Стаття як оформити документи по семінарам і конференцій, щоб уникнути проблем (- головбух,

ЯК ОФОРМИТИ ДОКУМЕНТИ ПО семінар

І КОНФЕРЕНЦІЯМ, ЩОБ УНИКНУТИ ПРОБЛЕМ

Документи, які підтверджують витрати на семінари та конференції, інспектори перевіряють особливо уважно. Найменший недолік - і податківці виключають вартість навчання за рахунок видатків. А ось працівники, які вирушають на семінар, до підтверджуючих документів зазвичай ставляться легковажно і не обтяжують себе збором "зайвих" папірців.

Вирішувати цю проблему, природно, доводиться бухгалтеру. У нашому матеріалі ми зупинимося на трьох найбільш проблемних моментах, з якими стикається бухгалтер, враховуючи вартість лекцій. Перший: до яких саме витрат вигідніше віднести вартість семінару і якою має бути "первинка". Другий: в бухгалтерії не надійшли документи, що підтверджують обгрунтованість витрат. Третій: навчання проходило в іншому місті, так що потрібні були додаткові витрати на проїзд, проживання та інше.

Крім того, ми привели докладну інструкцію, в якій перераховані вимоги до оформлення документів. Її варто видати працівникові, коли він вирушає на семінар.

Консультаційні послуги або навчання?

Все залежить від документів

Які документи потрібні, щоб врахувати вартість семінару при розрахунку податку на прибуток?

Витрати на семінар можуть бути оформлені двома способами. Перший - більш простий спосіб - списати такі витрати як плата за консультаційні або інформаційні послуги. Підстава - пп. 14 і 15 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ. Щоб у податківців не виникло в цьому випадку сумнівів в обгрунтованості витрат, досить, щоб фірма мала договір, акт і звіт про надані послуги. На звіт слід звернути особливу увагу. У ньому краще детально вказати перелік питань, яким була присвячена консультація. Але при цьому в первинних документах не повинно згадуватися, що працівник проходив на семінарі навчання.

Якщо ж в документах вказано саме навчання, то застосовується другий спосіб. А саме вартість семінару списується як витрати, пов'язані з підвищенням кваліфікації співробітників (пп. 23 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ). Але в цьому випадку буде потрібно більше паперів. Адже витрати на навчання списуються, тільки якщо виконуються наступні умови:

- у організатора семінару є ліцензія, що підтверджує право здійснювати освітню діяльність;

- на навчанні був співробітник, що складається в штаті фірми (це може бути і сумісник).

Крім того, під час перевірок податківці ще вимагають свідоцтво або сертифікат. Тому, якщо є можливість, краще у організаторів семінару заздалегідь попросити, щоб документи були оформлені як консультаційні послуги.

Співробітниця відвідала семінар. У документах написано, що "надані освітні послуги". Чи вважається це підвищенням кваліфікації?

Так. Тому проблем з податком на прибуток у вас не буде. Такі витрати можна списати на підставі пп. 23 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ.

Фірма планує почати новий вид діяльності. Для цього співробітників відправили на семінар. Чи можна списати його вартість до витрат, що враховуються при розрахунку податку на прибуток?

Якщо співробітник привіз не всі документи

Керівник фірми приїхав з семінару, який проходив в іншому місті. У документах зазначено, що організатори провели навчання фахівців. Але директор не привіз жодного свідоцтва про освіту. Виходить, списати витрати не можна?

Організатор семінару видав співробітникові рахунок-фактуру і документи про оплату послуг. А ось акту немає. Чи враховується вартість семінару при розрахунку податку на прибуток?

Працівник не привіз копію ліцензії організатора навчання. Як списати витрати?

Можна зв'язатися з організаторами семінару і попросити вислати копію ліцензії по факсу. Цього буде достатньо, щоб податківці при перевірці не причепилися. Більш того, якщо ви знаєте номер ліцензії і на який термін вона видана (ці умови зазвичай прописуються в договорі), можна обійтися і без копії. У цьому випадку податківці не вправі виключити витрати на навчання співробітників зі складу витрат, що зменшують оподатковуваний дохід. Адже ст. 264 Податкового кодексу України не вимагає, щоб у фірми, чий працівник проходив навчання, обов'язково була копія ліцензії.

Особливості виїзних семінарів

Працівник збирається відвідати семінар в іншому місті. Які документи потрібні, щоб при розрахунку податку на прибуток врахувати проїзд?

