Касова книга - як правильно вести в 2019 році
Що таке касова книга?
Касовою книгою (КК) називається брошура, яка складається з витратних і прибуткових документів. Такий обов'язковий регістр повинен вести співробітник юридичної особи або індивідуальний підприємець, який реалізує товари, оплачувані готівкою.
Касова книга не належить до первинних бухгалтерських документів, тому не може адаптуватися під різні ведення обліку на підприємствах, а строго регламентована і за формою, і по заповненню.
КК заповнюється щодня, при цьому необхідно правильно відображати всі операції по руху грошових коштів. В кінці дня особою, що заповнює документ, звіряються дані книги з поданими касовими документами, підводиться підсумок і вираховується касовий ліміт, що переходить на наступний день, ставиться підпис відповідальної касира і бухгалтера.
Порада. для того щоб організувати на підприємстві повноцінний облік грошових коштів, необхідно правильно вести прибуткові та видаткові касові ордери, касову книгу, відомості обліку робочого часу співробітників, платіжну відомість.
Відображення торговельних операцій може здійснюватися в електронній або паперовій касовій книзі. Якщо ви вирішили вести паперову КК, потрібно роздрукувати її, скріпити і пронумерувати всі сторінки, прошити та завірити підписом головного бухгалтера і керівника підприємства. Титульний аркуш книги повинен містити назву підприємства або ІП, назва підрозділу, рік ведення реєстру, код ОКПО.
- Якщо в книгу в паперовому варіанті були внесені неточні дані, їх можна виправити - закреслити і внести правильну інформацію (підчищати або прати помилкові дані не можна!). Виправлення повинні бути завірені касиром і головним бухгалтером.
- Вести електронну книгу потрібно так само, як і паперовий варіант. В кінці кожного дня дані КК звіряються з касовими документами, сторінки роздруковуються і підписуються відповідальними особами. Касир роздруковує листи КК і разом з прибутковими та видатковими касовими ордерами приносить головному бухгалтеру на перевірку і підпис.
- Електронна касова книга, обороти по якій роздруковуються в кінці кожного робочого дня, повинна бути прошита мінімум один раз на рік - в одну брошуру, оборот якої засвідчується печаткою підприємства і підписом уповноважених осіб із зазначенням кількості сторінок в даному документі. Кожен календарний рік заводиться окрема касова книга.
- Завіряти електронну КК можна електронним підписом. В такому випадку необов'язково її щодня роздруковувати, потрібно буде зробити це в кінці звітного року.
При контролі обороту фінансових коштів на підприємстві керівник або інша уповноважена особа звіряє дані з касової книги зі звітними бухгалтерськими документами. У КК повинні бути вказані всі прибуткові та видаткові ордери, виплати по заробітним платам або компенсацій (наприклад, бухгалтер зобов'язаний розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні та нарахувати її співробітнику до заборгованості по заробітній платі).
Вибір паперового або електронного варіанту книги залежить від кількості прибуткових і видаткових касових ордерів за зміну і зручності заповнення. Вести електронну КК зручніше тому, що в колонки можна вносити більше інформації, коригувати записи в разі помилкового внесення даних.
- Особа, яка уповноважена вести КК (касир), має робити запис про залишки готівки. При цьому залишок грошей на кінець попереднього робочого дня (або зміни) має дорівнювати залишку на початок наступного дня (зміни). Відомості про видачу заробітної плати або інших подібних витрат (наприклад, виплат при звільненні працівника з ініціативи роботодавця та ін.) Вказуються окремо.
- Для точності перенесення даних на початку кожного робочого дня касир повинен підгинати відривну частину аркуша під ту частину, яка залишається в КК, і між ними вкладати копіювальний папір.
- Якщо записів в книзі багато і одного листа не вистачило, відповідальна особа пише слово «перенесення» і починає заповнювати дані на наступній сторінці, проставивши ту ж дату, що і на попередньому аркуші.
- В кінці робочого дня (зміни) головний бухгалтер (або інша уповноважена особа) звіряє дані касової книги з інформацією з ПКО та ВКО, і якщо все заповнено правильно, ставить свій підпис і повертає КК касиру. Відривна частина книги, ПКО та ВКО залишаються у головного бухгалтера для звітності.
Порада: для того щоб спростити фінансову звітність та взаємодія зі споживачами товарів, необхідно розробити і надрукувати фірмовий товарний чек з логотипом компанії, який буде видаватися на вимогу покупців. Для створення макету можна використовувати стандартний приклад заповнення товарного чека.
Як заповнювати КК індивідуальному підприємцю?
Для того щоб дізнатися відповіді на питання, чи повинні підприємці заводити КК, необхідно звернутися до податкової інспекції за місцем реєстрації. При подачі заявки на реєстрацію також виникає питання, чи можуть ІП працювати без печатки. Виготовляти друк необов'язково, але бажано, так як без неї ви не зможете відкрити рахунок в банку, запевнити важливий документ без особистої присутності та ін.
Збережіть статтю в 2 кліка:
Щоб у вас не виникало проблем з перевіряючими податковими органами, необхідно правильно вести касову книгу та інші звітні документи. Навіть якщо всіма справами у вас займається дуже досвідчений головний бухгалтер, періодично робіть перевірку фінансових документів - таким чином ви зможете знизити ризики появи внутрішніх махінацій по відношенню до документів.