організацією і утвореннями, які існують поза нею. Вона також відноситься до взаємин з урядовими, державними, регіональними органами та громадськістю. Оскільки успіх кожної організації залежить від її зовнішнього середовища, цей тип комунікації важливий для продовження діяльності організації.
Особистісна комунікація. Не вся зв'язок в організації грунтується на одержуваних завданнях. Особистісна комунікація визначається як випадковий обмін інформацією між людьми при зустрічі. Люди відчувають постійну потребу в спілкуванні. Хоча особистісна комунікація не є безпосередньо частиною цілей організації, вона тим не менш важлива.
Слід особливо відзначити важливість сприйняття як визначального моменту в ефективності комунікації. Керівник повинен знати, що:

Відомі численні керівництва та правила, спрямовані на забезпечення ефективного сприйняття управлінської інформації в процесі комунікацій. Основний упор в них робиться на те, щоб зняти всі перешкоди і бар'єри, які стосуються поведінці осіб, які отримують ділову інформацію. Нижче наводяться деякі рекомендації, які використовуються в практиці діяльності організацій різних типів і звернені до керівника, до якого надходить інформація від підлеглих.
Як уже зазначалося, особливо важливо, щоб в процесі комунікацій була забезпечена зворотний зв'язок. В організації зворотний зв'язок може здійснюватися різними шляхами. При безпосередньому спілкуванні керівник може використовувати пряму зворотний зв'язок, в інших випадках йому доводиться покладатися більше на непрямі методи зворотного зв'язку. Наприклад, зниження ефективності виробництва, збільшення кількості прогулів і плинності кадрів або погана координація між підрозділами можуть вказувати на погіршення комунікацій.
Мережа комунікацій. Існують різні види мереж комунікацій. Деякі види залежать від конкретного фактора, наприклад від якості і обсягу інформації. Експериментальні дані показали, що в цілому відмінності між видами мереж наступні. Мережа комунікацій у вигляді кола є активною, без лідера, неорганізованої, нестійкою. Мережа у вигляді колеса являє собою іншу крайність: вона менш активна, має певного лідера, добре і стійко організована, більш впорядкована. Слід згадати і про багатоканальної мережі, що представляє собою той же колесо, але зі зв'язком між підлеглими.
Очевидним стає те, що структура мережі комунікацій впливає на точність і недвозначність послань, на функціонування групи, на почуття задоволеності її членів. Вона є важливим компонентом в типах взаємодії всередині організацій, в здатності групи направляти спільні зусилля на виконання певних завдань. З цих позицій структура у вигляді колеса вважається найбільш простий для організації. В окремих групах вона виявляється ефективною, а в інших - ні. У табл.1 показана ефективність різних типів мереж.
Таблиця 1. Ефективність різних типів мереж

1.6 Організаційні фактори, що впливають на комунікації

Посадове становище. Комунікації в формальної організації справляють вплив на стан працівника. Можна стверджувати, що комунікації в цілому і ініціатива комунікацій зокрема мають в основному вертикальну спрямованість, т. Е. Йдуть зверху вниз. Разом з тим існують три виміри потоків комунікацій, які треба враховувати: потоки інформації зверху вниз, знизу вгору і горизонтальні. У більшості організацій ці три потоки існують одночасно або в різні періоди часу.
Найпростіший спосіб вивчення комунікацій полягає в розгляді наказів, інструкцій і розпоряджень, що йдуть від вищих керівників до низових (наприклад, майстрів) і відносяться до інформації і звітів, які направляються від низових керівників до вищих. Цей спрощений погляд на комунікації в організаціях не враховує комунікацій між працівниками на одному рівні і між підлеглими і керівниками.
і т.д.