Підприємство сплатило семінар, на який їздив директор. У вартість послуг організатори включили не тільки саме навчання, а й харчування. Чи можна всі ці суми врахувати при розрахунку податку на прибуток?

Все залежить від того, виділена вартість харчування в документах окремим рядком. Якщо організатор семінару не уточнював, чи якісь позиції включає вартість семінару, то зменшити оподатковуваний дохід вдасться на всю суму.

Якщо ж вартість харчування в документах виділена окремо, то в складі витрат можна врахувати тільки навчання. Справа в тому, що витрати на харчування не відносяться до витрат на підготовку кадрів або консультаційні послуги. Більш того, за кожен день відрядження, яка оформляється на час виїзного семінару, працівникові покладаються добові. І вважається, що вони компенсують витрати на харчування співробітника. Тому якщо фірма ще й оплатила вартість харчування, то витрачені кошти є витратами на користь працівника, які не враховуються при розрахунку податку на прибуток (п. 29 ст. 270 Податкового кодексу РФ).

Співробітник, який їздив на консультаційний семінар в інше місто, жив кілька днів в готелі. Як оформити документи, щоб списати витрати на проживання?

Документи можуть бути оформлені двома способами.

Перший - вартість проживання включена в ціну семінару. Тоді ніяких додаткових документів на готельні послуги вам не потрібні. Досить, щоб організатор семінару оформив договір, акт і рахунок-фактуру. Також не забудьте про звіт про надані консультаційні послуги. Але в цих документах не повинно згадуватися, що в ціну семінару входить проживання.

Другий варіант - якщо організатор семінару не компенсує вартість готельних послуг, а фірма оплачує їх самостійно. Тоді працівник повинен привезти готельний рахунок. В цьому випадку вартість проживання враховується в складі витрат на відрядження на підставі пп. 12 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ.

Під час виїзного семінару працівник перебував у іншому місті кілька днів. Організатори навчання провели кілька екскурсій, які співробітник оплатив сам. Зараз хочемо відшкодувати працівникові витрачені гроші. Чи можна вартість екскурсій включити до витрат, що зменшують оподатковуваний дохід?

Такі витрати не пов'язані з діяльністю фірми. Тому врахувати їх при розрахунку податку на прибуток не можна (ст. 252 Податкового кодексу РФ). Крім того, з вартості екскурсій вам доведеться утримати податок на доходи фізичних осіб. Тому краще попросити організатора семінару включити вартість таких заходів в ціну семінару (без виділення ціни екскурсій окремим рядком). Тоді ПДФО перераховувати не доведеться. Адже згідно з п. 3 ст. 217 Податкового кодексу РФ, від сплати податку з фізосіб звільняються витрати на підвищення кваліфікації співробітників. У цьому випадку всю витрачену суму можна врахувати при розрахунку податку на прибуток.

Відправили працівника на семінар за кордон. Крім навчання та проїзду оплатили візу і обов'язкову медичну страховку. Ці витрати виключаються з оподатковуваного доходу фірми чи ні?

Відправляємо працівника на семінар: докладна інструкція

Перелік документів, які працівнику необхідно подати до бухгалтерії, ми привели в таблиці.

Які документи співробітник повинен привезти

з семінару або конференції

Витрати будуть оформлені як витрати будуть оформлені як

оплата консультаційних послуг оплата навчального семінару 1. Договір, в якому зазначено, 1. Договір, в якому зазначено,

що організатор семінару що організатор семінару

зобов'язується надати зобов'язується провести підготовку і

консультаційні послуги. перепідготовку кадрів з метою

Наприклад, "з питань підвищення кваліфікації. Тут же

оподаткування прибутку в повинна бути названа тема

2. Акт про надані 2. Акт про надані послуги. В

консультаційні послуги. У документі, наприклад, може бути

документі, наприклад, може бути написано: "Проведено навчання по

написано: "Надана консультація питань оподаткування прибутку

3. Рахунок-фактура з тієї ж 3. Рахунок-фактура з тієї ж

формулюванням, що і в акті. формулюванням, що і в акті.

4. Звіт про надані послуги з 4. Копія ліцензії організатора

печаткою організатора семінару та семінару, в якій зазначено, що

підписом відповідальних осіб. фірма має право здійснювати

5. Квитки, що підтверджують освітню діяльність.

проїзд до місця проведення 5. Свідоцтво, сертифікат про

семінару. підвищенні кваліфікації.

6. Готельний рахунок. 6. Квитки, що підтверджують проїзд

до місця проведення семінару.

7. Готельний рахунок.

департаменту податків і права