Якими ручками і чорнилом підписувати документи

Я працюю в канцелярії Александріяой атомної станції і часто стикаюся з питанням, якими чорнилом (синіми або чорними) можна підписувати документи, зокрема, листи на відправку або накази? І чи можна підписувати документи капілярної ручкою? На який документ посилатися, адже керівництво вимагає обґрунтування, коли просиш не підписувати чорною ручкою, і не звертає уваги на те, що при цьому документ виглядає як копія?

Дійсно, майже на підсвідомому рівні чорний колір проставленою особистого підпису завжди схвалювався нашими керівниками і навіть зараз іноді вважається більш «статусним». Дуже правильно фахівці служб діловодства повертають керівництво з «висот» на професійну «грунт», звертаючи увагу на необхідність забезпечення правової функції документа, його збереження і використання в якості доказу.

Способи природною (найпростішої і дешевої) можливості відрізнити оригінал за зовнішніми ознаками від всіх можливих копій (паперових, факсимільних, електронних) зберігають свою актуальність. Звичаєм ділового обороту залишається спосіб, коли при чорному друкованому або принтерного тексті документа синім кольором оформляються ідентифікаційні реквізити (дата, індекс і особистий розчерк в реквізиті «підпис»), що і забезпечує зовнішні ознаки оригіналу.

Єдиної правової норми, що відноситься до способів і засобів оформлення офіційного управлінського документа на паперовій основі, на загальнодержавному рівні не існує. В рамках своїх зон відповідальності державні органи можуть встановлювати свої відомчі вимоги до оформлення реквізитів деяких видів документів, що і робиться в даний час перш за все з позицій «зносостійкості» чорнила / кольору фарби. А безпосередньо вимоги до кольору чорнила, які повинні дотримуватися при оформленні документів, встановлює, як відомо, БанкУкаіни, але теж по відношенню до конкретних видів банківських документів - картці зразків підписів і відбитка печатки, чекових книжках, векселями та цінними паперами, які існують у документарній формі .

Загальне захоплення перекладом документів в електронну форму і «їхні проблеми», на жаль, відсунули на другий план вивчення фізичної сутності документів, що виготовляються на сучасній папері і за допомогою нових способів і засобів, які в умовах ринку не тільки підлягають дуже швидкій зміні, але і стають навіть об'єктом фальсифікації, підробки (це особливо стосується витратних матеріалів для принтерів).

Тому дві найважливіші завдання - захист документа (автентичності та юридичної сили) і забезпечення його безпеки - рекомендуємо вирішувати в даний час самостійно на рівні організації. Керівник організації і професійна служба діловодства в локальних нормативних актах (регламентах видання розпорядчих документів, видачі довіреностей, ведення переписки тощо) можуть встановити вимоги до форми подання оригіналу (для документів постійного і довгострокового термінів зберігання якісна за складом сировини папір забезпечує термін доказового зберігання протягом 100 років) і засобам його виготовлення, в тому числі до чорнила, їх кольором, ручкам, друкуючих пристроїв і т.п. Це і повсякденний завдання, і перспективна, тому що документи в рамках корпоративного управління визнаються активом організації, який вона сама повинна захищати і зберігати.

З точки зору протидії вицвітання, зручності читання і копіювання власне текст офіційного документа повинен бути чорним. контрастним, без застосування принтерних режимів економного друку. Для виготовлення документів постійного і довгострокового термінів зберігання рекомендується також застосовувати принтерну матричну друк, яка є зносостійкої, і спеціальні «фірмові» сорти паперу для принтерів зі стабілізуючими властивостями. які пристосовані для закріплення принтерних чорнила / фарби в момент нанесення.

Зверніть увагу і на розробки наших колег з Белоукраінского НДІ документознавства та архівної справи, які також вивчають документ як матеріальний носій в аспекті його властивостей і речовин, наприклад:

Якщо наведені в цій відповіді аргументи не здадуться вашому керівнику переконливими, то можете запропонувати йому взяти участь в жартівливому експерименті:

Результати експерименту можуть бути надзвичайно корисні керівнику, наприклад, він може зробити для себе висновок про те, якого роду документи якими ручками варто підписувати. А найскладнішим для вас може виявитися забезпечення наявності експериментального листа на підвіконні протягом тривалого часу (адже зізнатися потім керівнику в його втраті буде вкрай незручно).